Quy trình nghiệp vụ cần phân biệt rõ ràng về hai khái niệm “quy trình” và “tiến trình” ở các góc độ. Hảy cùng tìm hiểu thêm nhiều thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Quy trình nghiệp vụ các nhu cầu thực tiễn
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp (gọi tắt là các tổ chức) hoạt động nhằm cung cấp cho xã hội các sản phẩm, dịch vụ đặc thù trong lĩnh vực của mình. Các sản phẩm dịch vụ được tổ chức thực hiện theo các quy trình sản xuất, kinh doanh cụ thể.
Mỗi quy trình sẽ bao gồm một tập hợp các hoạt động được thực hiện theo một trình tự nhất định do con người hay thiết bị thực hiện ở các vị trí khác nhau nhằm xử lý đầu vào, tạo thành đầu ra tương ứng và tạo thành các sản phẩm hay dịch vụ ở bước cuối cùng.
>>>Xem thêm: Bí quyết lựa chọn Sim Thần Tài – Dòng sim số đẹp cho người kinh doanh
Quy trình nghiệp vụ để khái quát được nhu cầu
Trên thực tế về hoạt động nghiệp vụ, ta sẽ lấy một ví dụ đơn giản về hoạt động của một cửa hàng cafe [1]. Khi mới kinh doanh, do số lượng khách hàng có ít, chủ cửa hàng thực hiện việc pha chế cafe theo cách thức khi khách yêu cầu mới xay cafe hạt và tiến hành pha chế.
Flowchart là gì?
Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…
Một số lợi ích của flowchart đối với doanh nghiệp:
- Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)
- Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
- Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm
Mục đích của quy trình nghiệp vụ
Hiểu được dòng chảy của một doanh nghiệp là rất quan trọng đối với các tổ chức hoạt động tốt. Quy trình nghiệp vụ cho phép người sử dụng lao động và nhân viên hiểu biết cần thiết để hiểu quy trình kinh doanh độc đáo của công ty họ làm việc hoặc điều hành. Nó cho phép những cá nhân này hiểu các yêu cầu kinh doanh và giúp xác định các lĩnh vực mà công ty cần cải tiến.
Đặc trưng của quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ được minh họa bằng sơ đồ nhiều lần. Một sơ đồ Quy trình nghiệp vụ phác thảo thứ tự các công việc trong doanh nghiệp và các bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc. Nó giúp xác định và phân tích từng quá trình. Một sơ đồ quy trình kinh doanh minh họa cách thu thập thông tin, lưu thông và tiết lộ.
>>>Xem thêm :Khi thiết kế nội thất phòng khách cần chú ý những yếu tố gì?
Hướng dẫn bạn 3 bước để vẽ flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp
Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ sơ đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flowchart chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.
Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không
Tất nhiên, việc xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…
Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… miệng – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.
Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng ở đó.
Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.
Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.
Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
Quy trình nghiệp vụ rrừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác.
Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:
- Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
- Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
- Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
- Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
- Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
- Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?
Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại chúng thành lưu đồ
Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:
Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:
- Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy:
Quy trình nghiệp vụ đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trang trọng hơn.
Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.
Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp cần nên biết. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích đối với các bạn.
>>Xem thêm :Starsclean hướng dẫn cách giặt ghế sofa tại nhà
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( vinabac, resources, … )
