Sop là một trong những thuật ngữ rất phổ biến được dùng nhiều trong giới công ty, nhà hàng, khách sạn sử dụng nhưng thực chất bạn có hiểu SOP là gì và làm sao để ứng dụng SOP thật hiệu quả? Hãy cùng Winerp.vn nghiên cứu thật sâu về chủ đề Sop là gì nhé?
Mục lục
Sop là gì?
SOP ( viết tắt của Standard Operating Procedure) là các công thức thực hàng các bước chuẩn. công thức giúp nhân viên mới có thể làm quen nhanh với môi trường thực hiện công việc, hiểu một cách rõ ràng hơn về hoạt động và vai trò tại vị trí mình đảm nhiệm, tránh sai sót xuất hiện. Có nhiều lĩnh vực ứng dụng SOP được áp dụng như giáo dục, hành không, quân sự… , ngành Du lịch, Dịch vụ, Nhà hàng – Khách sạn cũng không ngoại lệ. SOP được ứng dụng trong việc tạo các quy trình chuẩn cho riêng cho các phòng ban trong khách sạn như nhà hàng, lễ tân, buồng phòng… để chỉ dẫn hoạt động , duy trì chất lượng, hiệu quả hoạt động cao nhất, giúp cấp lãnh đạo giám sát và ngăn ngừa phung phí tài nguyên của khách sạn.
Quy trình thao tác chuẩn
Công thức thao tác chuẩn SOP là quy trình giúp tránh khỏi các sai sót. nếu làm theo đúng các bước trong công thức, nó giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc. quy trình thực hàng các bước chuẩn này được sử dụng trong mọi lĩnh vực không giống nhau. Đáng chú ý, khi áp dụng SOP vào lĩnh vực bán hàng mặt hàng đồ uống, Nhà hàng – Khách sạn thì hiệu suất làm việc của bạn có thể càng được nâng cao hơn. Bởi đây chính là cơ sở chỉ dẫn hoạt động cho nhân viên của từng vị trí khách sạn; cơ sở nhận xét, chia loại mức độ hoàn thiện công việc; giúp đề bạt với nhân sự có năng lực; căn cứ chính xác để huấn luyện nhân công trong khách sạn.
Khi sử dụng quy trình thao tác chuẩn SOP, bạn sẽ nhận được các lợi ích như sau:
– Tiết kiệm thời gian thực hiện công việc, sửa đổi và nâng cấp và tăng hiệu suất.
– Ngăn ngừa phung phí tài nguyên do không thực hiện thao tác chuẩn.
– Ổn định chất lượng đầu ra, năng suất thực hiện công việc ổn định.
Công thức SOP trong khách sạn
Công thức SOP trong khách sạn là sự cộng hưởng công việc giữa các phòng ban, phòng ban trong khách sạn giúp tối ưu hoá hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian thực hiện công việc, hạn chế sai sót trong hoạt động.
Trong ngành khách sạn, có vô cùng nhiều mảng áp dụng công thức thao tác chuẩn SOP. trong số đó co thể kể đến: lễ tân, dọn phòng, phục vụ nhà hàng, thanh toán, setup đồ, … Mỗi phòng ban lại sự khác biệt cùng nhiều quy chuẩn SOP riêng biệt.
Có thể nói, SOP trong khách sạn là những quy định, quy tắc chuẩn được đặt ra để các nhân viên phần mềm vào hoạt động thường ngày của mình. nhân viên buồng phòng dọn dẹp , setup phòng theo quy chuẩn; lễ tân thực hiện công thức check in, check out theo quy chuẩn; nhân sự phục vụ setup bàn, đón khách theo quy chuẩn; …
Trong khách sạn, SOP là gì?
Sop là gì? Trong ngành khách sạn, mọi lĩnh vực áp dụng công thức vận hành theo tiêu chuẩn SOP, bao gồm: lễ tân, dọn phòng, phục vụ, thanh toán, cấu hình đồ nội thất, v.v. Mỗi bộ phận hiện tại có những sự sai biệt cũng như nhiều những quy trình chuẩn SOP riêng biệt.
Có thể nói rằng các SOP trong khách sạn là các quy tắc , quy định chuẩn mực mà nhân viên phải áp dụng cho công việc hàng ngày của họ như người làm vai trò buồng phòng thì cần phải thực hiện dọn dẹp, nhân sự lễ tân thực hiện các thủ tục nhận phòng và trả phòng theo tiêu chuẩn; bồi bàn đặt bàn, chào khách theo tiêu chuẩn;…
Các mô hình SOP tiêu chuẩn ở mỗi phòng ban của khách sạn là không giống nhau. tuy vậy, điểm chung của các tiêu chuẩn là:
- Áp dụng cho đối tượng mục tiêu nào.
