HOẠT ĐỘNG CÔNG VIỆC THEO CẤU TRÚC PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP

Rate this post

Hoạt động công việc của các phòng ban trong công ty được mình mô tả trong bài viết này sẽ giúp các anh/chị có các góc nhìn sâu và hiểu rõ hơn khi một doanh nghiệp hoạt động quy mô từ nhỏ đến lớn.

Mục lục

1. PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Quản lý chủ yếu là con người
Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự
Quản lý các thông tin của nhân sự
Quản lý chấm công, ngày nghỉ
Quản lý hợp đồng lao động, chế độ phúc lợi
Quản lý tính lương cho nhân viên các phòng ban (thường có thể công việc này có thể chuyển sang kế toán lương làm)
Quản lý và xây dựng KPI cùng với Ban Giám Đốc. Trường hợp áp dụng OKR thì có trách nhiệm theo dõi kết quả đạt được và đôn đốc các phòng ban khác
Quản lý và xây dựng lộ trình thăng tiến của nhân viên
Quản lý và xây dựng kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân sự có kết hợp với các Trưởng Phòng Chuyên Môn

2. PHÒNG KINH DOANH (BÁN HÀNG)

Phụ trách tất cả hoạt động tìm kiếm khách, bán hàng đem về doanh số cho công ty
Nhập liệu thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý Phễu Khách Hàng của công ty
Xây dựng kịch bản bám đuổi, chốt sale với khách hàng
Chăm sóc và tư vấn khách hàng trên phễu bán hàng theo quy trình cơ bản: Biết -> Quan tâm -> Yêu thích -> Mua hàng
Quản lý báo giá + đơn hàng cho khách hàng => Xác nhận đơn hàng và thu tiền nếu khách đồng ý mua hàng
Chuyển phiếu thu tiền và tiền đã thu của KH đến kế toán (trường hợp sale được thu tiền trực tiếp)
Chuyển phiếu xuất kho sản phẩm đến bộ phận quản lý kho hàng (đối với các sản phẩm vật lý bán cho Khách Hàng)

3. PHÒNG MUA HÀNG (VẬT TƯ)

Phụ trách toàn bộ việc mua hàng, sắm sửa, hay thu mua nguyên liệu cho việc sản xuất hoặc thi công dự án
Ở công ty quy mô nhỏ bộ phận mua hàng có thể gộp chung với phòng kế toán
Tìm kiếm, liên hệ nhà cung cấp để mua hàng
Lựa chọn cân nhắc sản phẩm cần mua phù hợp với nhu cầu của Khách Hàng và định hướng của công ty
Quản lý báo giá + đơn hàng mua từ nhà cung cấp => Xác nhận đơn hàng và theo dõi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp
Chuyển phiếu đề nghị thanh toán đến phòng kế toán (trường hợp bộ phận mua hàng không được xử lý thanh toán tiền)
Chuyển phiếu nhập kho sản phẩm đến bộ phận quản lý kho hàng (đối với các sản phẩm vật lý hoặc nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp)

4. PHÒNG KẾ TOÁN

Quản lý toàn bộ thu chi, dòng tiền, ngân quỹ của doanh nghiệp
Thanh toán tạm ứng, lương, thưởng cho nhân viên, lợi nhuận cho cổ đông
Theo dõi công nợ và trả tiền cho nhà cung cấp sau khi mua hàng hoá, dịch vụ
Thu hồi công nợ khách hàng (có thể kết hợp với nhân viên sale)
Khai báo các loại thuế nếu có: với cơ quan thuế nơi đăn ký giấy phép kinh doanh, với hải quan khi mua bán hàng xuất nhập khẩu
Quản lý và khấu hao các vật tư, trang thiết bị, tài sản của công ty
Ở doanh nghiệp VN. Thường kế toán có 2 sổ thống kê. Mục đích 1 sổ thống kê chi tiết các dòng tiền để quản lý chặt chẽ chính xác mọi hoạt động doanh nghiệp, 1 sổ khai báo thuế để giảm nghĩa vụ đóng thuế.

5. PHÒNG KHO HÀNG

Nhập và quản lý thông tin sản phẩm lên hệ thống để theo dõi (đôi khi có quản lý mã Lô có hạn sử dụng hoặc số serial/imei của sản phẩm)
Quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kho hàng như: Xuất Kho, Nhập Kho, Chuyển Hàng Nội Bộ
Quản lý hàng hóa tồn kho: số lượng bao nhiêu, vị trí đặt kệ nào, khu nào, kho nào, hạn sử dụng,…, tồn tối đa, tồn tối thiểu.
Đảm bảo công tác luân chuyển hàng nội bộ từ kho A sang kho B và ngược lại.
Đảm nhiệm công tác nhận hàng hoá cần bảo hành của khách hàng – Lưu kho bảo hành (kết hợp với bộ phận kỹ thuật sửa chữa để xử lý)
Ở các công ty nhỏ nếu đôi khi được gộp chung với Phòng Mua Hàng hoặc Phòng Kế Toán

6. PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Quản lý các hoạt động liên quan đến chăm sóc khách hàng sau khi mua: yêu cầu hỗ trợ, bảo hành, bảo trì, khiếu nại,…
Gọi điện hỏi thăm khách hàng
Gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho KH thân thiết qua email hoặc sms
Tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng
Tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại, feedback xấu của khách hàng
Tiếp nhận bảo hành đưa qua kho và kỹ thuật để xử lý

7. PHÒNG DỰ ÁN

Quản lý tất cả dự án mà công ty đang triển khai đảm bảo đúng tiến độ timeline
Thường thấy ở công ty lớn có nhiều dự án: Nội thất, Xây Dựng, Phần Mềm,…
Đảm bảo đúng tiến độ để bàn giao dự án cho khách hàng
Đảm bảo khối lượng, chất lượng và tiến độ công việc của nhân viên trong mỗi dự án
Có 3 mức quản lý dự án: Toàn công ty -> Phòng ban -> Cá nhân
Ngoài ra nếu công ty bạn không có phòng dự án, bạn cũng có thể học cách làm để vận dụng và quản lý công việc hằng tuần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm của các phòng ban, nhân viên trong công ty theo KPI, OKR,…

8. PHÒNG MARKETING

Quản lý các hoạt động liên quan đến quảng cáo, marketing, truyền thông sản phẩm/ dịch vụ của công ty đến các khách hàng tiềm năng
Có thể có team nội bộ tự triển khai hoặc outsource thuê các công ty Agency chuyên về Marketing
Lập kế hoạch và thực thi các chiến dịch để thúc đẩy hoạt động quảng cáo mục đích là tăng sự tiếp cận sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng tiềm năng, tăng nhận diện thương hiệu
Thiết kế, in ấn các ấn phẩm truyền thông: Namecard, Brochure, Catalog, Báo chí, TVC, Video Youtube ….
Thực hiện các chiến dịch Social Media: Facebook, Google, …
Thực hiện các chiến dịch Email marketing, SMS marketing,…
….

9. Phòng IT (Công Nghệ Thông Tin)

Quản lý các dự án của công ty liên quan đến công nghệ thông tin, internet, thiết bị tin học, phần mềm
Một số công ty chuyên về phần mềm sẽ có các công việc liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Tiếp nhận các feedback về lỗi (bug) và xử lý
Đề xuất với lãnh đạo công ty triển khai các công nghệ hỗ trợ việc quản trị và phát triển doanh nghiệp
Một số công ty chuyên về Outsource phần mềm sẽ cần quản lý từng dự án triển khai cho Khách hàng, phân chia công việc cho các thành viên trong team IT phụ trách dự án.