Phần mềm Microsoft Access là một thành viên của dòng ứng dụng Microsoft 365 và là một công cụ năng suất mạnh mẽ dành cho người dùng doanh nghiệp. Bài viết dưới đây winerp.vn sẽ chia sẻ tới các bạn Phần mềm Microsoft Access là gì? Cách dùng Microsoft Access. Cùng tham khảo nhé!
Mục lục
Phần mềm Microsoft Access là gì?
Phần mềm Microsoft Access là hệ thống để quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft cung cấp. Nó dùng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.
Microsoft Access cung cấp công dụng của cơ sở dữ liệu và khả năng lập trình để tạo các màn hình (biểu mẫu) dễ điều hướng. Nó giúp bạn phân tích một lượng lớn thông tin và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Vì sao bạn nên sử dụng microsoft access?
Nếu bạn đang cố gắng thiết kế hoặc tạo ra một công cụ hoặc 1 hệ thống hay chúng ta vẫn hay gọi với nhau là phần mềm dùng để quản lý và làm việc với dữ liệu: nhập dữ liệu và hệ thống, thực hiện các thực hành các bước chỉnh sửa, in báo cáo, xuất dữ liệu báo cáo, … cho tới việc quản lý dữ liệu đó một cách hiệu quả mà nhanh chóng thì Microsoft Access chính là hệ thống dành cho bạn.
Ngoài những điều ấy ra, nếu bạn là người không chuyên về IT mặc dù vậy bạn vẫn muốn tìm hiểu Access để phục vụ cho công việc của mình thì Microsoft Access là một hệ thống tốt để bắt đầu, vì Access sẽ giúp ích cho bạn có thể quản lý dữ liệu và những mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, tạo các form nhập dữ liệu, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể không mất khá là nhiều thời gian để có thể bắt đầu tự tạo ra một phần mềm bởi vì Microsoft Access với giao diện người dùng thân thiện với những người mới bắt đầu sẽ giúp ích cho bạn bắt đầu học và làm việc với Microsoft Access nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Cách tải Windows 11 pro về máy đơn giản, dễ thực hiện
Những chức năng cơ bản của phần mềm Microsoft Access
- Thiết kế bảng: Bạn được phép lưu giữ dữ liệu theo dạng bảng, theo đó người dùng có thể xây dựng database độc nhất gồm tất cả dữ liệu cho toàn dự án – hay được gọi là “Flat database” (Cơ sở dữ liệu phẳng).
- Cơ sở dữ liệu Access: Sẽ thuận lợi hơn cho người sử dụng để tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa các phần của dữ liệu cần được theo dõi cho dự án. Chẳng hạn, một đơn vị có thể duy trì các bảng riêng biệt cho dữ liệu sản phẩm, đơn đặt hàng, khách hàng và thông tin vận chuyển.
- Mỗi bảng có thể liên quan và kết nối với nhau – còn được nhắc đến với cái tên cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép các nhà phát triển tạo nhiều database dễ dàng và liên kết chúng với nhau.
- Tạo biểu mẫu trong Access: Các nhà phát triển database thường tạo các biểu mẫu cho phép người sử dụng điền thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần dùng bảng tính, vì như thế giảm năng lực diễn ra lỗi khi nhập dữ liệu.
- Truy vấn: Truy vấn là thành phần phổ biến trong database Access. Chương trình hỗ trợ các truy vấn phức tạp để tìm thông tin trong các cơ sở dữ liệu, điều này khá thiết yếu nếu các database chứa hàng nghìn mục nhập.
- Báo cáo: Người dùng được phép tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và đơn giản. Trình Report Wizard giúp bạn sắp đặt, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in và chia sẻ đơn giản.
Cách sử dụng Microsoft Access
Tạo cơ sở dữ liệu
- Bước 1: Chọn tệp tin trên thanh công cụ của Microsoft Access -> Chọn New. Tại các bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.
