Quy Trinh Cac Buoc Trien Khai Erp Va Crm Cho Doanh Nghiep Nho Startup 1

Triển Khai ERP và CRM Cho Doanh Nghiệp Nhỏ & Startup (Bài 1)

TRIỂN KHAI ERP VÀ CRM CHO DOANH NGHIỆP NHỎ & STARTUP

Đối với doanh nghiệp nhỏ và startup thì triển khai ERP và CRM theo phương pháp tập trung vào 1 nhóm phân hệ có tính trọng yếu nhất trong doanh nghiệp ở giai đoạn đầu.
Ví dụ như 1 trong các nhóm phân hệ sau: 
  • Quản lý Công Việc và Nhân Sự 
  • Quản lý Marketing, Sales & CSKH
  • Quản lý Bán hàng POS tại các cửa hàng, điểm bán lẻ
  • Quản lý Kho hàng, sản phẩm, tích hợp quản lý vận chuyển
  • Quản lý Tài chính, Kế toán (thu, chi, dòng tiền)
Thường sẽ không có quá nhiều nhân sự tham gia triển khai ERP và CRM trong giai đoạn đầu. Thậm chí, một nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong quá trình triển khai một nhóm phân hệ ban đầu. Nên việc chọn nhóm phân hệ nào tùy thuộc vào đặc thù mô hình kinh doanh của doanh nghiệp đang hoạt động. Việc triển khai ERP và CRM vẫn phải đảm bảo mục tiêu kinh doanh hiệu quả, không gây sao nhãng, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng tức là có thêm tiền và nguồn lực con người, lúc này doanh nghiệp sẽ triển khai tiếp những nhóm phân hệ khác.

I. CÁC THÁCH THỨC KHI TRIỂN KHAI ERP và CRM

Kết quả nghiên cứu của các chuyên gia trong lĩnh vực ERP & CRM đã xác định những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP & CRM:
  • Thiếu nguồn lực nhân sự triển khai ERP và CRM là vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp và đơn vị triển khai hay gặp phải là 38%.
  • Thiếu kiến thức chuyên môn về ERP & CRM là một thách thức vô cùng lớn đứng ở vị trí thứ hai, tỷ lệ này là khoảng 33% với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Thiếu ngân sách hoặc chưa dự trù ngân sách cho việc triển khai và ứng dụng ERP & CRM rơi vào khoảng 10%.
  • Thiếu các nguồn lực khác cho dự án ERP & CRM của doanh nghiệp khoảng 19%
Kết quả này cho chúng ta thấy: sự liên kết chặt chẽ của đội ngũ triển khai ERP và CRM, hiệu quả của việc quản lý chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia và sử dụng chính là chìa khóa quyết định thành công trong tiến trình triển khai ERP và CRM của doanh nghiệp.
Quy Trinh Cac Buoc Trien Khai Erp Va Crm Cho Doanh Nghiep Nho Startup 1

II. CÁC NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI VÀ VAI TRÒ CỦA DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP và CRM

  1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai: không chỉ riêng Ban Giám Đốc, mà tất cả các nhân sự liên quan ở giai đoạn đầu triển khai đều phải rất tập trung và nỗ lực cam kết chuyển đổi số, ứng dụng nhanh ERP & CRM vào công việc thực tiễn hằng ngày.
  2. Người chỉ huy triển khai ERP và CRM: Giám Đốc (CEO) của doanh nghiệp phải tham gia sát sao trong quá trình triển khai. Phải xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống triển khai chính thức sử dụng (go-live).
  3. Xác định thời điểm triển khai hợp lý: Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Ở Việt Nam, một yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định thời gian triển khai ERP và CRM là do các doanh chủ của doanh nghiệp thường ít được đào tạo về quản trị kinh doanh và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công ty, một phần cũng do xuất thân của các doanh chủ thường là Quản lý Marketing, Quản lý Bán hàng, Quản lý Tài chính Kế toán. Vậy đâu là thời điểm thích hợp để triển khai ERP và CRM.
    • Khi công ty mới được thành lập, áp dụng ngay từ ngày đầu tiên kinh doanh => Đối với các doanh chủ đã có kiến thức về quản trị kinh doanh và ứng dụng ERP & CRM.
    • Khi công ty ở giai đoạn sau 1 năm phát triển, có tính ổn định về mặt nhân sự nòng cốt => Đối với giai đoạn này, các doanh chủ phải có kế hoạch chuẩn bị trước kiến thức về ERP & CRM, tham khảo sự tư vấn của các chuyên gia.
    • Khi công ty có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh rộng lớn hơn, lúc này nhân sự đã ổn định, quy trình làm việc đã có quy chuẩn (ít nhất là có áp dụng chuẩn ISO), đã có ngân sách triển khai ERP& CRM và kế hoạch nhân sự nòng cốt tham gia triển khai.

