Kpi là gì? KPI Mẫu và cách tính KPI

Bất kể ai trong chúng ta khi đi làm đều đã nghe qua hoặc được ai đó nhắc đến KPI là gì. Có thể bạn sẽ hiểu rằng KPI coi như là một cột mốc để bạn biết được thành quả công việc, hoặc những gì bạn sẽ phải làm trong một thời gian nhất định, nhưng có chắc rằng bạn đã hiểu rõ được các tính chất của KPI và ý nghĩa của KPI là gì nhé.

KPI là viết tắt của từ gì

KPI là gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, một thuật ngữ trong công việc ám chỉ “chỉ số đánh giá tiến độ thực hiện công việc”.  Người ta thường hay nói “tôi đã hoàn thành được 60% KPI của ngày hôm nay”… ý nghĩa của câu này là, trong hôm nay khối lượng công việc của tôi là nhiêu đây, và tôi đã thực hiện được 60% trong tổng số các công việc đó. Sâu xa hơn, KPI là một chỉ số được đo đạt rất kỹ càng ở các tập đoàn lớn thông qua những Phần mềm quản trị doanh nghiệp. Nó là công cụ giúp con người đo đạt được hiệu quả công việc qua các chỉ số, số liệu cụ thể nhằm phản ảnh hiệu quả làm việc của tổ chức, cá nhân, đội nhóm có đạt được CSF (các yếu tố thành công quan trọng).

Ưu điểm của KPI

• Chỉ số KPIs sẽ giúp hệ thống làm việc của công ty được rõ ràng, minh bạch, dễ dàng đo lường sự tăng trưởng, phát hiện ra những vấn đề, khó khăn đang mắc phải để ra quyết định hoặc lập kế hoạch mới một cách tốt hơn.
• Tăng hiệu suất làm việc của cá nhân, đội nhóm.
• KPI được đo đạt bởi các con số nên dễ dàng nắm bắt được và có độ chính xác cao.
• Tăng sự liên kết  của các bộ phận, nhân viên giúp công việc trở nên mượt mà hơn bình thường.

Nhược điểm của KPI

KPI chỉ có một nhược điểm duy nhất là người thiết lập KPI cần có chuyên môn cao, nắm rõ được nguồn lực của công ty đang ra sao và công ty đang thiếu hụt những vấn đề gì cần cải thiện. Ngoài ra, việc áp dụng một KPI trong thời gian dài cũng khiến cho KPI bị giảm hiệu quả theo thời gian.

VD về KPI trong công việc

• Tăng trưởng bán hàng lên 20%
• Gọi điện được cho 500 khách hàng trong tháng
• Bán được 2 căn hộ trong quý
• Code được 5 module trong hệ thống
• ….

Một vài câu nói của doanh nhân thế giới về KPI:

• Nếu bạn không thể đặt ra KPI cho những gì mà mình làm và thật sự hiểu nó, vậy là bạn đang chẳng làm gì cả – khuyết danh
• Bạn không thể cải thiện điều gì nếu bạn còn chẳng hiểu nó là gì – khuyết danh
• Đặt KPI cho mọi thứ một cách rõ ràng là cách đơn giản nhất để bạn quản lý mọi thứ – khuyết danh
• Một chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) là một số liệu đo lường giúp bạn hiểu bạn đang thực hiện công việc như thế nào so với các mục tiêu của bạn.” – Avinash Kaushik
• Sự khác biệt của một người đàn ông được việc và một kẻ chẳng làm được cái quái gì cả là anh ta hiểu rõ được những gì mình muốn làm – khuyết danh

Hiểu rõ KPI (các mục tiêu và kết quả) mà chúng ta cần đạt được là con đường ngắn nhất để khiến mọi công việc của chúng ta trở nên tốt đẹp hơn, tiếp theo, hãy cùng phân tích chuyên sâu về KPI hơn.

