Mục lục
Hệ thống thông tin là gì?
Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Vai trò của nó là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Vai trò của hệ thống thông tin
Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…
Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra.
Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…
Xem thêm: Cách để đánh giá nhân sự giỏi trong doanh nghiệp
Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Làm trung gian giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội
Hệ thống thông tin hiện nay đóng vai trò trung gian giữa các thương hiệu, doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, có vai trò quyết định, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thuận tiện bậc nhất. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Đối với mặt bên ngoài
Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu và thông tin từ môi trường bên ngoài. Sau đó đưa thông tin từ trong doanh nghiệp cung cấp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm nhiều thông tin, bao gồm những khía cạnh sau đây: thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, hoặc đơn giản chỉ là các chính sách của chính phủ,…
Đối với mặt nội bộ
Hệ thống thông tin nội bộ của một doanh nghiệp bất kỳ đóng vai trò như một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp một cách hệ thống và có tổ chức với nhau. Nó còn có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà doanh nghiệp có thể đề ra.
Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit
