Phần mềm DMS có tác dụng gì? – Thông tin mới nhất

Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution management system – hệ thống quản trị kênh phân phối) là ứng dụng quản trị công ty giúp quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên thị trường, auto buôn bán, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản trị công nợ,…

Sự tăng trưởng của hệ thống quản lý phân phối

Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu

Bước đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ kinh doanh sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ shop hàng, đại lý và chào mời hàng hóa theo các bước định sẵn.

Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại tiệm hàng hóa và tại doanh nghiệp, xem xét công nợ của tiệm hàng hóa có đang ở mức cho phép…

Nếu chốt đơn bán hàng đạt kết quả tốt, nhân viên bán hàng sẽ lưu lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang tiệm hàng hóa ý định tiếp theo và đem các đơn bán hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm toàn thể và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng hóa sẽ tập hợp và xử lý các đơn bán hàng này để giao cho khách kịp thời.

Cách làm này có một nhược điểm:

• Khoảng thời gian từ lúc ghi đơn sản phẩm đến khi công ty nhận, xử lý và ship thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
• Quy trình chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc trung bình.
• Công ty không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không biết nhân viên có kinh doanh theo các bước được đào tạo và huấn luyện hay không.
• Doanh nghiệp không biết được hàng hoá của chính bản thân mình được bày bán ra sao tại tiệm hàng hóa / đại lý.
• Doanh nghiệp không có báo cáo bán hàng ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có dự án bổ sung hàng hoá.
• Việc đánh giá kết quả kinh doanh của từng nhân viên mất rất nhiều thời gian và rất có thể không chính xác.

Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả, dẫu thế xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.

Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS

Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những điểm yếu nêu trên.

Công ty rất có thể dùng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản trị phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính cục bộ hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:

• Làm thế nào để hàng hoá của doanh nghiệp luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
• Làm sao để quản trị nhiều nhân viên kinh doanh cùng lúc?
• Đánh giá được năng suất hoạt động của từng người?
• Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau tốt hơn?
• Hay thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chế độ kinh doanh mới cho nhân viên nhanh hơn?
• Làm cách nào để có ngay số liệu về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
• Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, bảo đảm hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?

Phần mềm DMS có tác dụng gì?

Ứng dụng DMS được doanh nghiệp biết đến với nhiều tính năng nổi trội. Sự đa năng của DMS đã khiến các công ty áp dụng vào như một giải pháp quản lí phân phối hiệu quả.

✓ Quản lý tình huống đặt hàng của người tiêu dùng

Quản lý hoàn cảnh đặt hàng của quý khách hàng là tính năng thứ nhất của hệ thống DMS.

Tính năng quản lí tình huống đặt hàng của DMS xuất phát từ khả năng định vị qua GPS với sóng 3G.

DMS rất có thể quản lí tình trạng đặt hàng của quý khách hàng cụ thể vào khoảng thời gian và mặt bằng nào.

Ứng dụng quản lý hệ thống phân phối DMS còn cập nhật được cả thông tin của đối thủ.

✓ Quản lý công nợ tức thời, chính xác theo thời điểm phát sinh

DMS không những mà còn cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa, công nợ tại mỗi thời điểm thông qua máy tính. Điều này sẽ hỗ trợ người bán hàng quản lí tốt:

• Hoàn cảnh công nợ.
• Hỗ trợ quý khách hàng trong việc đặt hàng.
• Kiểm kê.
• Xem báo cáo.
• Thanh toán.

Ứng dụng DMS đa tính năng trong việc quản lí phân phối kinh doanh

✓ Quản trị khuyến mãi, chiết khấu, công đoạn buôn bán

Quá trình buôn bán của doanh nghiệp cần quản lí chiết khấu, khuyến mãi, công đoạn bán hàng.

DMS là ứng dụng cung cấp giải pháp giúp bạn:

• Theo dõi hàng khuyến mãi ở thị trường.
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh thực hiện quy trình bán hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình buôn bán của hãng phân phối, đại lý.

Từ đó, nhà kinh doanh phát hiện ra độ phủ của thị trường và đánh mức độ hiệu quả bán hàng, phân phối sản xuất.

✓ Quản lý được sơ đồ tuyến bán hàng của từng nhân viên buôn bán

Hồ sơ bán hàng là yếu tố quan trọng cần được quản lí, kiểm tra khắt khe. DMS rất có thể thay con người quản lí hồ sơ kinh doanh của nhân viên bao gồm vị trí, tuyến đường di chuyển và làm việc thăm điểm bán. Từ đó, ứng dụng đánh giá được quỹ thời gian thực lẫn năng suất làm việc của từng nhân viên bán hàng, thống nhất dữ liệu giữa công ty với nhà phân phối.

5 ích lợi mà DMS đem lại cho công ty của bạn.

Khi tận dụng hệ thống quản trị kênh phân phối, bạn hoàn toàn có thể thu được 5 tiện ích sau:

• Tiết kiệm chi phí

Với hệ thống DMS, doanh nghiệp của bạn có thể kiểm soát ở mọi lúc, mọi nơi. Những khoản chi cho nhân sự quản trị sẽ được cắt giảm. Các báo cáo mà bạn nhận được trung thực, minh bạch, không bị” xào nấu” vi lợi ích cá nhân của ai đó. Kiểm soát các làm việc của nhân viên, tránh họ đi làm không đúng yêu cầu.

• Đo lường hiệu quả ngành một cách đơn giản

Đặc biệt là các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên nhiều. Với hệ thống DMS có thể biết được nhân viên nào làm việc hiệu quả trong hàng ngàn nhân viên. Nhà quản lý rất có thể biết điểm bán nào có doanh số cao nhất trong hàng nghìn nhà cung cấp.

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh của nhân viên

Một thực tế cho thấy rằng con người sẽ làm việc tốt hơn khi biết có người giám sát. Nhưng nếu nhân viên bị quản lý giám sát quá nhiều sẽ gây ức chế cho họ. Còn với hệ thống định vị ứng dụng dms thì ít khi xảy ra vấn đề đó. ích lợi này phù hợp với các nhân viên bán hàng nghiêm túc và chịu khổ. Bởi kết quả của họ sẽ được thể hiện trung thực trên phần mềm.

Các thông tin mới nhất được báo cho các nhân viên và đại lý thì họ rất có thể ứng xử kịp thời để đạt hiệu quả cao hơn. Các nhân viên làm việc chưa tốt, sẽ được nhắc nhở và đào tạo thêm.

Xem thêm:  Social Media Marketing là gì? 4 thành phần chính của Social Media

• Phát hiện cơ hội buôn bán

Với việc quản lý khách hàng theo lối cũ thì một số người tiêu dùng dễ bị bỏ qua. Khi tối ưu ứng dụng thì đó sẽ là thời cơ cho các nhân viên khác. Nếu một nhân viên bán hàng không được quan tâm khách hàng nó sẽ được chuyển làm thời cơ. Các nhân viên khác hoàn toàn có thể chăm sóc và có thu nhập từ quý khách hàng đó.

• Tiết kiệm khoảng thời gian cho doanh nghiệp

Khi bạn sử dụng ứng dụng dms này thì các nghề liên quan đến báo cáo sẽ được giảm bớt. quỹ thời gian dành cho các ngành đó có thể tập trung vào các khâu khác trong kinh doanh.