Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Hiện nay, với xu hướng áp dụng công nghệ vào quản lý thì sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không còn xa lạ với các công ty hiện nay. Thời thời đại công nghiệp hóa, công nghệ phần mềm giúp ích đáng kể cho chúng ta và tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức lao động. Như vậy, phần mềm quản lý nhân sự là gì, có nên sử dụng phầm mềm quản lý nhân sự không. Cùng xem nhé.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản trị nhân sự là ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự. Các tính năng cơ bản của phần mềm nhân sự, bao gồm:

  • Tự động hóa quy trình chấm công
  • Quản lý hệ thống lương, tính lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm và thuế TNCN
  • Quản lý dữ liệu nhân sự, hồ sơ, thông tin nhân viên
  • Hỗ trợ quy trình tuyển dụng
  • Hỗ trợ công tác đào tạo

Dựa theo công nghệ, phần mềm nhân sự có Windows-based, Cloud Based, Web-based.

Dựa theo hình thức mua bán, phần mềm viết theo yêu cầu, phần mềm đóng gói, phần mềm nước ngoài.

Sự thay đổi của phòng nhân sự sau khi triển khai phần mềm

Phạm vi công việc của phòng nhân sự rất lớn, bao gồm nhiều chức năng như tuyển dụng, tính lương, đào tạo, xây dựng chính sách cho nhân viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp,…Tuy nhiên, trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên nhân sự thường phải thực hiện công việc bằng giấy tờ hoặc sử dụng excel. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian, công sức của họ đã bị lãng phí khá nhiều, thay vì được sử dụng để lên kế hoạch chiến lược nhân sự cho công ty.

Phòng nhân sự tốn nhiều thời gian để xử lý công việc
Phòng nhân sự tốn nhiều thời gian để xử lý công việc

Bằng cách sử dụng phần mềm để tự động hóa những quy trình nhân sự quan trọng, doanh nghiệp có thể cải thiện tính đồng nhất và chính xác trong quản lý dữ liệu. Đội ngũ nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động chiến lược khác. Phần mềm quản lý nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo, nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu có giá trị liên quan đến việc chấm công, đánh giá hiệu suất, tỷ lệ biến động nhân sự,…

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự nếu như

  • Số lượng nhân sự phải quản lý quá nhiều
  • Bộ phận nhân sự than vãn phải tăng ca nhiều nhưng vẫn không thể hoàn thành xong công việc
  • Các công việc thủ công, lưu trữ tốn nhiều thời gian, công sức
  • Quá nhiều hệ thống cho từng tình năng nhân sự nhưng không thể tích hợp được
  • Doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình quản lý
  • Doanh nghiệp có đặc thù chấm lương, tính công tốn nhiều thời gian như chia ca, tăng ca, thưởng KPI, đặc thù ca kíp phức tạp, chồng chéo…

Lý do doanh nghiệp nên dùng phần mềm nhân sự

Hỗ trợ giải quyết công việc hành chính nhân sự

Khi tiến hành khảo sát sơ bộ, bộ phận nhân sự ở nhiều công ty thực sự muốn cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên, nhưng phải dành nhiều thời gian để xử lý các công việc hành chính, giấy tờ.

Thực tiễn từ những dự án đã triển khai cho thấy việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giải quyết bài toán cải thiện hiệu suất. Các quy trình liên quan đến thông tin nhân viên, tuyển dụng, lương bổng sẽ được chuẩn hóa và thực hiện trực tiếp trên phần mềm, không cần thủ tục giấy tờ rườm rà.

Nhu cầu tìm hiểu điều khoản hợp đồng, tiền lương, nghỉ phép của nhân viên thường rất cao. Đôi khi bộ phận nhân sự khó có thể trả lời hết tất cả câu hỏi này cho hàng trăm nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ cung cấp cho nhân viên một tài khoản trên phần mềm, giúp họ dễ dàng truy cập thông tin cần thiết hay đăng ký nghỉ phép từ xa. Cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên

5 ly do doanh nghiep nen dung phan mem nhan su hinh anh 2
Phần mềm tăng cường khả năng quản lý nhân sự tại công ty.

Cung cấp sự riêng tư và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu nhân sự là một trong những nguồn tài nguyên quý giá. Các công ty cần có biện pháp để bảo vệ thông tin này khỏi sự tấn công từ bên ngoài hoặc bị lợi dụng trái phép. Phần mềm nhân sự mã hóa dữ liệu, đồng thời tăng cường bảo mật bằng cách ủy quyền mật khẩu và lưu trữ thông tin trên phần cứng nội bộ.

5 ly do doanh nghiep nen dung phan mem nhan su hinh anh 3
Đảm bảo tăng cường bảo mật dữ liệu nhân sự.

Loại bỏ lỗi do con người

Lỗi do con người là nguyên nhân chủ yếu gây ra sai sót trong quy trình báo cáo và nhập liệu. Việc tự động hóa nhiệm vụ nhân sự làm giảm khả năng mắc lỗi và cho phép nhân viên kiểm tra lại công việc.

Quản lý nhân viên hiệu quả

Quản lý nhân viên là một trong những trách nhiệm chính của phòng nhân sự. Tuy nhiên, hiệu quả của việc quản lý khi thực hiện bằng phương pháp thủ công thực sự không cao. Các công ty đã ứng dụng phần mềm nhận thấy quy trình quản lý và làm việc của nhân viên đã có nhiều sự cải thiện.

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự TP. Hồ Chí Minh giúp tiết kiệm tối đa chi ...
Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự.

Về chấm công ở những công ty sản xuất với quy mô lớn nhiều nhân viên, thì giờ làm việc của nhân viên được theo dõi chặt chẽ và bảng lương được tính toán chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo, tổ chức chương trình, chấm điểm, ghi nhận quá trình đào tạo của nhân viên.

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự, các công ty có thể quản lý hiệu suất liên tục theo thời gian thực. Điều này tạo ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của nhân viên, đồng thời hỗ trợ cho công việc khác như tiền thưởng, tiền hoa hồng, lập kế hoạch nhân sự… Phần mềm hỗ trợ kiểm soát và tăng hiệu quả của quy trình on-boarding (quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty), làm rõ vai trò của nhân viên, quản lý theo dõi tiến độ, tăng tính kết nối cho nhân viên mới.

Hợp lý hóa và tự động hóa hoạt động quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại và trực quan không chỉ đơn giản và có khả năng mở rộng mà còn có thể phân tích, giám sát và đánh giá các báo cáo. Đối với các nhà lãnh đạo, việc tận dụng phần mềm quản lý là điều cần thiết để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin từ một khối lượng báo cáo và giấy tờ lớn.

Việc tự động hóa tất cả các quy trình của phần mềm quản lý nhân sự như đăng tin về công việc nội bộ, thông tin tuyển dụng, quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, tài liệu giải quyết khiếu nại, quản lý tiền lương và thông tin liên lạc nội bộ khác sẽ giúp ích cho doanh nghiệp ở tất cả các cấp quản lý nội bộ. Các nhà lãnh đạo có thể phê duyệt các yêu cầu hiệu quả và đưa ra các đánh giá công bằng, không thiên vị để duy trì kỷ luật và niềm tin giữa các nhân viên sử dụng khi dùng các công nghệ tiên tiến.

Phân tích dữ liệu và các dữ liệu lớn mở rộng sự hiểu biết sâu hơn về dữ liệu cho chuyên gia nhân sự và giúp họ tận dụng các lợi thế từ dữ liệu trong việc xử lý các nhiệm vụ khác nhau để đưa ra các quyết định quan trọng. Hợp lý hóa các hoạt động nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự được hỗ trợ bởi AI để tạo nên sự gắn kết của nhân viên cao hơn và cải thiện lại phúc lợi của nhân viên.

Tuân thủ các quy chế và quy định

Cho dù doanh nghiệp đang ở giai đoạn non trẻ hay đã thành lập được một thời gian, các nhà lãnh đạo cũng cần tuân thủ quy định đối với nhân viên của mình. Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp nhà lãnh đạo thực hiện trách nhiệm về nhân sự mà còn hiểu được các hoạt động trong việc tuân thủ khuôn khổ pháp lý theo luật quốc gia và các cơ quan quản lý quốc tế.

Các quy trình kỹ thuật số tiên tiến có thể giúp nhà quản lý nhân sự khai thác phân tích tâm lý của nhân viên và phản ánh sự thiên vị. Qua đó, phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý nhân sự dựa trên AI được nhân bản hóa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quản lý tốt hơn và tạo ra mối quan hệ khăng khít hơn với nhân viên. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự còn giúp doanh nghiệp xử lý bảng lương nhanh chóng, phòng tránh các sai sót để giúp các nhà lãnh đạo giảm chi phí và cân bằng chi tiêu và tỷ lệ ROI.

Theo dõi và giám sát quản lý khiếu nại

Một nghiên cứu năm 2015 của SMF cho biết rằng những nhân viên cảm thấy thoả mãn và hạnh phúc với công việc thì sẽ tạo ra năng suất cao hơn tới 20% so với những nhân viên không cảm thấy vui vẻ. Phần mềm quản lý nhân sự giúp các nhà quản lý và nhà lãnh đạo thoát khỏi sự nắm bắt của các định hướng từ EQ (Cảm xúc Quotient). Từ đó, dẫn đến số lượng tham gia của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo thiết thực khác nhau và hỗ trợ chat-bot được gia tăng nhanh chóng.

Ngoài ra, sự căng thẳng trong quản lý nhân sự cũng là một trong những vấn đề nổi trội trong các doanh nghiệp, vậy nên phần mềm quản lý nhân sự đóng một vai trò hiệu quả trong việc tiếp nhận khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nếu trong doanh nghiệp có một hệ thống quản lý khiếu nại chuyên nghiệp sẽ góp phần gia tăng chỉ số hạnh phúc tổng thể trong doanh nghiệp và tạo nên một đội ngũ lao động tận tâm và năng suất.

Cải thiện hiệu suất làm việc với một mục tiêu rõ ràng

Tận dụng phần mềm quản lý nhân sự có chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể năng suất chung. Phần lớn các doanh nghiệp lớn đều phụ thuộc vào phần mềm quản lý nhân sự để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp thông qua phân tích các báo cáo từ các nhân viên.

Trong bối cảnh mà khả năng cạnh tranh thị trường và kế hoạch tăng trưởng ​​đóng vai trò quan đối sự tồn tại của doanh nghiệp, thì các phần mềm nhân sự có khả năng giúp bộ phận nhân sự phân tích dữ liệu dựa trên AI và đem lại kết quả tốt hơn. Ngay từ bộ phận trợ giúp đến quản lý dự án, phần mềm quản lý nhân sự tự động giúp các nhà lãnh đạo quản lý thời gian một cách thành thạo.

Xem thêm:  Bí quyết quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

090.909.8956
090.909.8984
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top