- Bước 2: Đặt tên file tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để đơn giản hơn trong việc phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. Nếu như bạn ước muốn đổi tên file thì chọn tệp (file này trong Folder đã lưu) -> chọn Rename.
Nhập dữ liệu
- Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu để xác định cấu trúc dữ liệu đồng thời tìm một hình thức cơ sở dữ liệu một cách phù hợp. Các loại định dạng dữ liệu có thể thấy như kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo,..
- Bước 2: Điền nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng trước tiên. Bạn nên bắt đầu nhập vào bảng thông qua việc sao chép nội dung, dán nội dung hoặc nhập thủ công. Các dữ liệu này sẽ được điền thành từng cột riêng biệt và các hồ sơ sẽ được điền thành từng hàng riêng biệt.
- Bước 3: Microsoft Access sẽ giúp ích cho bạn chia sẻ và lấy được thông tin từ một dữ liệu khác thông qua việc thực hiện sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
- Bước 4: Chèn các cột, bảng bằng các thanh công cụ có trong Microsoft Access.
Tạo và sử dụng mẫu biểu
- Bước 1: Chọn bảng cần tạo mẫu biểu. bình thường mọi người sử dụng biểu mẫu để dễ dàng dùng và quan sát hơn.
- Bước 2: Bạn nhấn chọn nút biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Khi đó bạn có thể tạo được một mẫu biểu tự động các trường trong bảng.
- Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Bạn nhìn thấy nút mũi tên ở dưới đây cùng dùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng thông qua việc ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.
Tạo một báo cáo
- Chọn bảng hoặc truy vấn.
- Nhấp chọn tab Tạo (Create).
- Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
- Thêm trường vào báo cáo.
- Thêm nhóm vào báo cáo.
- Lưu và chia sẻ báo cáo.
Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Bước 1: Mở công cụ Query Design -> Chọn Create -> Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Chọn The Show Table -> Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn chọn lựa tiêu chuẩn -> Chọn Close
- Bước 3: Thêm một trường được tạo ra -> Nhấn chuột và chọn cột truy vấn -> Chọn Design.
- Bước 4: Thêm những tiêu chuẩn (Bạn có thể chọn lựa các loại tiêu chuẩn khác nhau).
- Bước 5: Chọn Design -> Chọn Run để xem kết quả và chọn Ctrl + S để lưu truy vấn.
Xem thêm: Định nghĩa về Monopoly trong thị trường kinh doanh
Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel
| Microsoft Excel | Microsoft Access |
|---|---|
| Dùng bảng tính để tạo biểu đồ, đồ thị, mô hình dạng bảng. | Là một ứng dụng hoạt động như một chương trình cơ sở dữ liệu, giúp thu thập và phân loại dữ liệu. |
| Dùng cho các bảng tính (Spreadsheet) và tính toán tài chính. | Sử dụng để lưu giữ và xử lý một lượng lớn thông tin. |
| Dễ dàng để sử dụng. | Khó dùng hơn Excel. |
| Dung lượng lưu trữ ít hơn vì Excel không được xây dựng để lưu giữ dữ liệu. | Dung lượng lưu giữ nhiều hơn vì quyền truy cập chủ yếu được xây dựng để lưu giữ, sắp xếp và thực hành các bước cơ sở dữ liệu. |
| Kém linh hoạt hơn. | Linh hoạt hơn Excel. |
| Hoạt động trên mô hình dữ liệu Non-Relational hoặc flat worksheet. | Hoạt động trên mô hình multiple relational table hoặc sheet. |
| Khóa toàn bộ bảng tính (Spreadsheet). | Khóa dữ liệu ở Record Level. |
| Phù hợp với các phương án ngắn hạn và các dự án quy mô nhỏ. | Phù hợp cho các phương án lâu dài và các dự án quy mô lớn. |
Xem thêm: Marketing mix là gì? Các hoạt động marketing Mix mà bạn nên biết?
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Phần mềm Microsoft Access là gì? Cách sử dụng Microsoft Access. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (blog.hocexcel.online, mso.vn,…)
