Tại sao nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả và khoa học đảm bảo giúp việc cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao được lợi nhuận và giúp đơn vị có thể phát triển mạnh mẽ, bền vững dễ dàng như ý muốn. Việc quản lý có nhiều giải pháp, nhiều phương án khác nhau để lựa chọn. Trong đó, việc dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành sự lựa chọn hoàn hảo, lý tưởng mà chúng ta có thể xem xét, cân nhắc để đi tới quyết định sau cùng cho chính mình thích hợp nhất. Vậy Tại sao nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của từng đơn vị
Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của từng đơn vị

Phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là một giải pháp phần mềm được lập trình, cung cấp ra thị trường, đưa vào sử dụng với nhiệm vụ, chức năng chính là đảm bảo giúp quản trị tốt hệ thống hoạt động của từng doanh nghiệp. Thông qua đó, việc có thể đảm bảo cho hoạt động của mỗi phòng ban có được sự hợp lý, khoa học và hiệu quả cao trở nên đơn giản hơn.

Đảm bảo việc có thể quản lý tốt mọi hoạt động của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất, với cơ sở dữ liệu là duy nhất đem tới hiệu quả cao, sự thống nhất cao và đem tới giá trị lý tưởng như yêu cầu. Lúc đó, việc có thể duy trì hoạt động ổn định, phát triển đi lên của doanh nghiệp trở nên dễ dàng, thuận lợi như ý.

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp khi được đưa vào sử dụng cho từng đơn vị cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu, những tiêu chí cơ bản. Trong đó cụ thể là:

  • Đảm bảo thiết kế theo từng phần nghiệp vụ, có phân hệ đầy đủ và chi tiết.
  • Tất cả các phân hệ cần có chức năng độc lập song cần có sự liên kết chặt chẽ với nhau.
  • Đảm bảo có khả năng phân tích quản trị chi tiết, cụ thể và chính xác để việc quản lý của doanh nghiệp được thực hiện tốt nhất.
  • Đảm bảo dữ liệu được sử dụng chính xác, thông minh và bảo mật, sử dụng công nghệ mới nhất về SQL để xây dựng database. Bạn có thể tham khảo các phiên bản SQL khác tại sqladvice.com để lựa chọn nền tảng tốt nhất cho phần mềm.
  • Phần mềm có tính mở giúp việc liên kết dễ dàng giữa các phòng ban, với các tổ chức khác để hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.

Vài nét về ứng dụng nguồn lực doanh nghiệp

Ứng dụng nguồn lực doanh nghiệp – ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó, phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Tất cả các thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp (DN) đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, với mỗi mô hình hoạt động của DN thì kiến trúc các phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể khác nhau trong một tiêu chuẩn mang tính đặc thù.

ERP là giải pháp phần mềm duy nhất mà các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc nhưng lại được tích hợp với nhau để thống nhất thực hiện một quá trình đầy đủ trong doanh nghiệp, các thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp được truy xuất đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.

ERP tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn dễ hiểu về khái niệm ERP.

Phần mềm ERP giải pháp quản lý sản xuất tối ưu cho doanh nghiệp ...

Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm: Nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn.

Xem thêm:  Tổng hợp các Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sự thay đổi của phòng nhân sự sau khi triển khai phần mềm

Phạm vi công việc của phòng nhân sự rất lớn, bao gồm nhiều chức năng như tuyển dụng, tính lương, đào tạo, xây dựng chính sách cho nhân viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp,…Tuy nhiên, trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên nhân sự thường phải thực hiện công việc bằng giấy tờ hoặc sử dụng excel. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian, công sức của họ đã bị lãng phí khá nhiều, thay vì được sử dụng để lên kế hoạch chiến lược nhân sự cho công ty.

Phòng nhân sự tốn nhiều thời gian để xử lý công việc
Phòng nhân sự tốn nhiều thời gian để xử lý công việc

Bằng cách sử dụng phần mềm để tự động hóa những quy trình nhân sự quan trọng, doanh nghiệp có thể cải thiện tính đồng nhất và chính xác trong quản lý dữ liệu. Đội ngũ nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động chiến lược khác. Phần mềm quản lý nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo, nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu có giá trị liên quan đến việc chấm công, đánh giá hiệu suất, tỷ lệ biến động nhân sự,…

Tại sao phần mềm quản lý công việc lại quan trọng đến vậy?

Phần mềm quản lý công việc cung cấp sự rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện.

Bạn luôn luôn biết chính xác những gì cần phải làm và theo thứ tự. Việc quản lý công việc tốt sẽ giảm mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với deadline và giảm khả năng trì hoãn công việc.

Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động hàng ngày của bạn được sắp xếp hợp lý

Với phần mềm quản lý công việc, bạn kiểm soát tất cả công việc ở một nơi. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo cách bạn muốn, thông qua một danh sách việc cần làm (to-do list) đơn giản, danh sách nhiệm vụ (task lists) nâng cao, hay áp dụng những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, v..v.

Bạn không còn phải tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua email hoặc trong đống giấy tờ, văn bản. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn chắc chắn rằng không lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

Các lợi ích của công cụ quản lý công việc bạn nên biết | CMC Software

(Note: Trước đây chúng tôi đã thực hiện khảo sát thông qua hơn 200 danh sách công việc từ một webite việc hoạt động tại hơn 50 quốc gia. Kết quả cho thấy quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng đang mong đợi từ các nhà quản lý dự án của họ. Điều này cho thấy quản lý công việc và quản lý giao việc quan trọng như thế nào đối với nhà tuyển dụng để doanh nghiệp có thể đạt được kết quả kỳ vọng và năng suất hiệu quả)

Hoàn thành deadlines công việc

Không ai muốn lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ quản trị như kiểm tra email hoặc gửi hóa đơn. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt thời gian giới hạn cho các nhiệm vụ của mình. Những ranh giới này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Để tránh tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc cuốn đi, bạn cần theo dõi bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ bạn làm trong ngay. Bằng cách hạn chế số giờ dành cho các hoạt động không quan trọng hoặc những hoạt động lãng phí thời gian, bạn sẽ có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào các công việc quan trọng và sắp đến hạn deadlines, từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.

Kiểm soát ngân sách

Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, tải hình ảnh từ stock hoặc tạo video quảng cáo cho khách hàng của bạn, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.

Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.

Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên

Sắp xếp các công việc ưu tiên của bạn là rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp các công việc theo các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (importantce) giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.

Rất nhiều lúc bạn cảm thấy hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu vì bạn luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì vậy, hãy tìm hiểu những phương pháp bạn có thể sử dụng để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc của mình.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý

Quản lý tài sản vật chất

Với việc sử dụng các giải pháp quản lý tài sản, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giám sát tốt hơn tài sản vật chất khi được sử dụng trong công ty hoặc được chuyển giao giữa các phòng ban.

Điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ có được cái nhìn tốt hơn về danh mục đầu tư tài sản vật chất hoàn chỉnh của công ty, dễ dàng xác định nhu cầu và loại bỏ sự trùng lặp tài nguyên lãng phí và không cần thiết.

Kiểm soát hàng tồn kho tự động

Quản lý tài sản hiệu quả giúp cho việc quản lý tồn kho hiệu quả và chính xác, cũng như loại bỏ nhiều sự rắc rối gây đau đầu liên quan đến kiểm soát hàng tồn kho.

Quản lý bảo hiểm, bảo trì hợp lý

Đối với các công ty, quản lý tài sản đòi hỏi phải bảo trì định kỳ hoặc liên tục. Quản lý công việc bảo trì là một quá trình cực kỳ phức tạp nếu chỉ dựa vào tài liệu hướng dẫn sử dụng để giữ lịch trình bảo trì theo đúng tiến độ.

QUẢN LÝ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Phần mềm quản lý tài sản có thể cung cấp cảnh báo để đảm bảo các lịch trình bảo trì, hạn chế người dùng phải tập trung quan tâm vào các vấn đề này.

Ngăn ngừa mất mát

Trong các quá trình kinh doanh sẽ không thể tránh khỏi việc hư hỏng của các tài sản quan trọng. Việc luân chuyển các thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp là thường xuyên và khó có số liệu thống kê chính xác. Khi cần một tài sản tương tự, các tài liệu ghi chép gần nhất không phản ánh vị trí hiện tại của tài sản và không thể được định vị. Khó khăn này dẫn đến nhiều công ty phải chi trả thêm chi phí tài sản thay thế không cần thiết.

Quản lý và tuân thủ quy định

Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động trong các ngành công nghiệp yêu cầu quy chuẩn rất chặt chẽ; do đó, các công ty này phải được trang bị các quy trình quy định để nắm bắt và báo cáo dữ liệu với đối tác, khách hàng để chứng minh sự tuân thủ.

Việc quản lý tài sản không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì được các yêu cầu về quy định như kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị mà khi kết hợp với giải pháp phần mềm quản lý tài sản toàn diện, chẳng hạn như phần mềm quản lý bảo trì, nó giúp tạo ra các bảng báo cáo chính xác và logic.

Xem thêm:  Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

090.909.8984
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top