0

Quản lý Kho trong WinERP

By
Phạm Tuyết
on 07:13, 27/04/2018 273 lượt xem

Quản lý kho hàng trong WinERP

 Quản lý kho là một việc vô cùng quan trọng của doanh nghiệp hay một cửa hàng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoat động mua bán hàng của công ty dựa vào các mức hàng hoá ở trong kho ta có thể biết được số lượng hàng tồn, số lượng hàng bán ra và số lượng hàng hoá nhập về để có thể dễ dàng quản lý. Để tránh việc thất thoát hàng hoá giữa kho hàng và trên hệ thống, các quy trình này phải đảm bảo phải được khép kín. Bước đầu để quản lý kho bạn cần quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản phẩm, quản lý mã vạch ....Đối với trường hợp công ty của bạn có nhiều kho hàng WinERP hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng khác nhau . Dưới đây WinERP sẽ hướng dẫn bạn làm việc chức năng quản lý kho hàng. 

Odoo image and text block

Quản lý sản phẩm và cấu hình sản phẩm


Odoo image and text block
Trước khi lầm việc với kho bạn cần có sản phẩm để lưu trữ và để bán hàng.
Bước 1: Cấu hình sản phẩm ( Hướng dẫn ở phần bán hàng)
Bước 2: Tạo sản phẩm.
Bước 3: Quản lý ngày sản xuất, ngày hết hạn, ngày cảnh báo.
Bước 4: Chọn đúng đơn vị nhập kho và xuất kho của sản phẩm.                                     
Lưu ý : Đối với các loại hàng dịch vụ khi tạo một sản phẩm dịch vụ thì sẽ không có quản lý kho. Chỉ có các hàng hoá thương mại mới có quản lý kho hàng. 

 Còn đối với các sản phẩm thương mại ,bước đầu nhập kho phải xác định Sản phẩm đó có bao nhiêu đơn vị tính, tạo bộ quy đổi đơn vị trước.

1. Tạo sản phẩm và add các đơn vị của bộ quy đổi vào tương ứng

2. Sau đó mới phát sinh SO và POPs: khi đã phát sinh giao dịch rồi thì không đổi đơn vị tính được nữa vì ảnh hưởng đến dữ liệu trước đósai cả về tồn kho và giá trị kho

Khi phát sinh PO thì sẽ liên quan đến nhập kho

Odoo image and text block

Quản lý lô hàng và truy suất nguồn gốc

 Khi tạo một sản phẩm bạn cần thao tác trên phần kho hàng, với phần này bạn cần phải làm việc với  truy suất nguồn gốc , và định tuyến kho hàng.

Odoo image and text block

                                                                        Quản lý định tuyến kho hàng


Odoo image and text block

                                                                         Quản lý truy suất nguồn gốc

Bạn cần phải quản lý lô hàng và truy suất nguồn gốc của sản phẩm, với phần này bạn sẽ quản lý số Seri, Lost, No tracking, package ( Các sản phẩm cùng được đóng gói thành môt sản phẩm), ngày sản xuất, ngày hết hạn, ngày cảnh cáo.
Có 3 cách truy xuất nguồn gốc:

Bằng  Unique Serinumber : Mỗi sản phẩm có một số Seri riêng khi nhập hàng vào kho.

Bằng Lost :Nguyên lô nhập nhập cùng có một mã só Lost.

No tracking : Không sử dụng mã số Serinumber hay Lost khi nhập hàng (Thường áp dụng đối với các sản phẩm dịch vụ )

 Lưu ý:Sau khi nhận hàng về bạn sẽ quản lý số seri, mã vạch của đơn hàng và sau đó với các mặt hàng bán lẻ bạn sẽ in các tem mới dán lên sản phẩm của mình.Cách thêm số seri, package cho một sản phẩm : Chọn Quản lý kho-> Masta data->Seri (packages)->tạo.

Odoo image and text block

Quản lý mua hàng - Nhận hàng 

 Khi bạn thao tác trên tồn kho, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các công việc cần làm trên các kho hàng, các việc nhận hàng, giao hàng, chuyển kho đều được hiển thị một cách rất trực quan.

Odoo image and text block
Sau khi phát sinh một PO, bạn có thể nhận tiếp nhận hàng hoá vào kho bằng hai cách. Cách thứ nhất là nhận hàng từ các phiếu nhập kho được tạo tự động trong hệ thống qua hợp đồng mua hàng (Purchase Order). Cách thứ hai là nhận hàng theo cách thủ công tự tạo một phiếu nhập kho trên hệ thống.

Trên hệ thống hiển thị các công việc cần làm kho hàng chuẩn bị về kho. Có 3 trạng thái trong kho là: trạng thái sẵn sàng ( là trạng thái mà hàng hoá đã sẵn sàng để chuyển vê kho, trạng thái hoàn thành ( là trạng thái hàng hoá đã nhập vào kho ) , trạng thái trễ ( là trạng thái mà ngày nhận hàng đã vượt quá ngày yêu cầu nhập hàng vào kho mà hàng vẫn chưa nhập kho).

Để tiến hành nhận hàng, thủ kho sau khi nhận hàng sẽ báo lại số lượng cụ thể của các sản phẩm có trên đơn hàng, bạn sẽ nhận thông tin hàng hoá đã được đưa vào kho sau đó là hoàn thành việc nhận hàng trên hoá đơn, lưu ý cần chọn đúng kho hàng để tránh việc sai sót số lượng hàng hoá có trong các kho. Với số hàng hoá bị hư hỏng hệ thống sẽ hỗ trợ tạo phiếu trả hàng cho nhà cung cấp hoặc là sẽ tạo lại một chào giá mới với số lượng còn thiếu trên đơn hàng, hoặc không tạo lại hoá đơn hệ thống sẽ chỉ tạo hoá đơn với số lượng hàng bạn nhận được. Tất cả số hàng trả lại sẽ được thao tác trực tiếp trên các phiếu nhận hàng và trên hoá đơn.

Với quy trình nhận hàng từ đơn hàng trên hệ thống, bạn có thể thực hiện hoàn chỉnh một quy trình khép kín từ lúc Yêu cầu cháo giá, Ký kết hợp đồng (xác nhận thành Purchase Order) cho đến các bước nhận hàng vào kho.

Với cách nhận hàng thủ công bạn sẽ tạo mới một phiếu nhập kho, sau đó điển đầy đủ số lượng hàng hoá bạn nhập kho.

Quản lý bán hàng - Giao hàng

 Có hai cách để giao hàng cho khách hàng của bạn, cách thứ nhất là giao hàng trực tiếp trên đơn hàng, cách thứ hai là tạo một phiếu giao hàng thủ công.

Để giao hàng bằng cách giao hàng thông qua đơn hàng, bạn sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng trên đơn hàng của mình, bạn sẽ tiến hành nhập đầy đủ số lượng hàng hoá bạn đã giao cho khách hàng.

Odoo image and text block

Trả hàng

 Đỗi với hàng hoá của bạn khônng phải là hàng hoá  thương mại thì quá trình trả hàng sẽ liên quan đến đơn hàng và kho hàng.

Như vậy, bước đầu tiên tiến hành trả hàng là tạo một phiếu trả hàng trực tiếp trên đơn hàng của nhà cung cấp. Kho hàng sẽ trừ ra số lượng hàng hoá bạn vừa trả ra khỏi kho, như vậy bạn sẽ không phải lo việc chênh lệch số lượng hàng hoá thực tế có trong kho và số lượng hàng hoá có trên hệ thống.

Để trả hàng bạn có thể trả hàng trực tiếp trên đơn hàng của mình. Sau đó điền số lựong hàng cần trả trên đơn hàng đó.

Odoo image and text block

Quản lý Chuyển kho

 Để chuyển hàng từ một kho hàng này qua một kho hàng khác, bạn chỉ cần vào Phiếu chuyển kho, tạo một phiếu chuyển kho, điền đầy đủ thông tin, kho hàng nguồn, kho hàng đích. Chọn sản phẩm, điền đầy đủ thông tin số lượng sản phẩm.

