Trong thời gian vừa qua thì tổng đài IP đã và đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp về tổng đài điện thoại. Vậy tổng đài IP là gì, và hãy cùng tìm hiểu tại sao lại lựa chọn tổng đài điện thoại IP nhé
Mục lục
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP hay còn gọi là tổng đài IP PBX – Internet Protocol Private Branch Exchange là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện (Theo Wikipedia). Đây là chi nhánh trao đổi thông tin chuyển mạch cuộc gọi giữa VoIP qua giao thức Internet thay vì đường điện thoại thông thường.
Trong những năm gần đây, khái niệm về tổng đài ảo dần được mọi người biết đến nhiều hơn và dần trở nên quen thuộc. Bạn đã từng nghe qua ít nhất một lần về tổng đài IP thế nhưng bạn vẫn chưa thực sự hiểu tổng đài IP là gì, dùng để làm gì và lợi ích ra sao đối với doanh nghiệp. Nếu vậy thì OnlineCRM hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.
Tại sao lại chọn tổng đài điện thoại IP
Không lo lỗi thời về công nghệ: Dù bạn dùng tới 5 – 10 năm sau cũng không sợ tụt hậu về công nghệ – khi nó đang thay đổi từng ngày. Phần mềm tổng đài IP sẽ luôn được cập nhật thường xuyên các phiên bản tốt hơn hoặc tính năng mới. Nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm mô hình tổng đài IP sẽ đáp ứng được các thay đổi công nghệ trong tương lai.
Đáp ứng tùy chọn tính năng linh hoạt: Khi bạn có yêu cầu muốn tùy chỉnh, tùy biến một tính năng thì tổng đài điện thoại IP đáp ứng rất linh hoạt. Ví dụ bạn muốn khách hàng gọi đến thì tổng đài sẽ tự động phát lời xin chào có thông điệp là để lại lời nhắn tiếp theo lời nhắn này sẽ được chuyển vào email cho bạn hoặc được chuyển tiếp tới bạn ngay, bạn có thể cài đặt dễ dàng.
Không giới hạn khi mở rộng: Bạn không cần phải lo lắng về phần cứng của tổng đài mình cần thay đổi một phần hay toàn bộ hệ thống. Công nghệ mới liên kết IP giúp bạn kết nối camera, chuông cửa, Video Conference, chuông báo động, kết nối thoại đều có thể đồng bộ và mở rộng được.
Quản lý vận hành lắp đặt rất đơn giản: Bạn chỉ cần cắm vào là chạy – Plug And Play bạn có thể dùng được ngay không mất thời gian đi tìm dò dây test hay test số như tổng đài công nghệ Analog. Bạn chỉ cần kết nối mạng LAN là có thể sử dụng.
Về tổng thể thì chi phí lại thấp hơn khi so sánh với các hệ thống analog khác do không cần chạy dây mà kết nối được ở mọi nơi tại mọi thời điểm chỉ cần có mạng.
Xem thêm: Tổng đài di động là gì? Đối tượng sử dụng tổng đài di động ?
Chức năng của tổng đài IP PBX
Chức năng
Chức năng đầu tiên, quan trọng nhất của tổng đài IP là khả năng kết nối cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp. Chúng kết nối:
- Giữa máy tính với máy tính thông qua giao thức mạng thông thường
- Từ máy tính tới điện thoại.
- Điện thoại tới máy tính nhờ 1 số điện thoại đặc biệt. Hoặc Card đến máy tính được cài phần mềm kết nối.
- Giữa điện thoại với nhau qua việc sử dụng IP Gateway
Tổng đài chăm sóc khách hàng IP PBX còn mang tới khả năng đàm thoại hội nghị. Bạn có thể tổ chức 1 cuộc họp với quy mô lớn với nhiều nhân viên cùng tham gia ở bất kỳ nơi đâu.
Ngoài ra, tổng đài IP PBX còn cung cấp nhiều dịch vụ giá trị gia tăng tự động khác như:
-
Call Forwarding:
Chuyển tiếp cuộc gọi tới 1 Extension đã được chỉ định từ trước khi chủ thuê bao không nghe máy.
-
Tranfer:
Chuyển hướng cuộc gọi trong nội bộ
-
Pickup:
Tùy chọn cho phép 2 Extensions trở lên được chỉ định có thể nhấc máy qua lại cho nhau
-
IVR, Voice mail:
Tương tác thoại, gửi tin nhắn thoại
…
Tổng đài IP sử dụng cho các chi nhánh như thế nào?
Công ty mình có 5 chi nhánh thì phải mua bao nhiêu tổng đài điện thoại IP?
Câu trả lời là bạn chỉ cần sử dụng 1 tổng đài IP là đã có thể vận hành được hệ thống tổng đài ở 5 chi nhánh khác nhau. Điều này giúp bạn thống nhất các đầu số hotline, giúp nâng cao uy tín và chất lượng phục vụ cho doanh nghiệp.
Nên chọn mô hình tổng đài IP mềm hay tổng đài IP cứng
Với giải pháp tổng đài IP ảo (tổng đài mềm) là loại Core tổng đài được cài đặt trên một Server máy chủ đám mây dùng làm tổng đài chính. Trong khi đó, tổng đài IP cứng được tối ưu sẵn và cài đặt lên một thiết bị phần cứng vật lý.
Yêu cầu sử dụng của mô hình tổng đài IP mềm
- Máy chủ dùng cài đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP
- Card giao tiếp FXO kết nối tín hiệu đường vào với bưu điện
- Máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS giúp sử dụng được điện thoại Analog.
- Hoàn toàn miễn phí khi triển khai core tổng đài
Đánh giá về hệ thống tổng đài IP mềm
- Sau một năm dùng cần phải cài đặt mới lại do hệ thống phát sinh nhiều file rác.
- Thời gian chờ Backup và cài đặt lâu.
- Đầu tư mất nhiều chi phí hơn tổng đài IP cứng do phải đầu tư card giao tiếp đầu vào FXO và máy chủ
- Đầy đủ tính năng như ghi âm, hội nghị, lời chào, kết nối phần mềm CRM
Tổng đài điện thoại IP cứng cần sử dụng gì
- Một tổng đài điện thoại IP đầy đủ cấu hình kết nối từ ít máy tới 2000 máy lẻ.
- Máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS giúp sử dụng được điện thoại Analog.
Đánh giá giải pháp tổng đài IP cứng
- Chạy ổn định do đã được tối ưu hệ thống
- Quá trình Backup/Restore thuận tiện nhanh chóng
- Đầy đủ tính năng như tổng đài IP mềm
Xem thêm: SMS Brandname là gì? Tại sao nên sử dụng SMS BrandName?
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