Phân loại KPI

KPI đôi khi chỉ là những con số nhưng thực ra nó có rất nhiều loại và tính chất, tùy thuộc vào mỗi phòng ban, công ty mà chúng ta lại có những KPI khác nhau (ngay cả phòng nhân sự còn có KPI tăng mức độ hạnh phúc của nhân viên). Nổi bật nhất trong đó là 2 loại KPI mà chúng ta cần biết:

• Các KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: đây là các KPI quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động lâu dài của công ty, tổ chức. VD, doanh thu của WinERP trong năm 2020 phải đạt được 200tr/ tháng, 2 tỷ 5/năm…. Nếu không đạt được các con số này, công ty sẽ phải gánh chịu các ảnh hưởng nặng nề và thậm chí sẽ lỗ vốn.
• Các KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: nếu nói chiến lược là những mục tiêu được ấn định ở mức độ lâu dài thì chiến thuật là con đường được vẽ ra, những yếu tố phải đạt được để đạt được mục tiêu lâu dài ấy. Các KPI chiến thuật cũng vậy, đây là những KPI ngắn hạn, rõ ràng, có chỉ số, có công việc cụ thể. Với loại KPI này, chúng ta sẽ đo đạt được tính hiệu quả của những việc mà chúng ta đã hoàn thành. VD: mục tiêu là sẽ tạo ra được 2000 leads mỗi tháng (khách hàng tiềm năng) nhưng liệu 2000 leads này có thực sự đem lại doanh thu cho công ty, cần thêm các KPI chiến thuật như 2000 leads sẽ tạo ra được bao nhiêu người thực sự quan tâm sản phẩm, bao nhiêu cuộc hẹn, bao nhiêu người sẽ chốt chuyển tiền trong tháng v.v…

Cách đo lường KPI như thế nào

Hiện nay, rất nhiều người tạo và đo đạt KPI một cách vô tội vạ. Họ tự ra những KPI vào buổi sáng và thúc ép bản thân, đồng nghiệp hoàn thành các KPI đó và đôi khi cũng chẳng đo đạt hoặc xem lại. Điều này về lâu về dài sẽ khiến cho các KPI của chúng ta càng lúc càng xa vời thực tế và khi báo cáo lên cấp trên cũng chẳng có cơ sở để báo cáo.

Tạo KPI phải phù hợp tiêu chí SMART

Trước khi đặt ra một KPI cho chính bản thân hay cho người khác, hãy chắc chắn rằng KPI đó thực sự hữu ích và đem lại kết quả cho công việc. Điều đơn giản nhất để xác định KPI mà chúng ta đề ra có hiệu quả hay không là sử dụng các tiêu chí SMART

SMART có nghĩa là:

