Mục lục
ERP là gì?
Ứng dụng ERP là ứng dụng lên kế hoạch và xác định nguồn lực công ty (viết tắt là ERP). Một mô hình phần mềm công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập số liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Bộ tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ ship, Marketing và buôn bán, quản lý kho quỹ, kế toán phù hợp với tập đoàn lớn doanh nghiệp lớn.
Ứng dụng ERP giúp gì cho doanh nghiệp?
Quản trị tài chính – kế toán
Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải nắm được các số liệu báo cáo, dữ liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên sự chênh lệch, thiếu đồng nhất là việc không được tránh khỏi.
Với phần mềm ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Số liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tổng thể các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh. Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số thì tất cả thông tin liên quan đều được hoạt động tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót từ những phép tính thủ công, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Với phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến vào cuối tháng, cuối quý để rất có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất kỳ bao giờ muốn xem thì người chỉ đạo đều rất có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, điều chỉnh để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.
Quản lý nguồn nhân lực
Để quản lý hàng chục, hàng trăm nhân sự cùng một lúc không phải là điều đơn giản, nhất là với những doanh nghiệp có tương đối nhiều chi nhánh, con số này có thể nâng lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng ngành của từng nhân sự, mức độ hoàn có kết quả việc của nhân sự,… là điều bất khả thi.
Nhưng với ứng dụng ERP, công tác quản trị này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản trị có thể nắm được khung giờ hoạt động, khối lượng và giá trị công việc của nhân viên để rất có thể điều chỉnh mức lương và chế độ đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.
Mọi công tác liên quan đến quản trị nhân sự như: quản trị hồ sơ nhân viên, quản trị hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm cộng đồng,…. Cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
Quá trình làm việc của nhân viên cũng sẽ được giám sát và quản lý tận dụng triệt để. Kết quả ngành theo từng ngày, từng tuần hay theo từng tháng của mỗi nhân viên sẽ được lưu trữ trên ERP.
Nhân viên của bạn đang đảm nhận những công việc gì trong ngày, thực hiện ngành nghề đó ra làm sao, bán được bao nhiêu hàng hóa và doanh thu đem về bao nhiêu,… người chỉ huy đều hoàn toàn có thể nắm được những thông tin này. Một số phần mềm ERP còn có tính năng hoạt động tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị.
Ngoài ra, ứng dụng ERP còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng cộng đồng nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện ước của nhân viên cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.
Nâng cao năng suất làm việc
Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng ngành càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp hơn. Lúc này, phần mềm ERP sẽ là một công cụ tự động một phần hoặc tổng thể công đoạn sản xuất, từ việc chuẩn bị vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản trị đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều quy trình khác.
Nhờ chỉ tận dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp rất có thể tiết kiệm được khối lượng khoảng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho hiệu quả
Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên liệu,…. Sẽ mất khá nhiều thời gian, công sức và lực lượng lao động nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Mặc dù thế, với phần mềm ERP, việc quản trị hàng tồn kho sẽ được thực hiện hoạt động tự động mà không hề tốn thời gian hay công sức.
Hệ thống ERP giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên liệu còn nhiều ít như thế nào. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.
Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản trị hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, khoảng thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…
Quản trị thông tin quý khách hàng chuyên môn Pro
Quý khách hàng là người sẽ đem đến tiền lời cho công ty, bởi vậy mà các làm việc chăm sóc quý khách hàng sau khi bán cần phải được coi trọng, khiến họ tiếp tục dùng và quay lại mua sản phẩm của bản thân đồng thời trở thành đối tác doanh nghiệp lâu dài giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp rộng rãi hơn.
ERP sẽ hỗ trợ cho công ty của bạn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để hoàn toàn có thể quan tâm và phục vụ khách hàng một cách tận dụng nhất, chiếm được cảm tình trong lòng người tiêu dùng.
Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không riêng là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là thành phần cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản trị thông tin khách hàng là việc làm cấp thiết hơn bao giờ.
Thuận lợi liên lạc
Phần mềm ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Quan trọng hơn nữa là sẽ hỗ trợ cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau giảm thiểu đi rất nhiều.
Công đoạn triển khai 1 bản kế hoạch ERP
Kế hoạch ERP được hiểu là bản kế hoạch triển khai phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp cho cục bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà kế hoạch ERP sẽ vận dụng cho toàn cục hoặc 1 phần các phần hành của đơn vị kinh doanh đó.
Trong thực tế thì công đoạn triển khai dự án ERP khá phức tạp và tốn kém, đòi hỏi nhà quản trị phải có sự cân nhắc thận trọng và nguồn lực đủ mạnh thì mới hoàn toàn có thể vận dụng đầy đủ hệ thống quản trị nguồn lực vào tổng thể doanh nghiệp.
Một quy trình kế hoạch ERP bao gồm 5 bước căn bản bao gồm:
- Chuẩn bị cho bản kế hoạch ERP: Công đoạn sắp xếp cho bất kỳ dự án nào cũng vô cùng có ảnh hưởng và ERP cũng không phải là ngoại lệ. Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng ý định và kết quả cần đạt được. Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần chọn đơn vị uy tín triển khai giải pháp phần mềm ERP để có kết quả tốt nhất.
- Tạo dựng kế hoạch bản kế hoạch ERP: Sau khi DN có phương án lựa chọn được đơn vị tin tưởng cung cấp giải pháp ERP thì 2 bên sẽ cùng ngồi lại với nhau để đánh giá về nhu cầu, nguồn lực, tài nguyên… Tại bước này, doanh nghiệp cần đưa ra công đoạn chi tiết hiện tại của bản thân để nhà phân phối hệ thống quản trị nguồn lực sẽ có được bản kế hoạch chính xác nhất theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Thử nghiệm và đánh giá ứng dụng ERP: Tại bước này, đơn vị sản xuất dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP theo công đoạn quản trị của doanh nghiệp. Thông thường các tùy biến này chủ yếu là về mẫu báo cáo, trình tự các bước xử lý thông tin, mối quan hệ giữa các phòng ban…
- Đánh giá kế hoạch ERP: Tại bước này, công ty sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ mô hình ERP mà đơn vị dịch vụ đưa ra để có ý kiến chỉnh sửa. Nhân viên cũng sẽ có những buổi được huấn luyện và đào tạo, đào tạo về ứng dụng ERP là gì để dần làm quen với hệ thống mới.
- Triển khai hệ thống ERP: Sau khi đã thông qua về giải pháp ứng dụng ERP của nhà sản xuất dịch vụ thì DN sẽ tiến hành triển khai rộng rãi giải pháp này trên quy mô tổng thể. Các đợt đào tạo và giảng dạy quy mô lớn sẽ được triển khai và đưa vào thực tế hoạt động.
Hiện nay tại Việt Nam thì không có nhiều doanh nghiệp có đủ nguồn lực và nhu cầu triển khai hệ thống ứng dụng ERP. Tuy nhiên thì yêu cầu có 1 ứng dụng giúp quản lý làm việc buôn bán, thu chi,chăm sóc khách hàng… là điều vô cùng bức thiết.
Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải
– Được thiết kế với theo từng phần chuyên môn (moduler): Ứng với từng chức năng buôn bán sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module mua hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một chuyên môn. Với thiết kế module, DN hoàn toàn có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy kỹ năng.
– Có tính tích hợp nghiêm ngặt: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; chắc rằng đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý số liệu tại nhiều nơi; cho phép cài đặt các công đoạn luân chuyển chuyên môn giữa các phòng ban.
– Có tác dụng phân tích quản lý: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất buôn bán. Ví dụ rất có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn cục NVL, một công trình, một đơn sản phẩm, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng hoàn toàn có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình chuyên môn. Tùy thuộc vào thực tế có thể cài đặt các dữ liệu để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi dữ liệu, người dùng có thể setup công đoạn quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn biểu hiện trong khả năng quan hệ dữ liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau, từ không ít CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP còn có công dụng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng theo với công đoạn vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các công đoạn quản trị DN trong chương trình, từ đó setup công đoạn quản trị của mình và vạch ra và quyết thực hiện các công đoạn dự kiến trong tương lai.
Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?
Để áp dụng đúng giải pháp ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức làm việc của doanh nghiệp và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành ngành nghề của họ. Và việc thay đổi như vậy không tránh việc ảnh hưởng đến toàn thể công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành doanh nghiệp của bạn là đầy đủ tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của công ty bạn cao hơn các đối thủ khác, và khách hàng của bạn trọn vẹn hài lòng), trong tình trạng này thì không có lí do gì mà bạn phải quan tâm đến giải pháp ERP cả.
Điều cốt lõi là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm sao bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của chính mình.
Dẫu thế, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà cung ứng giảm đáng kể khung thời gian cung cấp các mô đun ERP. Quá trình triển khai nhanh hơn này (có nghĩa là khoảng thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại ứng dụng ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn được gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS).
Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là tổng thể nguồn lực lượng lao động (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy cập vào các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay nói một cách khác là các tiện ích ERP chia sẻ) với cách mối liên quan Web. Do ứng dụng này không cần phải được thiết lập giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên khung thời gian triển khai rất có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.
Bản kế hoạch ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group vừa mới đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán tổng chi phí sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ vấn đáp và các chi phí nhân sự nội bộ. Các chỉ số TCO bao gồm setup phần mềm và chi phí hai năm trước tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và đơn giản hóa hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 doanh nghiệp bao gồm những công ty có quy mô nhỏ, vừa và lớn theo nhiều công việc khác nhau thì TCO bình thường là 15 triệu đô-la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).
Mặc dù thật khó để đưa ra con số chi phí chính xác từ rất nhiều loại công ty khác nhau và các kết quả ERP mang lại, Meta đi đến một bảng liệt kê chứng mình rằng hệ thống ERP là thật sự đắc đỏ nhưng sẽ không là vấn đề gì đối với những công ty ứng dụng có kết quả hệ thống ERP.
Ngân sách cho ERP nên như thế nào?
Ở các thị trường tăng trưởng, nơi hầu hết các công ty đã ứng dụng giải pháp CNTT trong quản trị, việc lập ngân sách tài chính cho IT hàng năm đã trở thành thông lệ. Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống.
Thay vì mật độ đầu tư trên doanh số, DN thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, chính xác hơn là hệ số thu về vốn (ROI – Return On Investment). Sau bao lâu lời so với vốn sinh ra từ việc phần mềm hệ thống ERP hoàn toàn có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở nước ta việc định hướng đúng con số này không phải là chuyện dễ dàng và đơn giản.
Tuy vậy đây là bài toán đầu tư thông thường. Nếu công ty xác định rõ được mục tiêu đầu tư và được cung cấp tất tần tật thông tin về các giải pháp, họ hoàn toàn có thể đơn giản dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý toàn thể và hiện đại. Ở đây, ngoài nhà cung cấp giải pháp, nhà vấn đáp triển khai đóng vai trò đáng kể trong việc giúp khách hàng xây dựng một lộ trình có lý cho việc triển khai hệ thống ERP, nói rộng hơn là một chiến lược CNTT cho doanh nghiệp.
Lúc nào thì sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hóa việc buôn bán của bạn với bản kế hoạch ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ công ty hơn là với quý khách hàng, nguồn cung cấp hay các đối tác doanh nghiệp.
Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng bản kế hoạch là 31 tháng) sau khi vận hành hệ thống mới nhìn ra ích lợi của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.
Các ứng dụng ERP hiện nay tại nước ta
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại căn bản đó là:
Ứng dụng ERP đóng gói: Đây là một loại ứng dụng được các đơn vị cung cấp đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các chuyên môn hoặc một số chuyên môn nào đó của công ty.
Từ những thông số thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, chuyên môn đặc trưng của công ty, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một hình thức tổng thể.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nguồn cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình làm việc mà công ty đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.
Mặc dù thế, các tiện ích erp viết theo yêu cầu của công ty thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như giờ giấc triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu ứng dụng erp này thường phù hợp với những công ty, tập đoàn lớn quy mô rất lớn.
Phần mềm ERP nước ngoài: Loại này thường có công nghệ cao, công đoạn quản trị đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và phần lớn còn chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay.
Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài rất có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,…hầu hết đều có chi phí rất cao so với các công ty quy mô vừa ở Việt Nam.
Phần mềm ERP sẽ phù hợp với những công ty nào?
Với những lợi ích mà nó đem lại, các công ty sẽ phải cân đo đong đếm để đưa vào sử dụng phần mềm này trong làm việc quản lý của bản thân. Vậy, những công ty nào nên dùng ứng dụng ERP?
Câu trả lời là bất kỳ công ty nào cũng đều ứng dụng phần mềm erp vào trong làm việc điều hành, quản lý của bản thân mình. mặc dù thế, với chi phí không hề nhỏ, các công ty quy mô vừa và nhỏ thường ngại đầu tư khoản chi phí này.
Đầu tiên, đó là những công ty thường xuyên xảy ra những sai sót trong quá trình truy xuất, nhập thông số. dữ liệu giữa các bộ phận hay gặp phải tình huống sai sót, chênh lệch, chẳng hạn như: chênh lệch về số lượng hàng tồn kho, hàng xuất kho, hóa đơn bị chồng chéo,…
Không chỉ có vậy, nếu phát hiện được ngày càng có khá nhiều những quý khách hàng phản ánh hay phàn nàn về giá trị dịch vụ của công ty thì cũng là lúc bạn nên cân nhắc để dùng ứng dụng này.
Thứ hai, những công ty khởi đầu có khối lượng giao dịch thanh toán kinh doanh tăng nhanh và đột biến và đang có nhu cầu muốn mở rộng buôn bán, mở thêm các chi nhánh, shop hàng mới trên toàn quốc. Để vận hành và thích ứng với một mô hình kinh doanh lớn hơn, ứng dụng ERP sẽ là một lựa chọn có lý giúp doanh nghiệp của bạn phòng tránh được những sự không chắc chắn có thể phát sinh trong quá trình mở rộng.
Thứ ba, những doanh nghiệp đang làm việc với bộ máy quản trị cồng kềnh nhưng lại kém hiệu quả, muốn thực hiện tái cấu trúc cục bộ, “thay máu” cho toàn bộ công ty nhằm quản trị một cách hiệu quả hơn.
ứng dụng erp sẽ thay thế toàn cục tính năng của các công cụ quản lý rời rạc khác giúp công ty vừa tiết kiệm chi phí vừa tăng được hiệu quả giải quyết công việc.
Thứ tư, các công ty muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh hơn bình thường mà vẫn bảo đảm hiệu quả thì việc sử dụng phần mềm erp vào quản trị, điều hành là không thể không có.
Hi vọng với những thông tin trên, quý đọc giả đã hình dung phấn nào về erp. Nếu có thắc mắc gì hay cần tư vấn về phần mền ERP. Vui lòng để lại thông tin và số điện thoại bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực phản hồi cho các bạn.
Chúc các bạn thành công!
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit
