Thực Hiện 5s

Quy trình thực hiện 5S hiệu quả nhất

Mỗi tổ chức sẽ có cách giới thiệu về 5S khác nhau. Không những mà còn là trong cùng một tổ chức thì cũng rất có thể khác nhau tại mỗi phòng ban, bộ phận (sản xuất, công sở, bộ phận bán hàng…). Ví dụ như:

  • 5S để xây dựng nền tảng cho sản xuất JIT – Just In Time
  • 5S để xây dựng nền tảng cho bảo trì năng suất toàn diện TPM – Total Productive Maintenance.
  • 5S để tạo không khí cho kiểm soát chất lượng toàn diện TQC – Total Quality Control
  • 5S thông qua chiến lược thẻ đỏ là giải pháp cho việc quản trị hàng tồn kho…
Thực hiện 5S
Thực hiện 5S

 

Nhìn toàn diện, 5S được xác định là để hỗ trợ cho một cái gì đó (hệ thống JIT chẳng hạn). Cho nên, khi giới thiệu, chúng ta nên làm nổi bật vị trí, vai trò của 5S đối với sự xúc tiến đó. Bài viết bên dưới sẽ giới thiệu đến bạn các bước hướng dẫn thực hiện 5S có thể vận dụng cho hầu hết các trường hợp đã nêu.

Bước 1: Thành lập đội 5S

Thành lập đội 5S
Thành lập đội 5S

Những câu như chiến dịch 5S hay chiến lược 5S hẳn đã quá quen thuộc khi nói đến việc thực hiện các hoạt động 5S tại nhà máy cũng như khối văn phòng. Tuy nhiên, để đi đến bước này thì trước hết tổ chức cần phải thiết lập đội 5S. Là nhóm chịu trách nhiệm cho việc phát động, xúc tiến, thực hiện cũng như theo dõi việc thực hiện. Và tốt nhất là cần có sự tham gia, dẫn dắt của một hoặc vài quản trị cấp cao của tổ chức ở trong đó. Còn nếu không, sẽ như rắn không đầu, khó mà đạt kết quả tốt được.

 

Bước 2: Thiết lập kế hoạch xúc tiến 5S

Khi nói đến việc lập một dự án, sẽ có rất nhiều người thắc mắc rằng: Bao lâu là đủ? Cụ thể như “Nếu chúng tôi thực hiện 5S trong 6 tháng liền thì có đủ không?” Vâng, xin thưa rằng không ạ. Việc thực hiện 5S không khi nào là kết thúc. Hãy thử nghĩ đến việc là bạn tắm gội mỗi ngày, và thực hiện trong 6 tháng rồi ngưng thì có được không? Tương tự như vậy, 5S là việc thực hiện diễn ra với tần suất nhiều, đều đặn ngày qua ngày miễn là tổ chức còn tồn tại, còn làm việc, thì 5S còn cần được thực hiện.

Thiết lập kế hoạch xúc tiến 5S
Thiết lập kế hoạch xúc tiến 5S

Dẫu thế, không có nghĩa là 5S cứ y chang như vậy mà duy trì năm này qua tháng nọ. Mà nó cần được cập nhật phù hợp cùng sự thay đổi của tổ chức. Ví dụ như có dòng sản phẩm mới toanh đòi hỏi thiết bị dây chuyền mới cần bố trí, có công nhân viên mới… Khi đó, 5S hiện tại rất có thể sẽ bị lỗi thời, không còn phù hợp. Vậy nên, việc cập nhật, cải tiến thường xuyên để 5S bắt nhịp với những thay đổi của tổ chức là rất cần thiết. Chính vì vậy, bản kế hoạch xúc tiến 5S nên được cài đặt theo từng thời đoạn, phù hợp với tổ chức. Thường là dự án một năm hoặc hai năm là đẹp.

 

Bước 3: Khởi xướng chiến dịch 5S

Sau khi có đội 5S cũng như dự án xúc tiến 5S rồi, thì bước tiếp theo chính là thông báo sự khởi đầu của chiến dịch 5S. Việc thông báo ở đây không riêng đơn thuần là để thông tin cho một sự mở đầu. Mà còn để biểu hiện cái khí thế, nhiệt huyết của những người dẫn đầu chiến dịch, đặc biệt là của chỉ đạo và các quản lý cấp cao của tổ chức.

Khởi xướng chiến dịch 5S
Khởi xướng chiến dịch 5S

Cho nên, một cuộc họp trực tiếp giữa các chỉ đạo, đội 5S và toàn cục công nhân viên là cực kỳ cần thiết. Tình huống nếu tổ chức có quá nhiều người, không được họp như nêu trên, thì hoàn toàn có thể tổ chức họp giữa ban chỉ huy, các đội trưởng đội 5S với các quản lý của tất tần tật những phòng ban tổ chức.

 

Bước 4: Giảng dạy nội bộ

Việc đào tạo và huấn luyện (ý thức) nội bộ giúp giải quyết được những câu hỏi của tương đối nhiều công nhân viên như là “5S là gì?”, “Tại sao tôi phải làm 5S?”, “Nó giúp ích được gì cho tôi hay công việc của tôi?”, “Làm như thế nào?”… Hơn nữa, đây là bước cần thiết để cho mọi người biết được 5S đáng kể như thế nào đối với sự tồn tại và tăng trưởng lâu dài của tổ chức. Đây cũng là nền tảng để mọi người ý thức tham gia cũng như thực hiện và duy trì 5S về sau.

Giảng dạy nội bộ
Giảng dạy nội bộ

Một số điểm chú ý ở bước này là:

  • Việc đào tạo và huấn luyện cần được thực hiện thường xuyên và cũng cố định kỳ
  • Không nên quá cầu toàn tại một thời điểm
  • Khu vực làm việc cá nhân là nơi khởi nguồn cho việc thực hiện 5S
  • Khuyến khích tinh thần tự giác
  • Khuyến khích tinh thần xây dựng và cải tiến

 

Bước 5: Thực hiện 5S

Nhiều tình huống thực hiện 5S thất bại ngay sau khi thực hiện xong “chiến lược thẻ đỏ”. Sau khi gắn thẻ đỏ cho những thứ không cần thiết thanh lý. Kết quả của việc này được công bố, mọi người nghĩ rằng vậy là xong rồi. Nhưng thực tế là không phải. Đấy mới chỉ là 1 phần mà thôi, mới chỉ là điều kiện để thực hiện các S tiếp theo. Cho nên, cần triển khai và bảo đảm các S được thực hiện liên tiếp và từ đầu đến cuối.

Thực hiện 5S
Thực hiện 5S

 

Bước 6: Đánh giá và theo dõi 5S

Sau khi thực hiện xong, nếu chỉ dừng ở đó rồi thôi thì bảo đảm với các độc giả là sẽ giống như việc kéo căng sợi dây chun (thun), buông tay ra, nó lại trở về tầm vóc ban đầu. Làm 5S cũng vậy, nếu không duy trì, thì sẽ lại đâu vào đấy. Vậy nên, việc theo dõi, đánh giá 5S là cực kỳ đáng kể. Chẳng hạn như tổ chức thi đua 5S có thưởng, kiểm tra 5S định kỳ…

 

Thêm vào đó, theo tinh thần cải tiến thường xuyên và như có đề cập ở bước 2, thì 5S cũng cần được cập nhật, cải tiến nhằm phù hợp với sự thay đổi cũng như sự phát triển của tổ chức. Khi đó, hãy lặp lại bước 4 và 5 như một vòng lặp cải tiến hàng ngày cho 5S.

Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top