Những khó khăn khi triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp

Mặc dù ERP đang là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất và được ứng dụng rộng rãi tại hầu hết tất cả các doanh nghiệp vừa vả nhỏ trong và ngoài nước. Tuy vậy, thực tế thì doanh nghiệp vẫn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình triển khai phần mềm ERP này trong quá trình quản trị doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thực tế hiện nay, có không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các doanh nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài, hầu như chưa tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp, hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công.

Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp
Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, nhiều doanh nghiệp tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong công ty.

Để tránh việc lãng phí trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp kỹ càng để đưa ra những phán quyết chính xác.

Sự không thống nhất giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng

Việc trao đổi, truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp có thể xảy ra nhiễu, khiến hai bên không hiểu nhau, dẫn đến nhiều trục trặc trong việc triển khai hệ thống ERP. Do quá trình triển khai ERP là một quá trình dài, trong quá trình đó có thể có nhiều vấn đề phát sinh, cũng như có nhiều thay đổi trong doanh nghiệp, vậy nên hai bên phải thông báo cho nhau chính xác và kịp thời để xác định những vấn đề mà cả hai bên đã, đang và sẽ cần hoàn thiện.

Bởi nếu nhà cung cấp không thực sự nắm rõ được yêu cầu của doanh nghiệp thì sẽ tư vấn sai cho doanh nghiệp hoặc thiết kế hệ thống ERP không phù hợp với mô hình của doanh nghiệp, từ đó gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của cả hai bên.

Để khắc phục được vấn đề này, doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ lưỡng về hệ thống ERP trước khi tiến hành trao đổi, còn về phía đơn vị cung cấp, cần tìm ra cách diễn đạt trực quan nhất, dễ hiểu nhất để doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác nhất về hệ thống ERP, như vậy việc hợp tác triển khai về lâu dài sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mặc dù ERP là một hệ thống phức tạp với rất nhiều module với quá trình triển khai còn vướng phải nhiều rào cản, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó mà không triển khai, bởi khi đã áp dụng thành công thì những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn. Bởi vậy, trước khi quyết định triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ chính các công ty cung cấp giải pháp để có được quyết định sáng suốt và đúng đắn nhất.

Gặp khó khăn khi chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm erp

Mỗi phần mềm erp đều xuất hiện dưới dạng một tờ giấy trắng và doanh nghiệp chính là người “điền vào chỗ trống”, tức là chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm erp.

ERP - Giải pháp phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh ...

Lúc này, có một trường hợp rất hay xảy ra đó là nhân viên gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm erp mới, họ có thể quay lại thói quen cũ – sử dụng hệ thống cũ để hoàn thành công việc và chỉ cố gắng điền một số dữ liệu vào hệ thống mới để người quản lý xem. Để tránh điều đó, hãy rà soát lại tất cả các dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, có tổ chức và dễ hiểu.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Có quá nhiều dữ liệu cần phải quản lý trong một doanh nghiệp, bao gồm các dữ liệu về tài chính, về nhân sự, về thông tin khách hàng,… Các dữ liệu này thường nằm ở những phòng ban, bộ phận khác nhau nên thường bị phân tán, rải rác nhiều nơi. Điều này đồng nghĩa với việc rất khó kiểm soát các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp. Bạn có thể bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng hay không kịp thời nắm bắt, chia sẻ những thông tin khẩn cấp trong doanh nghiệp của mình.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu
Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo

Khó khăn đầu tiên phải kể đến chính là những khó khăn trong việc kiểm soát báo cáo tài chính – kế toán. Báo cáo các khoản thu – chi, doanh thu, lợi nhuận,…. Của doanh nghiệp yêu cầu phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần với số lượng không hề nhỏ.

Các nhà quản trị phải nắm rõ và theo sát các báo cáo này để kịp thời đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh của công ty và đưa ra những chiến lược phù hợp. Công tác quản lý tài chính nhằm mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp từ việc quản trị nguồn vốn có hiệu quả. Nhưng với số lượng báo cáo lớn mỗi ngày, đây không phải là điều dễ dàng đối với nhà quản trị.

Nhân sự chưa được đào tạo hệ thống

Các hệ thống ERP sẽ chỉ là tốt khi những người sử dụng hiểu được hệ thống, vì vậy một trong những thách thức chính doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt đó là đảm bảo các nhân sự của mình được đào tạo kỹ càng về hệ thống. Việc triển khai thành công hệ thống ERP của bạn sẽ khả thi hơn nhiều nếu nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ và đảm bảo họ có động lực sử dụng hệ thống.

Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Để một mô hình ERP thực sự hoạt động có hiệu quả, chủ doanh nghiệp và đơn vị cung ứng cần hiểu nhau đến mức tường minh tất cả mọi thứ, kể cả những thông tin tuyệt mật, những bí mật trong kinh doanh. Chính vì vậy, đây là điều nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn. Vì nếu thông tin bị rò rỉ ra ngoài, doanh nghiệp có thể đánh mất tính cạnh tranh hoặc vị thế của mình, bị sao chép, ăn cắp ý tưởng, giá trị cốt lõi.

Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài
Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Vì vậy, để tiến hành ERP hiệu quả, chủ doanh nghiệp nên lựa chọn những đối tác cung ứng đáng tin cậy và nên đặt niềm tin cũng như chia sẻ với nhà cung ứng tất cả những thông tin liên quan để xây dựng hệ thống.

Giá thành triển khai ERP cao

Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội mà ERP đem lại, tuy nhiên phần mềm ERP thực sự không phải ai cũng có đủ tiềm lực để thực hiện. Với mức giá khoảng trên dưới 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình, chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp nhỏ, cần cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

090.909.8956
090.909.8984
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top