III. CÁCH THỨC TRIỂN KHAI VÀ NGUỒN LỰC THAM GIA TRIỂN KHAI ERP và CRM

  1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nhóm phân hệ ERP & CRM cần triển khai
    • Chủ doanh nghiệp cần nhận định rõ các khó khăn và bức xúc của doanh nghiệp hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và sự cạnh tranh từ 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP & CRM.
    • Xác định phạm vi nghiệp vụ ERP & CRM cần triển khai phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của nhân sự công ty.
  2. Lựa chọn đối tác cung cấp hệ thống và triển khai ERP và CRM phù hợp
    • Sau khi xác định rõ nhu cầu và bức xúc sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP & CRM ở nhiều doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay.
    • Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình chuyển giao giải pháp, đào tạo nhân viên và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
  3. Giám đốc và nhân sự chủ chốt của các phòng ban trong doanh nghiệp phải tham gia triển khai ERP và CRM để tỷ lệ thành công cao nhất có thể.
    • Chỉ huy triển khai tại doanh nghiệp: Thông thường là Giám Đốc Điều Hành (CEO) doanh nghiệp đã được học và đào tạo về quản trị doanh nghiệp, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án ERP & CRM, đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn triển khai.
    • Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách và là nhân sự nòng cốt của công ty, thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng là các nhân viên trực thuộc các phòng ban của công ty (End-Users).
  4. Tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng quy trình chuẩn (Best practices*) của đơn vị cung cấp hệ thống ERP & CRM
    • Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của đơn vị cung cấp hệ thống ERP & CRM đã xây dựng.
    • Quy trình triển khai được các đơn vị cung cấp hệ thống xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho rất nhiều doanh nghiệp và được đúng kết lại. Vì vậy các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình triển khai và đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công hệ thống ERP & CRM.
    • Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP & CRM là doanh nghiệp đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn tính hợp của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty và chi nhánh.
    • Ví dụ: Tại sao ATP Software có thể quản lý được hoạt động kinh doanh mượt mà với khoảng 50 nhân viên tính đến đầu năm 2020, công ty ngày càng mở rộng về quy mô kinh doanh, mở rộng thị trường và mở rộng thị phần ? Câu trả lời đơn giản là ATP Software đã ứng dụng duy nhất một hệ thống quản trị ERP & CRM và đồng nhất ứng dụng các quy trình chuẩn từ công việc, nhân sự, marketing, bán hàng, tài chính kế toán,…
  5. Đào tạo và chạy thử hệ thống: chạy thử nhiều lần với số liệu thực tế để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dữ liệu.
    • Đào tạo người dùng chính là những người nắm rõ quy trình nghiệp (Key Users) và người dùng cuối là các nhân viên trực thuộc các phòng ban của công ty (End Users). Sử dụng phương pháp train the trainer*, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho End Users.Phương pháp train the trainer giúp cho Key Users kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, Key Users sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
    • Chuẩn hoá dữ liệu (master data): việc này là vô cùng quan trọng để giúp chuyển đổi hệ thống. Key Users cần phối hợp với đơn vị cung cấp hệ thống ERP & CRM để cấu trúc và chuẩn hoá lại các dữ liệu như thông tin nhân viên, thông tin khách hàng & nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, thông tin kho hàng, phân quyền nhân viên, số dư đầu kỳ (số lượng tồn kho, lượng tiền mặt hoặc ngân hàng),…
    • Chạy thử hệ thống: việc này rất quan trọng, những dữ liệu chuẩn hoá (master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành thử ít nhất 2-3 lần để đảm bảo tính chính xác trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức.
  6. Ngừng hẳn hệ thống cũ (nếu có) và vận hành chính thức hệ thống ERP và CRM
    • Vận hành chính thức hệ thống ERP và CRM và chỉ vận hành duy nhất một hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành chuẩn xác, hạn chế xử lý công việc lặp đi lặp lại hao tốn nguồn lực.
    • Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát từng thời điểm trên hệ thống ERP và CRM, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống đều được kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.