Odoo image and text block

Tự động đề xuất cung ứng dựa trên quy tắc tồn kho

 Hệ thống sẽ tạo ra giới hạn số lượng hàng nhập về tối đa và số lượng hàng hoá tối thiểu, dựa trên đó nếu số hàng ở dưới mức giới hạn tối thiểu hệ thống sẽ tự động thông báo đề xuất nhập hàng 

Quản lý chi phí phát sinh trên từng nghiệp vụ kho

Odoo image and text block

Mỗi hoạt động kho ví dụ như Nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ không thể tránh khỏi những chi phí phát sinh mà không nằm trong giá sản phẩm: chi phí thông quan, chi phí vận chuyển, chi phí xếp dỡ hàng hóa,... WinERP có một khái niệm được gọi là Landed Cost, được quản lý bởi phân hệ WMS Landed Cost. Phân hệ này cho phép bạn dễ dàng thêm các chi phí phát sinh vào từng hoạt động kho (Nhận hàng, Giao hàng, Dịch chuyển nội bộ) và phân bổ nó cho các dịch chuyển kho (Stock Move) tương ứng để đưa những chi phí này vào trong giá nhập kho (tồn kho) trong hệ thống kế toán.

Có 2 cách để bạn sử dụng Landed Cost trong quản lý kho:

  • Kích hoạt tính năng Tính toán landed cost trên sản phẩm thông qua menu : Quản lý kho-> Cấu hình-> Landed cost

Mỗi Landed Cost được tham chiếu tới một hoạt động kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu dịch chuyển nội bộ) mà có trạng thái là Đã dịch chuyển, bạn có thể tham khảo về các hoạt động kho tại đây. Nghĩa là bạn chỉ có thể thêm một hoặc nhiều Landed Costs cho các hoạt động kho đã được dịch chuyển (hoàn thành).

Lưu ý rằng Landed Costs chỉ được tính toán trên các sản phẩm thỏa mãn 2 điều kiện sau:

  • Phương pháp giá vốn: Giá thực tế.
  • Định giá tồn kho : Thời gian thực (tự động).

Để tạo mới một Landed Cost bạn cần truy cập vào menu Quản lý kho -> Cấu hình -> Landed Cost và nhấp chuột vào nút tạo mới. Trong quá trình tạo mới một Landed Cost bạn sẽ cần phải tạo các sản phẩm (products) để ghi nhận từng khoản chi phí ví dụ: sản phẩm Chi phí vận chuyển, sản phẩm Chi phí xếp dỡ hàng hóa,...

Các trường cần lưu ý ở đây là :

  •  Phương pháp phân bổ: trong một hoạt động kho cụ thể, bạn có thể có nhiều sản phẩm do đó bạn có thể chọn phương pháp phân bổ chí phí cho các sản phẩm đó.
  • Giá vốn giá mặc định của chí phí và bạn có thể chỉnh sửa lại trên từng Landed Cost.
  •  Tài khoản chi phí: tài khoản ghi nhận chi phí, đối ứng với tài khoản lưu kho.

Sau khi lưu thông tin sản phẩm, bạn cần hoàn thành nốt các thông tin trên form Landed Cost. Tất nhiên bạn có thể thêm nhiều chi phí trên một Landed Cost. Lúc này nếu bạn nhấp chuột vào nút Tính toán trên form Landed Cost, bạn sẽ nhận được thông tin về Landed Cost như hình vẽ dưới đây:

Odoo image and text block

Quản lý số hàng còn lại trong kho hiển thị trên hoá đơn

Hệ thống sẽ hiển thị số lượng hàng còn lại trên các sản phẩm. Hệ thống sẽ hiển thị 2 mức hàng hoá còn lại trong kho hàng, một là Onhand nghĩa là mức hàng hoá đang còn giữ trong kho, hai là mức hàng hoá Forcase là mức hầng hoá dự đoán còn lại khi đã bán trên các đơn hànghoá, so với mức hàng onhand thì mức này có thể nhỏ hơn vì trên thực tế một số sản phẩm được bán trên đơn hàng mà chưa giao thì mức forcase sẽ trừ ra số này còn mức onhand vẫn giữ nguyên.
Khi bạn tạo một đơn hàng, lúc chọn sản phẩm hệ thống sẽ hiển thị số lượng hàng còn lại trong kho để bạn có thể biết được lượng hàng để bán cho khách hàng.
Hoặc bạn có thể chọn vào sản phẩm để xem được số lượng hàng còn lại trong kho. Quản lý kho -> Masta Data -> Sản phẩm.
Odoo image and text block

Quản lý thất thoát hàng hoá.

 Hệ thống hỗ trợ quản lý thất thoát trong các khâu vận chuyển hàng hoá.

Odoo image and text block