Cải tiến cách thực hiện công việc giúp mỗi cá nhân và doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Một doanh nghiệp tốt cần có những cá nhân luôn biết phấn đấu, cải thiện khả năng làm việc sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.
Mục lục
Ý tưởng cải tiến công việc với cá nhân
1. Lên kế hoạch chi tiết, đặt deadline hoàn thành
Bạn cần phải lên cho mình một bản kế hoạch chi tiết những công việc mình phải thực hiện, đồng thời chốt thời gian hoàn thành công việc đó là khoảng bao nhiêu để có động lực chăm chỉ hơn. Tốt hơn hết nên thông báo với những người xung quanh về thời hạn mình sẽ hoàn thành xong công việc đó để có trách nhiệm công việc hơn.
2. Chỉ làm việc trong khoảng 90 phút
Bạn phải nhớ rằng cơ thể chúng ta không phải là máy móc, để có thể làm việc hiệu quả bạn cần phải dành thời gian nghỉ ngơi để cơ thể có thể phục hồi.
Theo các chuyên gia thì sau 90 phút làm việc tập trung bạn nên đứng dậy vận động trong khoảng thời gian 5-10 phút sau đó bắt đầu làm việc tiếp. Việc làm này sẽ giúp chất lượng công việc của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.
3. Tập chung vào công việc
Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ hoàn thành công việc của bạn đó là độ tập trung. Bạn hãy liệt kê ra những thứ có thể khiến bạn bị mất tập trung khi làm việc (trả lời facebook, điện thoại di động, âm thanh…) và loại bỏ nó càng sớm càng tốt.
4. Tận dụng những khoảng thời gian trống
Chắc chắn trong một ngày của bạn sẽ tồn tại rất nhiều khoảng thời gian trống như ngồi trên taxi, bus, trước mỗi bữa cơm, trước mỗi cuộc họp…lúc này bạn có thể thực hiện những công việc như trả lời email, xem lại danh sách công việc hoặc đọc các tài liệu liên quan.
5. Luôn hướng tới sự hoàn hảo
Đừng bao giờ thỏa mãn với những thành tựu mà mình đã đạt được. Bạn cần phải hình thành cho mình một suy nghĩ luôn hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Việc làm này sẽ giúp cải thiện chất lượng công việc một cách rõ ràng.
Ý tưởng cải tiến công việc đối với doanh nghiệp
Thường xuyên cải tiến công việc
Để có thể canh tranh với các đối thủ khác cùng lĩnh vực thì việc cải tiến hình thức làm việc là yếu tố quyết định tới sự sống còn. Một vài ý tưởng cải tiến công việc sau đây có lẽ sẽ giúp chất lượng công việc của doanh nghiệp được cải thiện một cách đáng kể.
1. Đào tạo nhân viên thường xuyên
Để cải thiện chất lượng của công ty thì việc đầu tiên cần phải thực hiện đó là đào tạo kiến thức cho nhân viên. Thường xuyên đào tạo nhân viên giúp họ có thể nắm bắt được sản phẩm, tầm nhìn và định hướng, cải thiện các kỹ năng cho nhân viên của mình.
2. Linh động trong cách làm việc của nhân viên
Bạn không cần phải bắt nhân viên của mình phải lên văn phòng và làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì mới là một cách làm việc hiệu quả. Đối với những công việc đòi hỏi tính sáng tạo và chủ động cao như thiết kế, content, marketing, nhân viên kinh doanh…bạn có thể để họ linh động trong thời gian làm việc, miến là chất lượng và khối lượng hoàn thành đầy đủ. Ý tưởng cải tiến công việc này sẽ giúp nhân viên không bị nhàm chán và có tinh thần uể oải trong công việc.
3. Hãy luôn khích lệ nhân viên của mình
Nếu một ngày bạn thấy năng suất làm việc của công ty bị sụt giảm thì đừng quá vội chỉ trích nhân viên của mình. Hãy tìm hiểu xem đâu là vấn đề, thay đổi kế hoạch để phù hợp hơn và sau đó hãy khích lệ nhân viên thực hiện theo như kế hoạch đề ra.
Khi nhân viên được ghi nhận những nỗ lực, họ sẽ có động lực làm việc hơn, đối với những nhân viên có một chút thành tích nào đó bạn hãy tuyên dương nhân viên trong buổi họp để ghi nhận những cố gắng của họ.
4. Đầu tư vào công nghệ
Để tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm thì việc đầu tư vào công nghệ, dây chuyền sản xuất là một yếu tố bắt buộc. Khi lựa chọn một sản phẩm công nghệ để áp dụng cho doanh nghiệp của mình bạn cần phải chắc chắn rằng giải pháp đó phù hợp và giúp doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Đồng bộ các thiết bị kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp, việc làm này sẽ giúp việc gắn kết trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể báo cáo công việc mà không cần phải tới công công ty, cấp độ quản lý có thể dễ dàng nắm bắt chất lượng công việc từ đó đốc thúc hoàn thành.
