Nhàm chán – đó là từ đầu tiên mà hầu hết mọi người đều nghĩ tới khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng. Nếu bạn cũng cho rằng công việc hành chính chỉ “quanh quẩn” bên đống giấy tờ, hồ sơ thì có lẽ bạn chưa thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này. Thực chất, công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không hề đơn điệu như bạn nghĩ.
Mục lục
Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
>>>Xem thêm: Ngành Công Nghệ Sinh Học Ra Trường Làm Gì?
Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?
Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.
Nhân viên hành chính văn phòng đảm nhận các công việc sau đây:
1. Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
2. Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
4. Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
Trở thành nhân viên hành chính văn phòng liệu có khó?
Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân viên cũng trải đều không kém.
Hành chính văn phòng về tố chất
Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.
Về kỹ năng
Hành chính văn phòng các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên đưa vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.
Về kinh nghiệm
Nhân viên hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Nhà tuyển dụng khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.
>>>Xem thêm: Marketing trực tiếp là gì? Các công cụ marketing trực tiếp được sử dụng nhiều nhất
Cơ hội nào cho nhân viên hành chính văn phòng?
Marketing trực tiếp là gì? Các công cụ marketing trực tiếp được sử dụng nhiều nhất
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( iconicjob, talent, … )