• S – Specific: cụ thể. mục tiêu của bạn phải cụ thể và dễ hiểu, đừng tạo ra các mục tiêu chung chung. VD: chúng ta hay đặt mục tiêu rằng sau này chúng ta phải là nhà bác học, là giám đốc, là chính trị gia v.v… Nhưng chúng ta có thực sự hiểu là giám đốc là làm gì không?, trở thành chính trị gia thì cần phải như thế nào không? Những mục tiêu này sẽ càng lúc càng làm cho túng ta xa rời thực tế và thậm chí khả năng truyền đạt của chúng ta càng lúc sẽ càng kém đi vì chúng ta toàn nói những thứ “không rõ ràng”. Để mọi thứ có thể rõ ràng hơn thì chúng ta cần đặt các mục tiêu cụ thể như phải thi đại học được 23 điểm, đậu vào trường đại học kinh tế, học được thêm các chương trình MBA (thạc sĩ quản trị kinh doanh) để có thể trở thành Giám đốc v.v…
• M – Measurable : Đo lường được. Rất nhiều người tạo ra các mục tiêu khó, dài hơi và chẳng có một chỉ số gì có thể đo lường được hiệu quả của các công việc đó. VD: chúng ta nói chúng ta muốn hoàn thành công việc A, trong công việc A đó bao gồm các check list nhỏ như: gọi 50 cuộc điện thoại, chat với 100 khách hàng, gặp 5 khách hàng v.v… Đây là những mục tiêu có thể đo lường được và bạn khi nhìn vào khối lượng sẽ biết mình làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thể đo lường được bằng chỉ số, hãy đo lường bằng giá trị (đối với những công việc mang tính sáng tạo, hãy xem xét đến thành phẩm khi làm ra).
• A – Attainable : Có thể đạt được. Đây quả thật là một căn bệnh của con người, luôn đưa ra những KPI viễn vông nhằm đánh lừa những người khác về năng lực thực sự của mình. Ngoài việc đặt mục tiêu cụ thể và đo lường được, chúng ta còn phải chọn lựa những mục tiêu hợp lý, nằm trong khả năng của chúng ta và chúng ta 80% sẽ hoàn thành được các mục tiêu đó (con số lý tưởng). VD: 1 ngày sức mình có thể gọi điện được cho 50 khách hàng, chốt được 3 khách hàng nhưng mình lại đặt KPI là 150 khách hàng và chốt được 10 khách hàng là điều vô lý (vì thời lượng gọi của các cuộc coi như là ngành nhau, trư khi ngày có thể dài ra 48h thì bạn có thể làm được điều đó vì sức người có hạn). Bạn chỉ nên đặt KPI 70 cuộc và chốt được 4-5 khách là con số hợp lý.
• R – Relevant : Thực tế. Nghe có vẻ giống với Có thể đạt được nhưng thực tế lại rất khác. Thực tế ở đây có nghĩa là những mục tiêu bạn đặt ra, sau kho nó hoàn thành thì nó phải đem lại một giá trị xác thực, và giá trị đó đóng góp thành quả cho mục tiêu chung, mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. VD: mục tiêu cuối cùng của bạn là trở thành giám đốc kinh doanh, thì mục tiêu tiếp theo là bạn phải đi đăng ký học một khóa quản trị kinh doanh chứ không phải một khóa học vẽ. Nghe có vẻ dễ dàng nhưng rất nhiều người vì tố chất công việc mà họ hay bị nhầm lẫn việc đặt ra các mục tiêu thực tế, những công việc của họ tuy khối lượng rất nhiều nhưng khi nhìn đến mục đích chung cuối cùng thì lại chẳng tạo ra kết quả bao nhiêu.
• T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành. Một mục tiêu đã hội đủ 4 yếu tố trên rồi thì bắt buộc phải có yếu tố thứ 5, thời gian hoàn thành KPI. Đây là cột mốc cuối cùng để đánh giá hiệu quả của KPI đó, một mục tiêu cần có thời gian thực hiện. Đây là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy chúng ta làm việc, giúp chúng ta kỷ luật hơn và hoàn thành công việc một cách tốt hơn.

Nên lựa chọn và tạo KPI cá nhân như thế nào là hợp lý?

Đối với những người mới bắt đầu thực hành việc áp KPI vào công việc, bạn sẽ cảm thấy mình có rất rất nhiều KPI phải làm, vậy làm sao để có thể lựa chọn ra những công việc chính xác mà mình cần làm? chúng ta còn cần nghiên cứu sâu hơn về những vấn đề nào sẽ giúp ích cho lợi ích chung của doanh nghiệp, các mục tiêu marketing, bán hàng của công ty là gì và chúng ta có đang làm các công việc giúp ích cho những mục tiêu đó không. Để có thể chọn lựa KPI hợp lý, chúng ta còn cần dùng thêm công thức MA TRẬN THỜI GIAN

Ma trận thời gian là gì?

Ma trận thời gian là một – Time management Matrix là một trong những phương thức quản trị thời gian được sử dụng rộng rãi nhất, nhằm mục đích tối ưu hóa các công việc, giúp chúng ta chọn lựa ra những KPI quan trọng và cấp bách cần phải làm.

