Ngày nay thay vì lựa chọn một nhân viên xuất sắc nhất thì nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm nhân viên phù hợp với bản mô tả công việc nhất. Tức là chọn người có thể đảm nhận các nhiệm vụ được mô tả chi tiết trong bản mô tả công việc. Vậy Bản mô tả công việc là gì? Bài viết này, Winerp.vn sẽ cung cấp những kiến thức về bản mô tả công việc và những Nguyên tắc để xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả.
Mục lục
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là một văn bản, tài liệu mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Người đảm nhận công việc phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất.
Một bản mô tả công việc nên được viết bằng ngôn ngữ đơn giản tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.
Tại sao nên xây dựng một bản mô tả công việc?
– Để mọi người biết họ cần phải làm gì.
– Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.
– Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.
– Tránh được các tình huống va chạm.
– Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
– Tạo ra sự công bằng cho mỗi vị trí công việc khác nhau.
– Kiểm soát được tiến độ làm việc của nhân viên.
– Căn cứ vào năng lực hoàn thành bản mô tả công việc để đánh giá nhân viên.
– Thuyên chuyển nhân viên khi họ không phù hợp với bản mô tả công việc.
Lợi ích của bản mô tả công việc đối với nhà tuyển dụng
Giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm được ứng viên phù hợp với vị trí công việc.
Tạo cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.
Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí.
Bản mô tả công việc sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian, chi phí và những vấn đề phát sinh trong tuyển dụng. Nếu doanh nghiệp có thể xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết và chính xác càng giúp việc sàn lọc ứng viên hiệu quả hơn.
Yêu cầu của một bản mô tả công việc
Không có một quy định chung về việc xây dựng bản mô tả công việc. Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, yêu cầu công việc và hình thức kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, bản mô tả công việc cần có những thông tin dưới dây:
– Tên công việc, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.
– Công việc cần thực hiện: Ai là người thực hiện công việc đó, như thế nào, tại sao phải làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.
– Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc .
– Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này.
Nội dung của bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc đầy đủ thường giúp trả lời những câu hỏi:
– Ai là người thực hiện công viêc? Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
– Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
– Mục tiêu công việc đó là gì?
– Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
– Công việc được thực hiện ở đâu?
– Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
– Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
– Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Những yêu cầu chung trong bản mô tả công việc
– Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
– Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
– Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
– Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
– Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
– Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc
Ví dụ: Bản mô tả công việc của nhân viên buồng phòng
– Chức danh: Nhân viên buồng phòng/ Room Attendant
– Bộ phận: Buồng phòng/ Housekeeping
– Báo cáo: Giám sát viên/ Supervisor
MỤC TIÊU CÔNG VIỆCGiữ gìn, vệ sinh phòng khách và khu vực hành lang sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.
YÊU CẦU CHUNG– Về kỹ năng: Dọn phòng, sử dụng dụ cụ máy móc, pha chế hóa chất
– Về thái độ: Lịch sự, nhiệt tình, có trách nhiệm và trung thực, hợp tác.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC1. Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn.
2. Thực hiện các yêu cầu của khách như là đổ trải lại giường, các dịch vụ trọn gói và không trọn gói khác…
3. Làm vệ sinh khu vực hành lang bao gồm cả khu vực trước cửa thang máy.
4. Khi vệ sinh các phòng trống, chắc chắn rằng các trang thiết bị trong phòng còn hoạt động tốt, báo cáo mọi sự cố cho giám sát viên và bổ sung các đồ dùng thiếu, chuẩn bị phòng sẵn sàng cho khách vào ở.
Nhiệm vụ và trách nhiệm – nội dung của một bản mô tả công việc
5. Chuẩn bị xe đẩy và các dụng cụ làm phòng trước khi làm phòng.
6. Hoàn thành và nộp lại bản báo cáo của nhân viên làm phòng.
7. Nhận chìa khoá, danh sách các phòng được phân công và các chỉ dẫn từ giám sát viên trước khi bắt đầu ca làm việc và khi kết thúc ca làm việc phải hoàn trả lại chìa khóa phòng .
8. Làm vệ sinh, bảo dưỡng các trang thiết bị và các khu vực dịch vụ hàng ngày.
9. Báo cáo và bàn giao cho giám sát viên hoặc nhân viên văn phòng các đồ đạc khách bỏ quên.
10. Báo cáo cho giám sát viên biết những trang thiết bị bị hỏng và những người khả nghi trong khu vực phòng khách.
11. Làm thống kê hàng tháng, nhận đồ giặt của khách, kiểm tra cẩn thận và trả lại chính xác vào phòng khách.
12. Hoàn thành tốt các công việc đã được nêu và các nhiệm vụ khác khi được giao thêm.
BỘ PHẬN ĐÀO TẠOTrưởng bộ phận/ Giám sát có trách nhiệm đào tạo tại chỗ.
YÊU CẦU NĂNG LỰC– Trình độ văn hóa: THPT
– Khả năng ngoại ngữ: Không yêu cầu.
– Kỹ năng khác: Không yêu cầu.
– Kinh nghiệm: Không yêu cầu
– Bằng cấp yêu cầu: Không yêu cầu
Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc
1. Chuẩn hóa vị trí, chức danh
Cần xác định các vị trí công việc trong doanh nghiệp một cách chính xác, rõ ràng, tránh việc trùng lặp, chồng chéo giữa các vị trí, dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng.
– Cơ cấu tổ chức
– Chức danh, vị trí
2. Mục tiêu công việc
Bản mô tả công việc phải xác định rõ mục tiêu của vị trí công việc. Căn cứ các chức năng chính mà vị trí đó đảm nhận để xác định mục tiêu công việc phù hợp.
3. Chức năng và nhiệm vụ
Bản mô tả công việc phải chỉ rõ được các chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc. Nhiệm vụ được mô tả với hành động cụ thể (làm gì?), đảm bảo đúng với thực tế. Tuy nhiên, bản mô tả công việc không nên mô tả quá chi tiết hoặc quá nhiều thông tin, tránh làm người lao động khó xác định được công việc chủ yếu mà họ phải làm.
4. Quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Bản mô tả công việc cần phải chỉ rõ cho cá nhân đảm nhận công việc thấy rõ nhiệm vụ của mình với các quyền hạn như thế nào, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.
5. Yêu cầu năng lực
Bản mô tả công việc bao gồm các yêu cầu năng lực cơ bản cho nhân viên có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ. Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty hoặc mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng.
Kết luận: Hi vọng những kiến thức Winerp.vn cung cấp về bản mô tả công việc sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được một phương pháp tìm kiếm ứng viên và quản lý nhân viên hiệu quả
Chúc các bạn thành công!
