OKR là gì? Tất tần tật về OKR mới nhất hiện nay

Áp dụng phương pháp OKR để quản trị hiệu quả mục tiêu trong doanh nghiệp đã được minh chứng bởi thành công của nhiều bộ máy quản lý các tập đoàn hàng đầu thế giới, như Google, Twitter, LinkedIn, Facebook, Microsoft, Uber,…

OKR là gì?

OKRs (Objective Key Results) không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.

Cụ thể:

1. OKRs cho phép chúng ta “đào sâu” hơn về ý nghĩa của các con số. Việc kiểm tra kết quả của OKRs kĩ lưỡng giúp chúng ta đặt thêm nhiều câu hỏi cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, hay dự đoán tương lai dựa trên các chỉ số thể hiện kết quả.
2. OKRs là một cam kết về thời gian và nỗ lực liên tục của toàn bộ các cá nhân trong tổ chức. Chúng ta sẽ tránh khỏi tình huống đặt các mục tiêu “vô thưởng vô phạt”, đặt ra không có cá nhân hay nhóm nào thực hiện, hoặc quá khả năng của nhóm/cá nhân.
   OKRs chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKRs. Cụ thể, OKRs được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết.
3. OKRs nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKRs chú trọng nhiều hơn đến những việc không-được-hoàn-thành cũng như những việc được-hoàn-thành để đo lường các đóng góp cho tổ chức.
4. Tất cả các nhân viên đều làm việc cùng nhau là một đặc điểm quan trọng của OKRs nhấn mạnh yếu tố hợp tác liên chức năng và giá trị của các nhóm trong việc tạo nên thành công của tổ chức. OKRs phải được tổ chức và sử dụng để tối ưu hoá sự hợp tác và gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức.

Lợi ích của OKR

OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

• Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ

OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.

• Tập trung vào những vấn đề thiết yếu

Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.

• Tăng tính minh bạch

OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.

• Trao quyền tới nhân viên

Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.

• Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu

Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.

• Đạt kết quả vượt bậc

OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.

Phương pháp quản trị OKR mang lại lợi ích về cả con người, năng suất và văn hoá doanh nghiệp

Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì

KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào chỉ số giúp dự án thành công.

OKR thì có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, OKR và KPI là hai yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Cách xây dựng OKR

Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:

Đối với Objective:

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
• Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
• Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Đối với Key Result:

Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu. Key Result cần:

• Phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
• Tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

Ví dụ về các chỉ số OKR

Ở cấp độ Doanh nghiệp

Mục tiêu (Objective): Tăng trưởng Doanh nghiệp

Kết quả then chốt:

1. Đạt đến doanh số bán hàng 1 triệu USD Mỹ
2. Tăng trưởng doanh số gấp đôi qua từng năm tại thị trường Tp.HCM
3. Tăng trưởng mức độ thỏa thuận về giá lên 25%
4. Giảm tiền hoa hồng ít hơn 4%

Ở cấp độ phòng ban – Marketing

Mục tiêu: Tăng trưởng khách hàng tiềm năng

Kết quả then chốt:

1. Đạt 150 khách hàng tiềm năng từ Email Marketing
2. Có được 100 khách hàng tiềm năng từ Blog
3. Thu được 50 khách hàng tiềm năng từ tìm kiếm (Search)
4. Chốt được 10 khách hàng tiềm năng qua kênh đối tác

Ở cấp độ phòng ban – Kinh Doanh

Mục tiêu: Đạt được mức lợi nhuận cao nhất

Kết quả then chốt:

1. Đạt được lợi nhuận 50.000 USD mỗi quý.
2. Bắt đầu mua bán trên 2 thị trường mới và đạt được doanh thu trên 50.000 USD trong quý đầu tiên.
3. Phát triển lợi nhuận ròng từ 50% lên 60%.

Ở cấp độ phòng ban – Product

Mục tiêu: Ra mắt thành công App mới

Kết quả then chốt:

1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 3
2. 100 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store.

Các bước áp dụng OKR trong doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào việc áp dụng OKR vào quản trị doanh nghiệp, bạn cần phải có cái nhìn chính xác về những khó khăn mà mình đang mắc phải. Nó cách khác, bạn đang muốn doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu gì trong tương lai.

Bạn có thể coi OKR là một trường phái quản lý, nhưng nó cũng có thể là một chương trình đào tạo dài hạn dành cho toàn thể nhân viên trong văn phòng.

Chương trình này bao gồm 2 giai đoạn: Giai đoạn đầu chuẩn bị chiến lược, sau đó là áp dụng thực tế.

Thiết lập cơ cấu quản trị OKR trong doanh nghiệp

Thông thường, người ta thường thiết lập chương trình OKR theo 2 nhóm đối tượng độc lập, phân mốc thời gian riêng biệt theo năm và theo quý. Mục tiêu doanh nghiệp có thể thực hiện hàng năm để thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả.

Với mỗi phòng ban, mục tiêu có thể được review theo từng quý để linh hoạt thay đổi chiến lược sao cho phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bắt tay xây dựng chiến lược OKR

Xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh

Phần lớn các doanh nghiệp đều có tầm nhìn và sứ mệnh. Tuy nhiên, hai khái niệm này có thể mang tính trừu tượng, thậm chí còn có phần mâu thuẫn lẫn nhau. Lời khuyên ở đây là bạn cần phải thiết lập hai khái niệm này sao cho rõ ràng và cụ thể nhất có thể.