Theo nguyên lý của mà trận thời gian, công việc của chúng ta sẽ được chia ra làm 4 nhóm chính và 2 yếu tố chính chính là : Việc cần làm gấp, và việc quan trọng.

• Khu vực I: Việc khẩn cấp và rất quan trọng. Đây là những việc quyết định đến doanh thu hoặc yếu tố chính để thúc đẩy công ty đi lên, những việc này bắt buộc chúng ta phải đưa nó vào KPI ngay lập tức
• Khu vực II: Không khẩn cấp  nhưng quan trọng: đây là những việc mà chúng ta có thể làm sau khi thực hiện những công việc khẩn cấp, nó sẽ là những việc sếp sau của những việc nằm ở khu vực I
• Khu vực III: Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng thường là những công việc mà bắt buộc chúng ta phải làm hàng ngày như check mail, báo cáo công việc, ăn uống, tắm rửa v.v… đối với những công việc này, chúng ta có thể đưa nó vào KPI thời gian cố định trong ngày, đúng thời gian đó chúng ta sẽ lôi những việc này ra làm.
• Khu vực IV: Những loại công việc này thì chúng ta nên hạn chế nó, hoặc làm nó khi chúng ta thực sự rãnh rỗi (xem phim, nghe nhạc, đi chơi ….)

Thoạt nhìn vào, đôi khi chúng ta sẽ khó xác định được các công việc nào là quan trọng và không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Hãy liệt kê những KPI mà mình làm ra trong một ngày và sau đó tập ngồi phân chia công việc theo bản trên, dần dần chúng ta sẽ có cảm nhận thật sự tốt và mọi thứ sẽ vào guồng (càng làm nhiều thì càng quen tay)

Làm thế nào để tìm ra các KPI phù hợp

KPI phù hợp là KPI bao gồm các yếu tố:

• Phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp, phòng ban. Phù hợp với các mục tiêu của công ty, phòng ban hoặc cá nhân một cách sát sao và cặn kẽ.
• Những KPI này phải thực tế, bạn có thể làm được nó và sau đó nó phải dễ dàng đo đạt được bởi bạn, hay thậm chí là sếp của bạn khi nhìn vào cũng có thể thấy được một cách rõ ràng.
• Lựa chọn những chỉ số KPI hợp lý mà bạn có thể làm được trong thời gian hạn định cho phép

Hãy cố nắm vững tiêu chí SMART và ma trận thời gian để có thể thực hành việc chọn lựa KPI hiệu quả.

Đừng chờ đợi một KPI hoàn hảo

Cầu toàn là một đặc tính mà rất nhiều người gặp phải, trong việc tạo dựng ra các chỉ số KPI cũng như vậy. Mục đích của việc tạo KPI là:

• Hoạch định rõ ràng những công việc mà mình cần phải làm
• Tạo ra kết quả cao bằng cách thực hiện đúng chính xác những việc nằm trong vùng 20%
• Loại bỏ những công việc thừa thãi, tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Vậy nếu như bạn cố gắng để có một bảng kế hoạch KPI hoàn hảo, việc đó tiêu tốn của bạn 5-7 ngày, vậy bạn đã tiêu tốn thời gian cho chính nó (lãng phí thời gian). Và một điều nữa là, chắc gì bảng kế hoạch của bạn đã là hoàn hảo, KPI của bạn có là KPI cuối cùng. Những tập đoàn lớn tiêu tốn hàng tỉ đồng để có thể có được một bảng KPI hoàn chỉnh, qua biết bao trải nghiệm của hàng ngàn nhân viên, thời gian, công sức rất nhiều mới có được, liệu bạn có thể bỏ ra chừng đó?

