Quản lý thanh toán là một khâu rất quan trọng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Việc quản lý thanh toán đảm bảo cho doanh nghiệp chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

1. Quản lý thanh toán khách hàng

Khi doanh nghiệp nhận được khoản thanh toán từ khách hàng, người dùng có những cách sau đây để quản lý theo dõi thanh toán khách hàng:

Cách 1: Từ hoá đơn khách hàng

Người dùng theo đường dẫn Kế toán/Khách hàng/Hoá đơn khách hàng, người dùng tìm đến hoá đơn mà khách hàng thanh toán nhấn nút "Đăng ký thanh toán", lúc này hệ thống xuất hiện mẫu "Thanh toán hoá đơn" như hình dưới đây:

Hoá đơn khách hàng

Thanh toán hoá đơn

Hoá đơn đã thanh toán

Cách 2: Tạo thủ công 

Người dùng theo đường dẫn Kế toán/Khách hàng/Khách hàng thanh toán nhấn nút Tạo mới để tạo và quản lý việc thanh toán của khách hàng.

Khi người dùng chọn khách hàng thì hệ thống sẽ tự động đưa ra công nợ còn phải thu của khách hàng ở dạng hiển thị chìm. 

Tiếp theo, người dùng nhập số tiền mà khách hàng trả vào trường Số tiền đã trả và lựa chọn Phương thức thanh toán.

Kết quả: Người dùng sẽ gặp một trong hai trường hợp sauTrường hợp 1: Khách hàng thanh toán hết toàn bộ tiền hàng-> hoá đơn sẽ chuyển từ trạng thái Mở sang trạng thái Đã thanh toán

Trường hợp 2: Khách hàng không thanh toán hết toàn bộ tiền hàng -> hoá đơn vẫn ở tình trạng Mở. Để hoá đơn ở trạng thái Đã thanh toán -> khách hàng phải thanh toán hết số tiền hoặc doanh nghiệp sẽ xoá bỏ sổ tiền này ra khỏi công nợ khách hàng -> tính vào chi phí khác của doanh nghiệp (với số tiền nhỏ, công nợ phát sinh một lần)

2. Quản lý thanh toán nhà cung cấp

Tương tự như quản lý thanh toán của khách hàng

3. Theo dõi công nợ

Để theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp người dùng có thể xem nhanh qua hoá đơn (như hình dưới đây)

Lưu ý: Ngoài cách xem nhanh trên hoá đơn, người dùng có thể truy cập vào hệ thống báo cáo để xem được công nợ của toàn bộ các khách hàng, nhà cung cấp. Người dùng theo đường dẫn sau Báo cáo/Kế toán/Phân tích bút toán.

Báo cáo công nợ