Cách quản lý hệ thống kênh phân phối hiệu quả

Kênh phân phối là một tổ chức hệ thống các quan hệ bên ngoài doanh nghiệp nhằm quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp trên thị trường. Vậy làm thế nào để quản lý kênh phân phối hiệu quả. Cùng xem nhé.

Tổ chức – Thiết kế kênh phân phối

Thiết kế kênh phân phối có thể hiểu là việc xây dựng một hệ thống phân phối mới tại những khu vực chưa tồn tại hoặc để cải tiến những mô hình cũ không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Quá trình thiết kế kênh thường bao gồm 7 bước:

  • Nhận dạng nhu cầu thiết kế kênh.
  • Xác định và phối hợp kênh phân phối.
  • Phân loại công việc phân phối.
  • Phát triển các cấu trúc thiết kế kênh.
  • Đánh giá các biến số ảnh hưởng đến cấu trúc kênh.
  • Lựa chọn cấu trúc kênh tốt nhất.
  • Tìm kiếm các thành viên kênh.

Tùy vào mục đích thiết kế kênh là để phát triển, mở rộng tại những khu vực thị trường mới hay để hoàn thiện hệ thống kênh hiện tại mà người quản lý sẽ có những quyết định quản lý kênh riêng. Ví dụ, đối với những doanh nghiệp nhỏ mới ra thị trường, giai đoạn đầu họ sẽ chỉ khởi điểm với một thị trường giới hạn nhất định.

Nguyên nhân, doanh nghiệp nhỏ bị hạn chế về vốn – khả năng quản lý nên họ phải lựa chọn những kênh phân phối có sẵn mà không thể thiết lập được hệ thống phân phối riêng. Kênh phân phối mà họ chọn thông thường chỉ bao gồm vài nhân viên bán hàng, nhà phân phối (bán buôn), kết hợp với một số đại lý bán lẻ và có thể là doanh nghiệp vận chuyển

Xem thêm:  OKR là gì? Tất tần tật về OKR mới nhất hiện nay

Các bước xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

  • Nghiên cứu và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn hệ thống phân phối, tập trung vào các yếu tố như: Giới hạn địa lý của thị trường – đặc điểm và nhu cầu của khách hàng với sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp cung cấp; Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp (thực trạng và tiềm năng)…
  • Xác định rõ mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống kênh phân phối trên cơ sở mục tiêu chung của doanh nghiệp và các mục tiêu cụ thể về bán hàng. Xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả có thể đáp ứng nhiều yêu cầu, mục tiêu định hướng khác. Vậy nên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn mục tiêu.
  • Lựa chọn và phát triển các phần tử thuộc hệ thống phân phối (kênh phân phối). Các phần tử chủ chốt gồm hai nhóm cơ bản: lực lượng bán hàng của doanh nghiệp và người mua trung gian.
  • Thiết lập lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: đóng vai trò rất quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của kênh phân phối, lực lượng bán hàng này bao gồm: lực lượng bán hàng cơ hữu; các đại lý bán hàng có hợp đồng.
  • Đảm bảo khả năng kiểm soát hoạt động của kênh, đồng thời thường xuyên phân tích hiệu quả của từng kênh bán hàng cũng như toàn bộ hệ thống.
  • Hệ thống phân phối mang tính chất dài hạn, không thể dễ dàng thay đổi trong thời gian ngắn. Đặc biệt với xu hướng tiếp cận tới từng điểm bán lẻ như hiện nay thì việc tối ưu năng suất hệ thống phân phối là vấn đề doanh nghiệp cần đặt nặng.

Làm thế nào để việc quản lý kênh phân phối đạt hiệu quả

Đối với một doanh nghiệp thì việc tiêu thụ hàng hoá luôn là một vấn đề quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là một sản phẩm tốt đi kèm với một dịch vụ tốt sẽ giúp doanh nghiệp thành công mà còn phụ thuộc vào phương pháp tiếp cận mang sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng. Điều này sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường.

Trong giai đoạn thị trường cạnh tranh như hiện nay, kênh phân phối chính là cầu nối quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm của mình đến khách hàng, việc quản trị một kênh phân phối có hiệu quả là một thách thức với doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu về sản phẩm và thị trường tiêu thụ cũng như hệ thống phân phốinắm bắt được những thay đổi của thị trường từ đó có những quyết định kịp thời và chính xác giúp hoạt động của kênh phân phối đạt hiệu quả cao.