Đối với cá nhân hoặc những tập thể với số lượng nhân viên ít, hãy tập trung vào “số lượng” và “thực hành” càng nhanh càng tốt, trong quá trình thực hành, những checklist của bạn sẽ được tối ưu, những KPI của bạn sẽ được hoàn thiện. Đừng cố gắng hoàn hảo từ những ngày đầu, tập trung dành thời gian để thực hành, rồi mọi thứ sẽ hoàn hảo.

Quy trình xây dựng các chỉ số KPI hoàn hảo

Quy trình này phù hợp với những ai đang ở chức vụ quản lý, giám đốc hoặc chủ công ty, những người đã hiểu rõ công ty có những nguồn lực nào, chiến lược công ty, chiến lược đội nhóm v.v…

Bước 1: Nắm vững chuyên môn, hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, hiễu rõ năng lực của từng nhân viên, công dụng của từng sản phẩm v.v….

Bước 2: Thiết lập những điểm mạnh yếu của bộ phận, công ty. Lập ra các chỉ số căn bản cần cải thiện.

Bước 3: Hệ thống hóa lại các chỉ số, lập các checklist công việc cần phải làm để cải thiện các chỉ số đó.

Bước 4: Lập kế hoạch làm việc mẫu cho nhóm, phân bổ công việc theo nhóm.

Bước 5: Lập kế hoạch làm việc cho từng cá nhân, dựa trên nhiệm vụ chính của nhóm

Bước 6: Đo đạt hiệu quả công việc của cá nhân, nhóm theo tuần, hiệu chỉnh các chỉ số dựa trên năng lực nhân viên, đốc thúc nhân viên để đạt được KPI cao hơn mức quy định để test độ vượt KPI.

Bước 7: Xác định lại các chỉ số cốt yếu phản ảnh hiệu suất công việc của nhóm, của bộ phận

Bước 8: Xây dựng các kỳ kiểm tra, đánh giá cụ thể cho từng KPI.

Bước 9: Đo đạt – hiệu chỉnh – đánh giá liên tục theo thời gian, tối ưu  từng KPI theo thời gian.

Bảng KPI mẫu

Mẫu KPI cho nhân viên Marketing

KPI cho nhân viên Marketing còn tùy thuộc vào chuyên ngành và công việc của nhân viên marketing đó. Một số những checklist cho ngành Marketing:

• Chi phí trên 1000 lượt tiếp cận khách hàng tiềm năng
• Số lượng khách hàng tiềm năng tiếp cận mỗi tháng
• Số lượng inbox của khách hàng
• Số lượng chuyển đổi telesale của tệp khách hàng tiềm năng
• Số lượng người truy cập website mỗi tháng
• Số lượng tương tác trên nền tảng mạng xã hội
• Số lượng search keyword thương hiệu tăng trưởng mỗi tháng
• Sự phản hồi của khách hàng về các thông điệp quảng cáo

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Mẫu KPI cho nhân viên thiết kế

• Tỷ lệ thiết kế khách hàng chốt ngay từ lần đầu tiên
• Thời gian thiết kế
• Tỷ lệ thiết kế phù hợp với thi công
• Tỷ lệ thành công mỗi Task
• Thời gian dành cho mỗi Task
• Tỷ lệ lỗi
• Sự hài lòng của khách hàng
• Tỷ lệ trả hàng

File kpi mẫu

Tổng kết

Để có thể hiểu được KPI và đạt được những KPI mà mình đã đề ra là điều rất khó, nhưng nó là điều mà chắc chắn bất cứ cấp bậc quản lý nào cũng cần phải làm. Ngoài ra , để có thể lập và quản lý KPI một cách hiệu quả, chúng ta còn cần hiểu về công nghệ, phần mềm quản lý công việc hiệu quả.

Đề xuất: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và công việc WinWork

Liên hệ tư vấn và triển khai hệ thống quản lý nhân sự WinWork

• Leo Minh – Sales Manager WinERP – Admin Cộng đồng quản trị doanh nghiệp tổng thể WinERP
• SĐT: 0708.777767 – 0775.386888
• Email: minh.caonguyenleminh@gmail.com