- Dấu hiệu của từng giai đoạn.
- Yêu cầu với đối tượng mục tiêu thực hiện là gì?
- Các điều cần lưu ý khi thực hiện thao tác.
…
Vai trò của SOP là gì trong hoạt động của toàn bộ các phòng ban khách sạn
SOP được tạo ra khi đã nghiên cứu công việc của những phòng ban, cá nhân nhất định, phối hợp công việc giữa những vị trí và những bộ phận… vì thế, SOP là công cụ để điều phối các bộ phận, có ý nghĩa giúp các bước thực hiện công việc được thực hiện hiệu quả hơn, rằng nếu như mỗi phòng ban, người làm việc theo SOP, toàn bộ hệ thống sẽ công việc tốt. vì lẽ đó có khả năng tổng kết lại những vai trò mà SOP đem lại hiện tại là như sau:
– Các SOP làm cơ sở để chỉ dẫn hoạt động của cấp dưới tại mỗi bộ phận hay một vị trí nhất định trong khách sạn.
– Giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất làm việc
– Công thức vận hành làm cơ sở để đánh giá và chia loại cấp độ hoàn thành hoạt động mà mỗi cá nhân có thể kiểm soát tiến độ , thiết lập các kế hoạch cải tiến phù hợp.
– Giúp những nhà quản lý đánh giá công việc tổng quát hơn, là cơ sở của các công việc như khen thưởng, kỷ luật…
– Công thức công việc cũng là cơ sở để xác định các kỹ năng, Ưu và nhược điểm của nhân viên, từ đó tăng trưởng các kế hoạch huấn luyện nguồn nhân lực thích hợp.
Tạo ra được công thức SOP chuẩn, khoa học nhất vào thời điểm hiện tại
Để đạt được kết quả trên, người thiết kế công thức chuẩn và nhân sự thực hiện phải đáp ứng nhiều đòi hỏi. Đó là về việc đưa ra một quy trình SOP chuẩn mực để thực thi phong phú chúng.
Những quy chuẩn nhân sự cần thực hiện đủ và đúng theo quy trình SOP là gì?
Quy trình SOP chuẩn áp dụng ở từng vị trí, phòng ban trong khách sạn là hoàn toàn không giống nhau. Phải dựa trên mọi điều kiện, mọi vị trí để đưa ra một công thức phù hợp , khoa học.
Ngoài việc phụ thuộc vào các điều kiện cụ thể của khách sạn nơi bạn đang thực hiện công việc, cácnhà phát triển SOP có thể đọc thêm và nghiên cứu các công thức của những khách sạn và nhà hàng khác để tránh các sai lầm không quan trọng trong suốt quá trình vận hành của công ty
Nhân sự cần thực hiện theo quy trình chuẩn SOP đầy đủ và đúng
Để Sop là gì có hiệu quả nhất có thể, những người thực hiện nó phải tuân theo công thức đã đặt ra từ trước.
Nhân viên không phải là người đặt ra POS, vì thế họ chẳng phải là người “tạo” , “biến đổi” quy trình đấy. tuy vậy, Khi mà đã hoàn thiện, nếu như phát hiện ra các điều không hợp lý, nhân sự phải suy xét về hướng giải quyết kịp thời.
Đồng thời, để làm ra các công thức SOP, thì những người thiết kế , làm ra nó cũng sẽ cần phải ghi lại và xác nhận những góp ý từ phía khách hàng, cùng lúc đó phía nhân viên cũng phải chấp nhận cũng giống như đóng góp ý kiến của mình với cấp trên.
Ban quản lý khách sạn phải giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy trình SOP là gì?
Những nhà lãnh đạo cần nghiên cứu , hiểu công việc của họ và vị trí của họ trong lĩnh vực quản lý của họ.
Đào tạo , giải thích cặn kẽ từng công thức cho nhân viên; đồng thời, giám sát khắn khít quá trình thực hiện những chuẩn mực SOP cho người làm công bên dưới cấp của mình.
Tiếp nhận ý kiến được đưa rõ ra từ nhân viên cấp dưới. Dựa trên các chỉnh sửa trong những yếu tố liên quan đến tiêu chuẩn SOP, từ đó đưa ra các điều tiết thích hợp để sở hữu được một quy trình SOP khoa học , hoàn chỉnh nhất có khả năng.
SOP là gì trong logistics
Bạn sẽ dễ nhầm tưởng là Logistics chỉ là dịch vụ vận chuyển. thực chất, Logistics lại mang khái niệm vô cùng rộng , vô cùng quan trọng với mọi công ty sản xuất. Logistics là thuật ngữ chuyên môn có gốc Hy Lạp và từ tiếng Việt có nghĩa gần nhất là “hậu cần”.
Logistics thuộc chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những hoạt động có sự liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng được cấp đến người tiêu thụ cuối cùng.
- Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải chú ý , có chiến lược Logistics phù hợp. Mỗi kế hoạch Logistics tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức , tiền bạc hiệu quả. ngày nay, Logistics cũng là một trong những ưu thế tốt, giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Tuy quy trình căn bản đơn giản như vậy tuy nhiên với doanh nghiệp càng lớn là những công ty xuất khẩu thì Logistics sẽ là kế hoạch cần đầu tư công sức , tiền bạc. Với các hoạt động sau đây sẽ giúp bạn hiểu một cách rõ ràng hơn SOP là gì trong Logistics.
- Dịch vụ khách hàng.
- dự đoán mong muốn.
- Nội dung trong phân phối.
- Kiểm soát lưu kho.
- Vận chuyển nguyên vật liệu.
- Quản lý quá trình đặt hàng.
- Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho.
- Thu gom hàng hóa.
- Đóng gói, xếp dỡ hàng.
- Phân loại hàng hóa.
SOP là gì trong sản xuất?
SOP viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure là công thức thực hàng các bước chuẩn. Từ SOP có thể dùng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ cho đối tượng mua hàng được xảy ra theo quy trình chuẩn mực, đảm bảo chất lượng cao , hạn chế các sai sót xuất hiện nếu như có. Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.
- Trong sản xuất, kiểm soát chất lượng là công đoạn cam kết đối tượng mua hàng nhận được hàng hóa không có lỗi và đáp ứng được mong muốn của họ. Để có thể ngăn ngừa vấn đề đấy ta có khả năng thông qua làm chủ chất lượng đạt kết quả tốt trong sản xuất. ích lợi của việc sử dụng kiểm soát chất lượng trong sản xuất bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
- Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
- Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới.
- Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường.
- Cải thiện độ an toàn.
- Giảm rủi ro nợ.
- Góp phần tạo nhãn hiệu tích cực cho hàng hóa của bạn.
Sop là gì trong nhà thuốc
- Liệt kê các công việc cần phải làm
- Thực hiện chuẩn mực những gì đã viết, lên danh sách
- Ghi chép lại tất cả quá trình các gì đã thực hiện
- Định kỳ soát xét lại hệ thống SOP
Quá trình biên soạn quy trình thực hành các bước chuẩn cần dùng ngữ như sau:
- Theo mệnh lệnh cách.
- Văn phong ngắn gọn, dễ hiểu
- Tránh sử dụng từ: Đa nghĩa, khó hiểu, trừu tượng, từ địa phương
Các thành phần của bộ máy quy trình thực hàng các bước chuẩn cần có:
- SOP mẫu.
- SOP mới, bao gồm:
- SOP chưa ban hành, đang được soạn thảo hay sửa đổi
- SOP đang lưu hành, đã được ban hành lần đầu hay ban hành lại
- SOP cũ: SOP đã bị thay thế và thu hồi
Nhà thuốc đạt chuẩn thực hành mới cam kết chất lượng uy tín
Những danh mục công thức thao tác chuẩn tối thiểu
- Quy trình mua thuốc , làm chủ chất lượng
- Công thức bán thuốc theo đơn
- Công thức bán thuốc không kê đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi
- Quy trình pha chế thuốc theo đơn
Tổng kết
Sop là một trong những yếu tố quan trọng về quản lý, những cấp bậc quản trị trong công ty cần phải nắm rõ. Hy vọng qua bài viết này Winerp.vn đã giúp quý đọc giả hiểu được tầm quan trọng của SOP cũng như áp dụng SOP một cách hiệu quả.
Nếu bạn là một người quản lý của doanh nghiệp và đang muốn tăng trưởng doanh nghiệp của mình – Liên hệ tư vấn miễn phí và triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp WinERP cho doanh nghiệp.
- Leo Minh – Sales Manager WinERP – Admin Cộng đồng quản trị doanh nghiệp tổng thể WinERP
- SĐT: 0708.777767 – 0775.386888
- Email: minh.caonguyenleminh@gmail.com
