Giám đốc hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, giám đốc hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.
Mục lục
Giám đốc hành chính (Chief administrative officer, CAO) là gì
Giám đốc hành chính là chức vụ quản lý quan trọng của đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, tầm quan trọng của chức vụ này tương đương với phó tổng giám đốc. Giám đốc hành chính buộc phải xử lý các công việc hàng ngày của doanh nghiệp, các loại quan hệ giao tiếp trong và ngoài doanh nghiệp, đồng thời thông qua kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và lãnh đạo thực hiện quản lý và giám soát các công việc hành chính của doanh nghiệp. Do công việc tiếp xúc rộng rãi nên yêu cầu rất cao về kiến thức, khả năng lãnh đạo đối với giám đốc hành chính.
>>>Xem thêm: Ngành Công Nghệ Sinh Học Ra Trường Làm Gì?
Chức trách của giám đốc hành chính
Giám đốc hành chính tổng hợp về nghiệp vụ:
- Tham gia dự toán năm và điều chỉnh dự toán từng quý của doanh nghiệp, tổng hợp, đối chiếu dự doán theo tháng mà phòng ban cấp dưới trình lên đồng thời tham gia phân tích và cân đối dự toán tháng của công ty.
- Chịu trách nhiệm công tác tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp hành chính, hoạt động quan trọng của công ty.
- Lãnh đạo công tác phục vụ hậu cần của công ty, xây dựng môi trường làm việc tốt cho nhân viên.
- Định kỳ tổ chức kiểm tra chức năng, kịp thời phát hiện và giải quyết vấn đề, đồng thời giám sát công tác sửa chữa, dự phòng.
- Định kỳ tổ chức hội nghị công nhân viên để các thành viên đánh giá các ý kiến hợp lý hoá.
Về quản lý:
- Tổ chức xây dựng: tham gia thảo luận xây dựng kết cấu tổ chức từ cấp phòng ban trở lên. Xác định kết cấu tổ chức của phòng ban cấp dưới. Khi phát hiện các vị trí hoặc phân công chức vụ cấp dưới không hợp lý phải kịp thời nêu ra vấn đề, điều chỉnh và thông báo cho phòng nhân sự.
- Tuyển dụng, bổ nhiệm và bãi chức:
- Nhu cầu dùng người: Đưa ra nhu cầu dùng người của cấp dưới trực tiếp đồng thời biên soạn nhiệm vụ và yêu cầu của chức vụ đó rồi trình lên cho tổng giám đốc xác nhận. Xác nhận nhu cầu dùng người mà cấp dưới trực tiếp trình lên (bao gồm chức trách và yêu cầu của chức vụ) đồng thời trình lên tổng giám đốc xác nhận.
- Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn vòng sơ tuyển và phỏng vấn vòng hai với các chức vụ cấp dưới trực tiếp và đưa ra quyết định cuối cùng, sắp xếp nhân viên tham gia phỏng vấn.
Kiểm tra và đánh giá thành tích: Đề ra nguyên tắc kiểm tra và đánh giá thành tích cấp dưới trực tiếp, trình lên tổng giám đốc phê duyệt. Căn cứ nguyên tắc đã được phê duyệt, thảo luận cùng giám đốc nhân sự đề ra phương pháp kiểm tra và đánh
Yêu cầu công việc
- Giám đốc hành chính tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Luật, Hành Chính – Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
- Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm làm trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc các vị trí quản lý tương đương.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng.
- Giao tiếp tiếng Anh đạt mức độ khá. Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.
- Là người có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt.
- Có kinh nghiệm quản lý / hoạch định chính sách doanh nghiệp là một lợi thế.
- Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Là người quyết đoán, trung thực, hiệu quả trong công việc.
Năng lực liên quan
- Knowledge – Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
- Knowledge – Trình độ ngôn ngữ
- Skill – Kỹ năng giao tiếp
- Skill – Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
- Skill – Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
- Skill – Kỹ năng quản trị thay đổi
- Skill – Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
- Skill – Tư duy tập trung vào kết quả
>>>Xem thêm: Chỉ số ROI là gì? Cách tính và đo lường chỉ số ROI
Bộ câu hỏi phỏng vấn
- Bạn hãy mô tả 1 ngày làm việc điển hình của 1 trưởng phòng nhân sự.
- Trong phòng nhân sự dưới sự chỉ đạo của bạn cần có các vị trí, chức vụ gì? Phân công công việc sẽ như thế nào đối với các chức vụ / vị trí đó?
- Nêu quy trình bổ nhiệm nhân sự.
- Nêu quy trình ký kết hợp đồng với nhân sự mới và thanh lý hợp đồng / sa thải nhân sự cũ.
- Bạn đã xem chính sách và quy định mà chúng tôi gửi vài ngày trước chưa? Bạn nghĩ chính sách đó có vấn đề gì không? Bạn có đề xuất gì để chúng tôi cải thiện chính sách này?
- Bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho công việc trưởng phòng hành chính tổng hợp không? Hãy nêu các chức năng và hiệu quả của các chức năng đó.
- Bạn sẽ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên, các văn bản và biểu mẫu giấy tờ của doanh nghiệp ở đâu? Khi cần truy xuất thông tin, bạn sẽ làm như thế nào?
Bài viết trên đã cho các bạn biết về Giám đốc hành chính. Căm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm : Top 6 ứng dụng giúp tiết kiệm chi phí công tác cho doanh nghiệp
Lộc Đạt-tổng hợp
Thảm khảo ( hoidaptructuyen, talent, … )
