Giải pháp quản lý hệ thống phân phối DMS (hay phần mềm DMS) là người bạn đồng hành không thể thiếu của các nhà sản xuất và phân phối hiện nay. Công cụ này giúp quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến mỗi nhà phân phối và điểm bán lẻ. Nhờ vào DMS, doanh nghiệp luôn nắm bắt thông tin thị trường tức thời để ra quyết định kinh doanh phù hợp, cũng như quản lý kênh phân phối dễ dàng, chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.
Mục lục
Phần mềm DMS là gì?
Phần mềm DMS (Distribution management system – hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên thị trường, tự động hóa bán hàng, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản lý công nợ,…
Sự phát triển của hệ thống quản lý phân phối
Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu
Ban đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn.
Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép…
Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang cửa hàng mục tiêu tiếp theo và đem các đơn hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ tập hợp và xử lý các đơn hàng này để giao cho khách kịp thời.
Cách làm này có một nhược điểm:
- Thời gian từ lúc ghi đơn hàng đến khi doanh nghiệp nhận, xử lý và giao hàng thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
- Quy trình chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc bình thường.
- Doanh nghiệp không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không biết nhân viên có bán hàng theo các bước được đào tạo hay không.
- Doanh nghiệp không biết được hàng hoá của mình được bày bán ra sao tại cửa hàng / đại lý.
- Doanh nghiệp không có báo cáo bán hàng ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có kế hoạch bổ sung hàng hoá.
- Việc đánh giá kết quả bán hàng của từng nhân viên tốn nhiều thời gian và có thể không chính xác.
Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả, tuy nhiên xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.
Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS
Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những nhược điểm nêu trên.
Doanh nghiệp có thể sử dụng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản lý phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính tổng thể hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:
- Làm thế nào để hàng hoá của doanh nghiệp luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
- Làm sao để quản lý nhiều nhân viên bán hàng cùng lúc?
- Đánh giá được năng suất làm việc của từng người?
- Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau tốt hơn?
- Hay thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng mới cho nhân viên nhanh hơn?
- Làm thế nào để có ngay số liệu về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
- Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, đảm bảo hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?
Phần mềm DMS có chức năng gì?
Phần mềm DMS được doanh nghiệp biết đến với nhiều tính năng nổi trội. Sự đa năng của DMS đã khiến các công ty áp dụng vào như một giải pháp quản lí phân phối hiệu quả.
✓ Quản lý tình trạng đặt hàng của khách hàng
Quản lý tình trạng đặt hàng của khách hàng là tính năng đầu tiên của hệ thống DMS.
Tính năng quản lí tình trạng đặt hàng của DMS xuất phát từ khả năng định vị qua GPS với sóng 3G.
DMS có thể quản lí tình trạng đặt hàng của khách hàng cụ thể vào thời gian và địa điểm nào.
Phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS còn cập nhật được cả thông tin của đối thủ.
✓ Quản lý công nợ tức thời, chính xác theo thời điểm phát sinh
DMS còn có thể cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa, công nợ tại mỗi thời điểm thông qua máy tính. Điều này sẽ giúp người kinh doanh quản lí tốt:
- Tình trạng công nợ.
- Hỗ trợ khách hàng trong việc đặt hàng.
- Kiểm kê.
- Xem báo cáo.
- Thanh toán.
Phần mềm DMS đa tính năng trong việc quản lí phân phối bán hàng
✓ Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp cần quản lí chiết khấu, khuyến mãi, quy trình bán hàng.
DMS là phần mềm cung cấp giải pháp giúp bạn:
- Theo dõi hàng khuyến mãi ở thị trường.
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh thực hiện quy trình bán hàng.
- Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của hãng phân phối, đại lý.
Từ đó, nhà kinh doanh thấy được độ phủ của thị trường và đánh mức độ hiệu quả bán hàng, phân phối sản xuất.
✓ Quản lý được sơ đồ tuyến kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh
Hồ sơ kinh doanh là yếu tố quan trọng cần được quản lí, kiểm tra chặt chẽ. DMS có thể thay con người quản lí hồ sơ kinh doanh của nhân viên bao gồm vị trí, tuyến đường di chuyển và hoạt động thăm điểm bán. Từ đó, phần mềm đánh giá được thời gian thực lẫn năng suất làm việc của từng nhân viên kinh doanh, thống nhất dữ liệu giữa công ty với nhà phân phối.
5 lợi ích mà DMS đem lại cho doanh nghiệp của bạn.
Khi sử dụng hệ thống quản lý kênh phân phối, bạn có thể thu được 5 lợi ích sau:
-
Tiết kiệm chi phí
Với hệ thống DMS, doanh nghiệp của bạn có thể kiểm soát ở mọi lúc, mọi nơi. Những khoản chi cho nhân sự quản lý sẽ được cắt giảm. Các báo cáo mà bạn nhận được trung thực, minh bạch, không bị” xào nấu” vi lợi ích cá nhân của ai đó. Kiểm soát các hoạt động của nhân viên, tránh họ đi làm không đúng yêu cầu.
Tiết kiệm chi phí
-
Đo lường hiệu quả công việc một cách dễ dàng
Đặc biệt là các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên nhiều. Với hệ thống DMS có thể biết được nhân viên nào làm việc hiệu quả trong hàng ngàn nhân viên. Nhà quản trị có thể biết điểm bán nào có doanh số cao nhất trong hàng nghìn nhà phân phối.
-
Nâng cao hiệu quả bán hàng của nhân viên
Một thực tế cho thấy rằng con người sẽ làm việc tốt hơn khi biết có người giám sát. Nhưng nếu nhân viên bị quản lý giám sát quá nhiều sẽ gây ức chế cho họ. Còn với hệ thống định vị phần mềm dms thì ít khi xảy ra vấn đề đó. Lợi ích này phù hợp với các nhân viên kinh doanh nghiêm túc và chăm chỉ. Bởi kết quả của họ sẽ được thể hiện trung thực trên phần mềm.
Các thông tin mới nhất được báo cho các nhân viên và đại lý thì họ có thể ứng xử kịp thời để đạt hiệu quả cao hơn. Các nhân viên làm việc chưa tốt, sẽ được nhắc nhở và đào tạo thêm.
-
Phát hiện cơ hội bán hàng
Với việc quản lý khách hàng theo lối cũ thì một số khách hàng dễ bị bỏ qua. Khi sử dụng phần mềm thì đó sẽ là cơ hội cho các nhân viên khác. Nếu một nhân viên kinh doanh không thể chăm sóc khách hàng nó sẽ được chuyển làm cơ hội. Các nhân viên khác có thể chăm sóc và có doanh thu từ khách hàng đó.
-
Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
Khi bạn sử dụng phần mềm dms này thì các công việc liên quan đến báo cáo sẽ được giảm bớt. Thời gian dành cho các công việc đó có thể tập trung vào các khâu khác trong kinh doanh.
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