5. Nâng cấp máy móc
Hãy thử tưởng tượng mỗi ngày làm việc nhân viên của bạn liên tục phải kêu ca là máy tính của công ty khởi động chậm quá, máy yếu quá không thiết kế được ảnh gửi khách, bàn phím hỏng không soạn được email…hãy chắc chắn rằng những việc này không được xuất hiện trong doanh nghiệp của bạn, hoặc giải quyết càng nhanh càng tốt vì chúng sẽ khiến hiệu quả làm việc của nhân viên giảm sút.
6. Khuyến khích nhân viên dùng các ứng dụng nhắc nhở
Rất ít nhân viên có ý thức tự động tải các phần mềm nhắc nhở công việc. Để chắc chắn rằng nhân viên của bạn không quên các đầu mục công việc mà doanh nghiệp giao phó, tốt hơn hết là doanh nghiệp cần quy định sử dụng và đưa một ứng dụng nhắc nhở công việc vào trong quy trình làm việc của mình.
7. Sử dụng các phần mềm chuyên dụng nhiều hơn
Dùng phần mềm chăm sóc khách hàng để giảm tải khối lượng cho nhân chăm chăm sóc khách hàng, hay những phần mềm quản lý nhân sự để giám sát nhân viên của mình làm việc được tốt hơn.
9 ý tưởng giúp làm việc tốt nơi công sở
1. Lựa chọn niềm vui tại nơi làm việc
Niềm vui là sự lựa chọn quan trọng nhất. Bạn có thể lựa chọn niềm vui tại nơi làm việc. Nghe có vẻ đơn giản phải không? Nhưng sự giản đơn thường rất sâu sắc khó mà thực hiện được. Không phải ai cũng có được một nơi làm việc ưng ý, không có sự tranh cãi, ganh đua hay những lời phàn nàn của sếp. Vì vậy, nên nghĩ về những mặt tích cực trong công việc của bạn. Nên tránh sự chống đối với đồng nghiệp và những câu chuyện tầm phào. Tìm kiếm những đồng nghiệp hợp gu, cùng sở thích và làm bạn với họ.
2. Làm những điều bạn thích vào mỗi ngày
Bạn thích hay không thích công việc hiện tại và bạn tin tưởng hay không những tìm kiếm trong công việc hiện tại của bạn để thích. Nhưng bạn có thể, bằng cách nhìn vào bản thân bạn, những kỹ năng và niềm đam mê của bạn đối với công việc, tìm kiếm những điều mà bạn có thể yêu thích hàng ngày và đừng để tâm trạng rơi vào sự nhàm chán. Chỉ có yêu thích và đam mê bạn mới có thể làm việc lâu dài và nó sẽ trở thành thói quen trong phong cách làm việc của bạn.
3. Tự nâng cấp trình độ chuyên môn của bạn
“Một nhân viên trẻ than phiền với tôi rằng gần đây cô ta muốn thay đổi công việc vì ông chủ của cô ta không giúp đỡ cô ta phát triển khả năng chuyên môn. Tôi hỏi lại cô ta: Sếp có nhiệm vụ quan tâm nhiều đến sự nghiệp phát triển của mỗi nhân viên sao?. Cô ta trả lời, dĩ nhiên”. Chính bạn là người phải tự kiếm tìm lợi ích để tiếp tục phát triển khả năng chuyên môn của mình. Tự mình nâng cấp mình chứ không phải ai khác. Hãy chủ động hỏi về những điều hay và hữu ích từ ông chủ của bạn chứ không phải để ông chủ của bạn tự tìm đến cho bạn những điều bạn cần.
4. Tự tìm kiếm thông tin
“Mọi người than phiền với tôi rằng hàng ngày họ không tiếp thu đủ sự truyền đạt và thông tin về những sự việc đang xảy ra ở công ty, ở văn phòng làm việc và những dự án của họ, hay đồng nghiệp của họ”. Họ chờ đợi từ phía ông chủ của họ để lấp đầy những hiểu biết. Và, những hiểu biết đó hiếm khi đến. Bạn phải tự tìm kiếm những thông tin cần thiết cho công việc của bạn đạt hiệu quả. Phát triển nguồn thông tin bằng cách sử dụng Internet. Quyết đoán yêu cầu trong cuộc hội thảo hàng tuần với ông chủ của bạn đề nghị những câu hỏi để được đáp lại. Bạn là người trực tiếp lĩnh hội những thông tin mà bạn cần.
