Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý. Do tính chất đặc thù đòi hỏi sự chuẩn xác – nhanh chóng – an toàn thì các hoạt động lưu trữ bắt buộc phải xây dựng quy trình quản lý kho hàng khoa học.
Mục lục
Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là gì?
ISO (International Organization for Standardization) là viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế. Theo đó quy trình quản lý kho hàng theo ISO là các bước quản trị kho hàng tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên trải nghiệm của những nhà quản lý kho hàng bậc nhất thế giới và nhiều người biết đến trên thị trường.
Ý định của tiêu chuẩn này là nhằm giúp cho quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận tiện và đạt hiệu quả cao trong những điều kiện khác nhau, cuối cùng giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và quý khách hàng hài lòng hơn.
Công đoạn quản trị kho theo ISO
Quy trình quản trị kho là gì? ích lợi của việc quản lý kho theo quy trình
Công đoạn quản lý kho là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát sản phẩm kho đã được shop hàng quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ.
Công đoạn này sẽ hỗ trợ người thực hiện công việc biết được mình phải tiến hành theo những bước nào và làm ra sao. nói cách khác việc quản lý kho theo công đoạn sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho tiệm hàng hóa.
Quy trình quản trị kho giúp quản lý kho hiệu quả hơn
Quản trị kho hiệu quả hơn
Công đoạn quản lý kho hàng hóa sẽ hỗ trợ nhân viên rất có thể hiểu rõ công việc của chính bản thân mình cũng như biết được chính xác các bước thực hiện.
Chính vì vậy, việc quản trị kho sẽ thuận lợi và đạt được hiệu quả cao hơn. ngay cạnh đó nhờ có công đoạn, chủ cửa hàng sẽ kiểm soát chất lượng ngành dễ dàng hơn cũng như có sự điều chỉnh thích hợp nếu có các sai sót xảy ra.
Giải quyết vấn đề nhanh hơn hơn
Trong quá trình quản trị kho, dựa vào công đoạn thực hiện người quản trị hoàn toàn có thể biết được lỗi ở quy trình nào cũng như xác định được nguyên nhân nhanh chóng.
Điều này sẽ giúp chủ tiệm hàng hóa có phương hướng giải quyết các vấn đề này một cách chính xác và hiệu quả nhất, từ đó hạn chế tối đa các thất thoát có thể xảy ra.
Các quy trình quản trị kho hàng khoa học cho doanh nghiệp
Hoàn toàn có thể chia làm việc của kho hàng thành 3 cách thức cơ bản: quản trị mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), quản trị nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi cách thức nhỏ sẽ có quy trình quản trị với các bước cụ thể. Bạn tham khảo chi tiết lưu đồ công đoạn nhập xuất kho ở phần phía dưới.
Lưu đồ công đoạn quản trị kho hàng
Quy trình quản lý mã hàng
Lưu đồ quản lý mã hàng
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, thứ nhất sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người đảm nhận mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
- Với yêu cầu cấp mã mới: áp dụng cho những mặt hàng mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất sản phẩm, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống.
- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu thích hợp sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng bản kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận tiện cho công đoạn lưu kho hàng hóa về sau.
Quy trình quản trị hoạt động nhập kho
Các bước nhập kho sản phẩm vật liệu – công đoạn mua hàng
Lưu đồ nhập kho hàng hóa vật liệu
Bước 1: Thông báo dự án nhập vật liệu
Bộ phận đề xuất (có thể là phòng buôn bán, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên liệu phục vụ cho các làm việc của doanh nghiệp sẽ thông báo bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng bản kế hoạch vật tư, Phòng quản lý giá trị,…để kịp thời trang trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề xuất mua hàng thuở đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nguồn cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý giá trị thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên liệu một lần nữa nhằm chắc chắn giá trị đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý giá trị và nhà cung cấp.
Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kể hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị lời khuyên để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê thanh lý và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập thanh toán mua và in phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho khắc ghi, một liên do kế toán giữ và liên sau cuối đưa lại cho người giao hàng.
Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho phụ trách luôn, tùy quy định của từng đơn vị.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả thông tin của sản phẩm sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm
Các bước cũng khá giống với quy trình nhập kho vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:
Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho
Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận
Bước 4: Nhập kho sản phẩm và cập nhật thông tin vào thẻ kho, ứng dụng quản lý kho
Quy trình quản trị làm việc xuất kho
Công đoạn xuất kho hàng hóa để bán hàng
Lưu đồ công đoạn xuất kho hàng hóa cho việc bán hàng
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận bán hàng hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất.
trường hợp sản phẩm đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn sản phẩm
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng hóa để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn hàng hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu của công ty mà rất có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận tất tần tật của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho lưu lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để thông số được chính xác và thống nhất.
Công đoạn xuất kho sản xuất
Lưu đồ xuất kho để sản xuất
Bước 1: Các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu ý kiến đề xuất xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc. Nếu doanh nghiệp có phòng dự án sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt ý kiến đề nghị.
Bước 3: Kế toán nhận phiếu kiến nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. hoàn cảnh số lượng vật liệu thiếu so với khuyến nghị sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có kế hoạch điều chỉnh.
Nếu số lượng đảm bảo thì in phiếu xuất kho.
Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định
Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, thông số tồn kho mới vào hệ thống.
Các bước xuất kho sản phẩm để lắp ráp
Lưu đồ xuất kho hàng để lắp ráp
Quy trình quản lý kho hàng này áp dụng đối với các công ty có cách thức khép kín
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy kiến nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận đảm nhận.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét ý kiến đề nghị và phê duyệt
Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.
Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các vật liệu theo như yêu cầu.
Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.
Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.
Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về công đoạn nhập kho thành phần đã nêu ở trên.
Lưu ý: Các loại giấy tờ khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa các bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của các bên.
Công đoạn xuất để chuyển kho
Lưu đồ xuất kho hàng hóa để chuyển kho
Công đoạn xuất kho sản phẩm chuyển kho vận dụng đối với các công ty có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc nguyện vọng chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục tiêu thuận lợi hơn cho việc vận chuyển hoặc buôn bán, đơn giản hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng.
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi khuyến cáo tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng theo với mục tiêu của việc chuyển kho.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của khuyến cáo mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.
Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các cơ chế cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.
Bước 4: Thực hiện chuyển kho. hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận tất tần tật vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống
Cần chú ý, các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có tương đối nhiều khác biệt.
Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu trải nghiệm, nắm rõ công đoạn xuất nhập kho hàng hóa có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, rất có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản trị các công đoạn nhất định.
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