Tầm nhìn và sứ mệnh còn phải mang tính dài hạn, “nhìn xa trông rộng”. Nó không nhất thiết phải khả thi ngay trong thời gian ngắn mà có thể áp dụng trong 10 năm, 15 năm, thậm chí trong 25 năm nữa.

Xác định OKR cụ thể

Để xác định OKR cho toàn thể doanh nghiệp, bạn nên tổ chức một buổi họp nơi mọi ý kiến của nhân viên đều được thu thập và tôn trọng. Những ý tưởng khả thi nhất sẽ được lựa chọn, số OKR lý tưởng của các công ty có thể áp dụng vào thực tế nên rơi vào tầm từ 3 đến 5 OKR.

OKR có thể được thể hiện dưới dạng văn bản, note trên bảng thông báo. Mục tiêu ở đây là tất cả các OKR đều phải được thực hiện ngay trong năm tiếp theo.

Ví dụ về OKR – Cách xây dựng Mục tiêu và Kết quả then chốt

Cùng tham khảo một vài ví dụ về OKR trong doanh nghiệp dưới đây:

Ví dụ về OKR trong lĩnh vực Sales

Mục tiêu (Objective) : Tổng doanh thu năm 2019 đạt 10,000,000 USD

Kết quả then chốt (Key result):

1. Đạt mức doanh thu định kỳ hàng tháng 834,000 USD
2. Giá trị đăng ký trung bình ít nhất $ 295 mỗi tháng
3. Tỷ lệ phần trăm gia hạn hàng năm 75%
4. Tỷ lệ biến động từ 3 – 5% hàng tháng.

Ví dụ về OKR trong lĩnh vực Marketing

Mục tiêu (Objective) : Thu hút 3,000 người dùng mới cho ứng dụng điện thoại mới ra mắt trong vòng 1 tháng.

Kết quả then chốt (Key result):

1. Tỷ lệ tải xuống tăng 20%, đạt mức 100 lượt tải xuống mỗi ngày.
2. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
3. Xuất hiện trên 4 tạp chí công nghệ ( Mashable, Techcrunch, PC world, Wired)

Câu chuyện thiết lập mục tiêu theo OKR tại Uber

Uber là một công ty tiêu biểu trong việc áp dụng phương pháp OKR để quản trị mục tiêu chiến lược. Hãy cùng xem “bản đồ” lộ trình phát triển của họ năm 2016.

• Mục tiêu I (Objective): Độ “phủ sóng” của các tài xế trên toàn hệ thống đạt ít nhất 20%

Kết quả then chốt (Key result):

1. Tần suất xuất hiện của các tài xế ở mỗi khu vực đạt ít nhất 25%
2. Tăng thời gian lái xe trung bình của tài xế lên 26h/ tuần, ở tất cả các khu vực hoạt động
3. Số lượng tài xế tăng thêm 5,000,000 người lái trên toàn thế giới.

• Mục tiêu II: Mức độ hài lòng của khách hàng đạt 70%

Kết quả then chốt:

1. Giảm thời gian đón khách xuống dưới 10 phút.
2. Tiến hành xếp hạng tài xế trên bảng 5 sao (Dựa trên đánh giá của khách hàng về thái độ và tỷ lệ hủy chuyến đi) và cung cấp thông tin này cho mọi người dùng.

​Xem thêm:  Kpi là gì? KPI Mẫu và cách tính KPI

Lỗi OKR thường gặp

1. Sử dụng OKR làm danh sách công việc.

Sử dụng OKR để đo lường giá trị, chứ không phải để thực hiện các tác vụ nhỏ lẻ. Do đó, bạn cần hiểu sự khác biệt giữa Kết quả then chốt dựa trên Giá trị và Hoạt động.

2. Đặt quá nhiều OKR.

Lỗi này là hậu quả phổ biến của cái đầu tiên. Thay vì một danh sách công việc phải làm, OKR liệt kê các ưu tiên hàng đầu của bạn. OKR là định nghĩa của bạn về những gì quan trọng nhất.

Ngay cả khi bạn đang sử dụng Kết quả then chốt dựa trên giá trị, bạn cần tập trung trọng điểm nếu không nhân viên sẽ không nhớ OKRs của họ.

3. Không căn chỉnh OKR của bạn.

OKR là một công cụ căn chỉnh, vì vậy bạn không bao giờ nên đặt OKR riêng lẻ. Bạn phải nói chuyện với các đội khác.

4. Đặt nó và quên nó đi.

OKR không phải là bản Nghị quyết cho năm mới. Nếu không theo dõi thường xuyên, bạn sẽ không bao giờ đạt được chúng.

Cách đánh giá OKR

OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.

Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing

Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng…

• Có hai loại kết quả then chốt

Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn các hoạt động đo lường được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.

0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.

Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

• Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

OKR có thể là một lăng kính để đánh giá cá nhân (hoặc tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc, các cá nhân sẽ cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để được coi là thành công. Động lực này sẽ hạn chế mặt tích cực của mô hình OKR.

• Buổi họp chốt lại về OKR rất cần thiết

Vào đầu mỗi quý, công ty nên cùng ngồi lại và thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể thay đổi dựa trên quy mô công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo.

Bằng việc rà soát lại toàn bộ quá trình, bạn sẽ có dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc của công ty, học từ những thách thức và tối ưu hoá cho tương lai.

Xem thêm:  HOẠT ĐỘNG CÔNG VIỆC THEO CẤU TRÚC PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.