5. Thường xuyên yêu cầu những thông tin phản hồi
Bạn có bao giờ than phiền rằng “Ông chủ của tôi chưa bao giờ cho tôi bất cứ một thông tin phản hồi nào, vì vậy tôi chưa bao giờ biết điều tôi đang làm là thế nào”. Bạn có thực sự biết chính xác những điều bạn đang làm hay không? Nếu bạn cảm thấy chắc chắn những hoạt động của bạn, thì bạn chỉ muốn nghe ông ta thừa nhận bạn. Nếu bạn không chắc chắn về những gì bạn làm, hãy nghĩ về việc cải tiến bản thân và sự đóng góp của bạn cho công việc. Lúc đó, hãy hỏi ông chủ của bạn về sự phản hồi. Nói với ông ta là bạn thích nghe những đánh giá của ông đối với công việc của bạn. Và cũng nói với khách hàng của bạn, nếu bạn phục vụ tốt, thì những thông tin phản hồi của họ chính là sự xác nhận cho khả năng của bạn. Nếu bạn là một người biết chịu trách nhiệm cho sự phát triển của bản thân mình thì bạn sẽ đạt được mọi thứ dễ dàng.
6. Biết lúc nào cần tuân thủ
Một trong những nguyên nhân chính làm mọi người bị căng thẳng và chán nản là kiên trì tuân thủ. Nhiều nhân viên tốn nhiều thời gian để hoàn thành sự giao phó, lo lắng về kết quả có đạt được hay không, họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao như lời hứa. Đừng xung phong nếu bạn không chắc chắn đảm đương nổi. Đừng cố gắng làm hài lòng cấp trên bằng cách gánh trên vai quá nhiều công việc để rồi làm không tốt. Chỉ cần phát thảo một vài dự án có tiềm năng để đề nghị sếp giúp đỡ và cung cấp nguồn tài nguyên.Tạo ra một hệ thống làm việc trong tổ chức, lập kế hoạch những điều có thể giúp bạn định giá được khả năng của bạn để hoàn thành yêu cầu. Đừng đắm mình vào một lời hứa bị bỏ rơi.
7. Tranh luận
Nếu bạn cũng như hầu hết những người khác, bạn không thích tranh luận. Lý do vì sao thì đơn giản thôi. Bạn chưa bao giờ được huấn luyện để tham gia vào sự tranh luận có ý nghĩa, bởi vậy có khả năng bạn nghĩ rằng tranh luận là điên khùng, là không tốt, là làm tổn thương nhau. Tranh luận trong công việc khác với tranh luận trong các cuộc nói chuyện tầm phào. Tranh luận giữa các nhân viên để tìm ra những ý tưởng đúng giúp ích cho công việc.
8. Kết bạn
Một trong những câu hỏi thường được đặt ra nơi công sở là “Liệu có thể kết bạn được với những đồng nghiệp tốt nhất tại công sở hay không? Không lẽ bạn chỉ biết làm việc một mình. Không phải ai cũng là hắc tinh của bạn. Chọn lựa những người bạn cùng sở thích, cùng lý tưởng để chơi. Đó chính là niềm vui và động lực để tồn tại nơi công sở.
9. Luôn biết cười
Nếu tất cả những ý tưởng trên không đem đến cho bạn niềm vui nơi làm việc, thì đó là lúc bạn xem lại giá trị công việc của bạn hay chuẩn bị đổi sang một nơi làm việc khác. Nhưng ở đâu cũng thế. Nếu bạn không muốn phung phí mục đích sống của bạn tại nơi làm việc thì hãy luôn biết hòa đồng, biết cười với mọi người và với chính mình.
Khuyến khích và nuôi dưỡng tư duy sáng tạo trong sản xuất
1. Ý tưởng sáng tạo
Ý tưởng mới có thể đến từ bất cứ đâu, kể cả những nơi chúng ta hoàn toàn không ngờ đến. Một doanh nghiệp sản xuất thường có đội ngũ kỹ thuật, bộ phận phát triển sản phẩm hoặc bộ phận R&D, tuy nhiên, họ không phải là những người duy nhất biết cách giải quyết vấn đề.
Những người có sự hiểu biết sâu sắc nhất về sản phẩm – những người sử dụng sản phẩm và những người trong dây chuyền lắp ráp sản xuất – có thể đưa ra những ý tưởng thiết thực nhất. Các nhà sản xuất cần có công cụ để nắm bắt và khai thác hiệu quả các nhân tố sáng tạo này.
Cổng giao tiếp trực tuyến, công cụ hỗ trợ cộng tác và bảng tin nhắn thay cho hộp gợi ý truyền thống, sẽ giúp việc đóng góp ý tưởng trở nên dễ dàng hơn.
2. Xây dựng văn hóa công ty chấp nhận rủi ro
Một môi trường thực sự sáng tạo đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những sai lầm đó. Để làm được điều đó cần bắt đầu từ chính các giám đốc, những người có tư duy cởi mở, khuyến khích thử nghiệm, khen thưởng cho các nỗ lực và chấp nhận rằng không phải mọi ý tưởng mới đều thành công. Điều này giúp củng cố lòng tin của nhân viên, loại bỏ các trở ngại ngăn cản sự sáng tạo.
3. Tương tác với khách hàng
Khách hàng ngày nay mong muốn sản phẩm có tính cá nhân hóa cao. Các công cụ trực tuyến cho phép người tiêu dùng lựa chọn các tính năng, chọn phụ kiện, chọn màu sắc và phụ kiện cho nhiều loại sản phẩm khác nhau – từ giày dép đến xe hơi.
Khách hàng doanh nghiệp của các sản phẩm máy móc, thiết bị cũng mong muốn được dễ dàng tương tác với các kỹ sư thiết kế và yêu cầu những tính năng cụ thể. Khả năng kết nối với khách hàng thường tạo ra các ý tưởng sáng tạo.
4. Cộng hưởng sáng tạo và những mối quan hệ mới
Cộng hưởng sáng tạo nghĩa là cải tiến dựa trên ý tưởng vay mượn từ các doanh nghiệp không cũng lĩnh vực kinh doanh với bạn. Ví dụ như bệnh viện học hỏi từ các doanh nghiệp khách sạn để đem đến cho bệnh nhân cảm giác thoải mái như ở nhà. Ngành công nghiệp thiết bị học hỏi từ ngành thời trang cách tao thuận tiện cho khách hàng truy cập và lựa chọn phụ kiện trang trí từ nhiều bộ phận khác nhau.
5. Tuyển dụng những nhân tài biết nhìn xa trông rộng và sáng tạo
Khi vấn đề về khoảng cách năng lực vẫn gây ra nhiều khó khăn, một số nhà sản xuất đã mở rộng các tiêu chí tuyển dụng, không còn giới hạn bản thân trong lĩnh vực kỹ thuật truyền thống.
Vì tính sáng tạo rất quan trọng đối với quá trình cải tiến, các nhà sản xuất nên xây dựng các nhóm phát triển sản phẩm bao gồm các thành viên sở hữu nhiều kỹ năng đa dạng – bao gồm những cá nhân có khả năng sáng tạo, giàu trí tưởng tượng, tư duy luôn sẵn sàng thử nghiệm điều mới.
6. Có được sự ủng hộ từ các nhân viên
Việc cải tiến, loại bỏ các quy trình truyền thống và thay đổi tổng thể có thể khiến đội ngũ nhân viên của bạn khó chịu – đặc biệt là nếu những thay đổi này được cho là mối đe dọa đến công việc của họ.
Hầu hết mọi người hành động theo thói quen vì nó đem đến cảm giác quen thuộc, an toàn, dễ tiên đoán. Một quy trình đột phá diễn ra đột ngột mà không có bất kỳ giải thích, lý do hoặc lợi ích rõ rệt có thể gây nên căng thẳng nội bộ.
Để tránh ngờ vực và nuôi dưỡng ý thức sở hữu, trân trọng những ý tưởng mới, hãy khuyến khích nhân viên bạn tham gia vào quá trình thiết lập quy trình làm việc mới, thiết bị mới hay chính sách mới về cách xử lý đơn hàng của khách. Giao tiếp là thành phần không thể thiếu ở mọi cấp độ của sự cải tiến.
7. Thực hiện những cải tiến nhỏ nhưng thường xuyên
Trong quá trình lập kế hoạch để đưa ra mô hình sáng tạo mới, một kế hoạch tiếp cận theo giai đoạn – xây dựng dựa trên những thành công ban đầu và tiến dần đến giai đoạn cuối của dự án, có thể mang lại nhiều lợi ích.
Ngành sản xuất từ lâu đã ủng hộ tư duy cải tiến liên tục, nhấn mạnh việc liên tục theo dõi, giám sát, cải thiện và đánh giá kết quả. Mặc dù những cải tiến này thường không phải là đột phá lớn, nhưng chúng diễn ra thường xuyên và ổn định. Nhờ vậy, người lao động có đủ thời gian để dần làm quen với những thay đổi trong quy trình và hệ thống. Với cách tiếp cận này, đội ngũ nhân viên của bạn dễ chấp nhận và thích ứng nhanh hơn với thay đổi và những trở ngại hay gián đoạn được hạn chế đến mức tối thiểu.
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit
