Lợi ích của ERP là gì? Những hạn chế khi sử dụng phần mềm ERP

Có rất nhiều định nghĩa về ERP, có khái niệm cho rằng: “ERP là một hệ thống tổ hợp các quy trình làm việc và lên kế hoạch các nguồn lực của tổ chức như con người, máy móc, nguyên vật liệu, tài chính, … để làm ra giá trị tổng hợp cao nhất”.

Hay có quan điểm khác thì xem: “ERP là một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân đối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt dộng kinh doanh khác và là công cụ để điều khiển tự động và tổ hợp lại các chức năng văn phòng như kế toán, quản trị nhân công, tài chính và sản xuất”.

Tuy nhiên cách hiểu biết đơn giản và sát với thực tế nhất có lẽ xem hệ thống ERP là một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nó giúp chúng ta quản lý toàn bộ các họat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhờ một hệ thống liên kết các thông tin và quy trình sản xuất kinh doanh trong một hệ thống phần mềm tích hợp trong số đó các module chức năng của công ty liên kết, tương tác với nhau qua một hệ thống cơ sở dữ liệu chung.

Đối với các doanh nghiệp dùng phần mềm ERP, hoạt động của gần như toàn bộ các bộ phận sẽ đều hoạt động dựa trên đó, theo một quy trình thích hợp cho doanh nghiệp, vốn đã được mô hình hóa trực quan (3S thường dùng công cụ mô hình hóa doanh nghiệp XSOL InOrder ) .

Hay nói một cách nhất định hơn thì ERP chính là trục chính cho phép cung cấp nội dung đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa bộ phận cũng như từng thành viên. phụ thuộc vào luồng nội dung được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu rất nhanh hơn giữa các đơn vị trong công ty sẽ giúp tăng độ chuẩn chỉnh nhất cũng giống như giảm bớt tối đa thời gian truyền tải thông tin.

Như vậy hệ thống ERP hỗ trợ toàn diện quá trình tra cứu, học hỏi dữ liệu thông tin các hoạt động tại công ty. Đáng chú ý trong thời đại công nghiệp 4.0 như vào thời điểm hiện tại, việc xây dựng cũng như tăng trưởng hệ thống để quản lý dữ liệu bao quát cho các thị trường, chi nhánh mới hay sản phẩm và khách hàng mới vận dụng Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động cũng như năng lực sản xuất.

• Tối ưu hóa đạt kết quả tốt làm việc của nhân viên
• Cắt giảm khoản chi huấn luyện và đào tạo lại nhân viên cũ
• Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong lúc kinh doanh
• Cắt giảm khoản chi thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình tạo ra sản phẩm
• Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
• Vận hành tốt các sai lầm về tài chính quan trọng là quản lý dòng tiền
• Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
• Giá vốn hàng bán được tính toán chuẩn chỉnh nhất nhờ đấy mang đến ích lợi cao hơn

Không những có lợi ích thiết thực trong mang lại nội dung, quản trị hay giảm khoản chi, Phần mềm ERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm. Lý do là bởi các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP. Cụ thể:

Hệ thống ERP ghi lại và xác nhận thông tin liên quan đến hàng nhập bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, lý do trả hàng… gần như ngay lập tức, từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có khả năng nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa.

• Chi phí đầu tư lớn: Để đầu tư một hệ thống ERP hoàn chỉnh thường yêu cầu doanh nghiệp phải bỏ ra khoản đầu tư khá lớn. Hơn nữa, hệ thống ERP còn có nhiều dịch vụ kèm theo như bảo trì và nâng cấp phiên bản cập nhật, chi phí nguồn lực, khoản chi cho việc thay đổi quy trình bán hàng mới… Vì vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực về tài chính để xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.
• Thời gian triển khai kéo dài: Việc khai triển ERP đi sâu vào từng bộ phận trong doanh nghiệp và đòi hỏi cần có sự phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo việc vận hành hệ thống ERP được hợp nhất và tập trung. Bên cạnh đấy, công ty cùng cần phải chuẩn cũng như hoạch định lại nguồn tiềm lực của mình sao cho phù hợp, đó là các nguyên tố có khả năng làm cho việc triển khai ERP kéo dài và đôi khi còn dẫn đến sự thất bại không mong muốn.