IV. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI ERP và CRM

  • Thời gian triển khai: nhanh, chậm ra sao ?
  • Quy trình làm việc có mượt mà hơn trước ? Nhân viên có quy trình để làm việc, ban giám đốc có quy trình để kiểm tra, rà soát và đối chiếu ?
  • Sự tác động đến nhân viên của doanh nghiệp: ERP và CRM giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn ? Chủ doanh nghiệp có căn cứ phân bổ nhân sự tốt hơn ?
  • Sự tác động đến người dùng cuối của doanh nghiệp: ERP và CRM giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng ? Giúp dịch vụ của công ty cung cấp đến người dùng nhanh hơn, tốt hơn ?
  • Đo lường được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ở những cấp độ chi tiết.
  • Giúp lên kế hoạch kinh doanh, hoạch định vốn, và dựa vào các con số người chủ doanh nghiệp có thể đưa ra các dự báo tương lai.
  • Kết xuất được các báo cáo (bao gồm kết quả hoạt động tài chính) phù hợp với từng cấp nhân sự quản lý một cách real-time.

V. SỰ ẢNH HƯỞNG TỪ HỆ THỐNG ERP SẼ CHỈ ĐẾN TRONG DÀI HẠN

  • Đừng quá kỳ vọng vào hệ thống ERP và CRM, sự ảnh hưởng từ hệ thống ERP và CRM sẽ chỉ đến trong dài hạn. ERP và CRM không phải là 1 cây đũa thần giúp cho doanh nghiệp có thêm vài chữ số % tăng trưởng ngay lập tức.
  • Hệ thống ERP và CRM là sự thấu hiểu chính doanh nghiệp, thấu hiểu khách hàng, thấu hiểu nhà cung cấp. Sự tối ưu của các quy trình vận hành sẽ được phát triển trên nền tảng thấu hiểu này.
  • Vì thế, nó sẽ là 1 quá trình tối ưu dài hạn. Hãy đừng nghĩ về doanh thu, đừng nghĩ về lợi nhuận trong 1 vài quý. Vậy kết quả của việc đầu tư là gì? Kết quả lớn nhất mà doanh nghiệp đạt được là lợi thế cạnh tranh bền vững cho tương lai.
  • Trong dài hạn, việc tối ưu vận hành nhờ ERP và CRM không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh thu nhờ hướng đến (target) những đối tượng khách hàng phù hợp hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành (opex) và chi phí đầu tư (capex).
  • Lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ việc thị phần lớn hơn (scaling), chi phí tối ưu hơn (cost advantages)..
  • Việc triển khai ERP và CRM càng khó, càng phức tạp và cần nhiều nguồn lực đầu tư, thì sẽ càng tạo ra rào cản lớn với những đối thủ khác. Những đối thủ khác cũng sẽ triển khai ERP và CRM nhưng họ sẽ phải lựa chọn 1 cách tiếp cận khác, mất nhiều thời gian hơn. Và trong lúc đó thì doanh nghiệp của bạn đã đi một bước quá xa và chiếm lĩnh được phần lớn “miếng bánh” của thị trường.

VI. CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

  • Best Practice: là tập hợp những kỹ thuật và cách làm mà đã được nghiên cứu, chứng minh trong thực tế, khi áp dụng nó sẽ làm cho sản phẩm của chúng ta tốt hơn, tránh được rất nhiều các vấn đề mà người khác đã gặp phải.
  • Train The Trainer: là từ khóa không còn xa lạ với các tập đoàn, các doanh nghiệp lớn nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì train the trainer là khái niệm mới mẻ. Chính việc phát triển đội ngũ giảng viên để đào tạo nội bộ không đúng cách dẫn đến chi phí đào tạo tăng cao vì thế hiện nay nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc làm sao để tạo ra nguồn giảng viên bởi chính những nhân viên hiện hữu có năng lực của công ty. Chính vì những nhu cầu ngày càng lớn đó của những tập đoàn thậm chí của những công ty vừa và nhỏ nên nhiều trung tâm đào tạo mở ra các khóa học train the trainer ( đào tạo giảng viên ) ra đời.
  • Master Data: là tập hợp các định danh thống nhất và các thuộc tính mở rộng, mô tả các thực thể cốt lõi của doanh nghiệp bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ, thông tin nhân viên,…
090.909.8984
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top