Văn phòng – một môi trường làm việc khá phức tập và có sự cạnh tranh rất cao. CHọn nơi làm việc văn phòng bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng làm việc văn phòng hiệu quả nhất. Cùng theo dõi ngay bài viết bên dưới để trau dồi cho mình nhiều kỹ năng làm việc hơn nhé.
Mục lục
Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?
Nhân sự hành chính bình thường sẽ đảm nhận các nhóm hoạt động sau đây:
- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, giải quyết thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các phòng ban công dụng để giải quyết hoạt động.
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch thực hiện công việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu giữ văn bản – hồ sơ: biên soạn các thơ từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các kiểu giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: rộng rãi cho nhân viên các điều chỉnh trong quy định của công ty, thực hiện các chủ đạo sách, chấm công cho tất cả người làm.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, hành động đặt báo chí, thực phẩm chiều lòng cho mong muốn của các nhân sự, kiểm kê chắc chắn số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, cung cấp nếu thiết yếu.
- Duy trì môi trường làm việc: săn sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi lúc chủ đạo nhân sự hành chủ đạo sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của tổ chức.
- Giúp đỡ các điểm pháp lý: tư vấn các vấn đề về giấy tờ, pháp lý, giúp đỡ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, chiến lược công tác của tổ chức.
Những kỹ năng làm việc văn phòng cho dân mới vào nghề
Thành thạo các kỹ năng trên máy tính
Đã là một người làm văn phòng thì không thể nói năng lực tin học của tôi chưa thành thạo. Đừng nghỉ rằng bạn chiết biết sơ sơ như các thao tác giản đơn như: Mở, tắt, đánh máy thông thường mà để hoàn thiện tốt công việc hành chính văn phòng bạn phải cần thành thạo trong cách làm việc với Word, Excel, Powerpoint,…
Thậm chí, bạn còn phải học bí quyết dùng outlook, viết email và gửi email thật chuyên nghiệp vì đây chính là các công việc mỗi nhân viên văn phòng phải làm hằng ngày. Bên cạnh đó, trong quá trình quản trị, để hoàn thiện tốt mọi hoạt động mà cấp trên giao xuống bạn còn phải siêng học hỏi những phần mềm, công cụ có ích khác có sự liên quan đến công việc.
Xem thêm Tổng hợp các kỹ năng giao tiếp trong ngành F&B cực kỳ quan trọng
Không ngừng thông minh – các kỹ năng làm việc văn phòng
Nếu như bạn cho rằng một người làm văn phòng chỉ nên thực hiện việc tàng tàng mà chẳng cần quá là nhiều cố gắng và cũng chẳng cần học hỏi, thông minh thì có lẽ bạn đã thực sự sai lầm rồi đó.
Thông minh không chỉ hỗ trợ bạn làm việc tốt hơn mà còn tránh được những cách làm dập khuôn, máy mó. Và một điều chúng tôi bảo đảm rằng thông minh có thể giúp bạn nâng cao hiệu năng hoạt động, đặc biệt là được sếp đề cao.
Nhiều nghiên cứu cho chúng ta thấy thông minh chủ đạo là yếu tố then chốt để một người làm có thể hoàn thiện tốt hoạt động hành chính văn phòng và hơn thế nữa họ sẽ được “sếp” chú ý, đề bạt những công việc quan trọng, thương hiệu cao hơn.
Xem thêm MỘT SỐ ĐIỀU MÀ BẠN NÊN LÀM ĐỂ TRẢI NGHIỆM ĐIỆN THOẠI ANDROID TỐT HƠN
Rèn luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: bạn biết không chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chuẩn xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu như bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức hoạt động.
Cách đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra toàn bộ những việc sẽ phải làm và thực hiện theo những gì đã viết. Sắp đặt một môi trường làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng thực hiện công việc cũng giống như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không hề có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.
Kỹ năng giải quyết tranh chấp
Năng lực thuyết phục, bàn bạc và xử lý mâu thuẫn là điều quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trên con đường tương lai của mình. Khi có thể giải quyết các tranh chấp đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện dần khả năng quản lý, giúp dung hòa các sự kết nối với đồng nghiệp và với sếp. Việc làm này góp phần không nhỏ vào thành công sau này của bạn.
Kỹ năng quản lý thời gian
Mỗi ngày đi làm, bạn đều sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Nếu như quản lý thời gian xấu, bạn sẽ bị “đè bẹp” trong đống công việc “khổng lồ”. Kết quả sẽ dẫn đến stress, khả năng làm việc kém, không hứng thú với hoạt động nữa. Để giải quyết nỗi lo này, bạn nên tạo ra một thời gian biểu, một lịch trình chi tiết để có khả năng làm giảm những sai sót không đáng có và cũng hỗ trợ bạn quản lý, làm chủ thời gian một bí quyết tối ưu. Nếu như con người thường xuyên “ép” mình vào khuôn khổ thì 8 tiếng nơi công sở sẽ không còn là nỗi ám ảnh với bạn nữa.
Xem thêm Trải nghiệm 3 thương hiệu tròng kính ánh sáng xanh chất lượng
Hiểu được cách “làm mới” hoạt động
Không ít người lầm tưởng rằng một người làm văn phòng không cần thông minh. Nhưng từ thực tế cho chúng ta thấy năng lực thông minh giúp thực hiện công việc tốt hơn. Thay vì làm hoạt động quen thuộc theo 1 cách dập khuôn thì bạn có khả năng thông minh ra bí quyết mới nhanh hơn, vượt trội hơn. Một người dám chấp thuận và chuẩn bị và sẵn sàng sáng tạo, thay đổi sẽ được đề cao. ngoài ra, nếu như bạn có thể sáng tạo, bạn sẽ là “trung tâm” trong những buổi họp bàn ý tưởng. Bảo đảm những người có thể sẽ được “sếp” chú ý và đề bạt những đầu việc chính, cao cấp hơn.
Trên đây là các kỹ năng làm việc văn phòng hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với tất cả mọi người. Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết.
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo ( careerbuilder.vn, timviecnhanh.com,… )