Nhà quản trị cần lưu ý những phương pháp sau để việc quản lý và điều hành kênh phân phối đạt hiệu quả:

  • Khuyến khích các thành viên trong kênh hoạt động:
    • Quan tâm và tìm hiểu những nhu cầu hay trở ngại mà nhân viên trong kênh đang gặp phải từ đó đưa ra sự trợ giúp các thành viên trong kênh, làm tăng sự đoàn kết giữa các thành viên trong kênh giúp cho hoạt động trong kênh đạt hiệu quả tốt hơn.
    • Khuyến khích các thành viên trong kênh: một kênh phân phối chỉ đạt được hiệu quả khi những thành viên trong kênh cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra, những biện pháp khuyến khích có tác động trực tiếp đến năng suất làm việc và chất lượng của kênh.
  • Đánh giá các hoạt động của các thành viên: Thường xuyên đánh giá hoạt động của những thành viên trong kênh thông qua những tiêu chuẩn như: mức doanh số, cách xử lý những hàng hoá thất thoát hư hỏng, mức độ quảng cáo sản phẩm và những dịch vụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng mà họ mang lại, từ đó có những chính sách thưởng – phạt phù hợp nhằm khích lệ tinh thần nhân viên, thắt chặt hơn việc quản lý bộ máy phân phối của doanh nghiệp.

Khuyến khích thành viên bằng chính sách phân phối

Chính sách phân phối mang yếu tố quyết định đến hiệu quả vận hành kênh phân phối. Thông thường, doanh nghiệp thường triển khai các loại hình chính sách sau:

  • Chính sách chiết khấu: Có nhiều hình thức chiết khấu khác nhau mà doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng như: chiết khấu phần trăm hoa hồng theo đơn hàng; chiết khấu thưởng; chiết khấu bán thẳng chênh lệch giá; chiết khấu thanh toán…
  • Chính sách công nợ: Đây là điều kiện để giữ chân nhà phân phối, thể hiện sự hỗ trợ về mặt tài chính. Theo đó, doanh nghiệp sẽ cho phép đối tác thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên nó sẽ là “con dao 2 lưỡi”. Bởi thu hồi công nợ là yếu tố sống còn với nhà sản xuất để chi trả cho nhà cung cấp, tái đầu tư và quay vòng sản xuất. Trong khi đó gia hạn công nợ lại là một cách để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh bán lẻ. Việc thanh toán công nợ hay thanh toán gối đầu khiến NPP phụ thuộc vào doanh nghiệp sản xuất, và ngược lại doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của NPP. Vì vậy, cần phải có quy định chặt chẽ về thanh toán nhằm tạo mối quan hệ công bằng trong kinh doanh.
  • Chính sách đổi trả hàng: Đổi hay trả hàng thường phát sinh trong trường hợp sản phẩm Nhà phân phối nhận không đúng với thỏa thuận mua hàng ban đầu hoặc có lỗi thuộc về đơn vị sản xuất. Khi đó NPP có quyền yêu cầu được thay đổi sản phẩm khác hoặc trả hàng mới.
  • Chính sách hỗ trợ thương mại: các chương trình giới thiệu sản phẩm mới tại từng điểm bán, vật dụng trưng bày, POSM…
  • Chính sách hỗ trợ giá: Trong quá trình phân phối sẽ xuất hiện tình trạng giá bán hàng chênh lệch (tăng hoặc giảm). Để đảm bảo quyền lợi NPP, doanh nghiệp sản xuất thường có quy định riêng, ví dụ: Trong trường hợp tăng giá bán phải thông báo tối thiểu 45 – 60 ngày.

Điều quan trọng của một chính sách phân phối là doanh nghiệp sản xuất phải cho đối tác thấy rõ được mình sẵn sàng giúp đỡ họ trong mọi hoàn cảnh. Việc hỗ trợ luôn diễn ra liên tục, không phải chỉ tập trung ở giai đoạn đầu “làm quen”. Nhà sản xuất phải thường xuyên động viên, khuyến khích các trung gian nhưng đồng thời cũng phải thiết lập ra mức KPIs để theo dõi hiệu quả công việc.

Đánh giá hoạt động của các thành viên kênh

Việc đánh giá hoạt động của họ là rất quan trọng, mang tính thời kỳ và là sự xem xét tổng hợp.

  • Hoạt động bán: đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và hay được sử dụng nhất là để đánh giá hoạt động của các thành vên kênh. Thông thường người quản lý đánh giá hoạt động bán dựa trên:
    • Doanh số bán hiện tại của các thành viên kênh so với lượng bán hàng trong lịch sử.
    • So sánh khối lượng bán của mỗi thành viên kênh với tổng lượng bán của các thành viên kênh.
    • Lượng bán của từng thành viên kênh so với các chỉ tiêu đã được xác định trước.
  • Duy trì tồn kho: lượng tồn kho được thể hiện trong hợp đồng buôn bán của các thành viên kênh. Xác định một mức tồn kho đều đặn là cần thiết bởi nó đảm bảo cho tính sẵn có của hàng hoá trên thị trường. Hoạt động tồn kho được thể hiện bởi:
    • Mức tồn kho trung bình của các thành viên kênh là bao nhiêu?
    • Điều kiện và phương tiện tồn kho như thế nào?
  • Ngoài ra các nhà quản lý phải đánh giá hoạt động của các thành viên kênh dựa trên sức cạnh tranh của các thành viên đó.

Lựa chọn các kênh phân phối

Một kênh phân phối là phương pháp một công ty sử dụng để có được sản phẩm của mình vào thị trường cho người tiêu dùng. Các kênh truyền thống đi từ nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối, bán sỉ và bán lẻ. Hai loại kênh phân phối tồn tại: gián tiếp và trực tiếp.

– Kênh gián tiếp được sử dụng bởi những công ty không bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Nhà cung cấp và nhà sản xuất thường sử dụng các kênh gián tiếp bởi vì chúng tồn tại đầu tiên trong chuỗi cung ứng. Tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp và sản phẩm, mà doanh nghiệp chọn kênh phù hợp cho mình.

Các nhà phân phối, bán sỉ và bán lẻ là các kênh hàng đầu của nhà kinh doanh có số lượng lớn khách hàng phân tán khắp mọi nơi. Từ đó, dẫn đến việc nhà sản xuất có thể không đáp ứng đủ nguồn lực để “chạy” một hoạt động bán hàng trực tiếp. Tuy doanh nghiệp sẽ không trực tiếp kiểm soát những mối quan hệ khách hàng, nhưng họ có thể thực hiện các hình thức ảnh hưởng đến mức độ phục vụ của nhà phân phối với khách hàng.

Một kênh phân phối trực tiếp là nơi một công ty bán sản phẩm của mình trực tiếp đến người tiêu dùng. Trong khi các kênh trực tiếp không phổ biến nhiều năm trước đây thì internet đã tăng lên rất nhiều việc sử dụng các kênh trực tiếp. Ngoài ra, các công ty cần phải cắt giảm chi phí có thể sử dụng các kênh trực tiếp để tránh trung gian đánh dấu trên sản phẩm của họ.

Đại lý bán hàng và bán hàng internet là hai loại kênh phân phối trực tiếp phổ biến. Đại lý bán làm việc cho các công ty và tiếp thị sản phẩm của họ trực tiếp đến người tiêu dùng thông qua thư đặt hàng, các cửa tiệm hoặc các phương tiện khác. Internet là một kênh phân phối dễ dàng vì sự tiếp cận đến người tiêu dùng trên toàn cầu luôn sẵn sàng.

Hệ thống phân phối có thể đơn giản như bán hàng rong hay phức tạp và tinh vi như các mạng vận chuyển quốc tế. Họ là trung tâm của sự thành công của công ty, vì họ là có liên quan trực tiếp đến doanh thu và họ cung cấp các liên kết cuối cùng giữa việc tạo ra một sản phẩm và làm cho nó có sẵn cho thị trường mục tiêu của nó.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý kênh phân phối

Không ứng dụng công nghệ vào quản lý kênh phân phối

Với các doanh nghiệp lớn đa chi nhánh, phải quản lý đa kênh, và nhiều cấp đại lý, việc quản trị kênh luôn là bài toán đòi hỏi tư duy nhanh nhạy và am hiểu sâu sắc hệ thống phân phối. Khởi tạo một hệ thống phân phối đã khó, quản lý và duy trì để hệ thống hoạt động ổn định càng khó hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn, những tập đoàn rất thành công trong việc quản lý hệ thống đại lý, có chung xu hướng ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào công tác quản lý. Một phần mềm về quản trị tổng thể ERP sẽ là phù hợp nếu doanh nghiệp muốn quản trị toàn bộ các nghiệp vụ kênh phân phối, từ việc giám sát nhân viên bán hàng, tối ưu quy trình bán hàng, quản lý kho hàng, công nợ,.. Để từ đó tăng hiệu quả tiêu thụ hàng hóa của toàn bộ kênh.

Trên thực tế, các doanh nghiệp hiện nay còn nhiều nghi ngại và lúng túng trong việc áp dụng công nghệ mới, rất ít doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng phương thức quản lý mới này. Không chỉ SME, các doanh nghiệp lớn cũng từng mắc phải những lỗi trên khi thiết lập và quản trị hệ thống phân phối.

Xem thêm:  ERP và CRM là gì ?

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top