Quy Trinh Cac Buoc Trien Khai Erp Va Crm Cho Doanh Nghiep Nho Startup 1

Cách Lập Kế Hoạch Triển Khai ERP & CRM Cho Doanh Nghiệp (Bài 7)

Cách Lập Kế Hoạch Triển Khai ERP & CRM Cho Doanh Nghiệp

Triển khai hệ thống ERP & CRM là một trong những việc tốn chi phí, thời gian mà doanh nghiệp phải thực hiện khi muốn phát triển bền vững và mở rộng quy mô doanh nghiệp. Những rủi ro về chi phí phát sinh hay chậm tiến độ có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong giai đoạn triển khai. Do vậy, việc phác thảo một kế hoạch triển khai ERP & CRM tốt ngay từ đầu là việc làm rất cần thiết để hạn chế những sai lầm không đáng có và khá tốn kém cho doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết theo thứ tự để bạn có thể chuẩn bị cho một kế hoạch triển khai ERP & CRM thành công.

Bước 1:  Truyền thông nội bộ, đảm bảo toàn bộ nhân sự hiểu rõ mục tiêu và lợi ích khi triển khai ERP & CRM

Công việc cần làm đầu tiên và quan trọng nhất trước khi triển khai một hệ thống ERP & CRM là làm sao để cả doanh nghiệp của bạn hiểu được mục tiêu và lợi ích của việc triển khai và ứng dụng ERP & CRM. Là chủ doanh nghiệp bạn sẽ cần các nguồn lực nhân sự đồng thuận để lên kế hoạch cho một dự án được xem là rất lớn và quan trọng này. Bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm nào cũng có thể cản trở hoặc làm thay đổi và ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai ERP & CRM.
Các bước khi làm truyền thông nội bộ mà chủ doanh nghiệp cần chú ý:
  • Xác định sự cần thiết của việc thay đổi: Chỉ ra những lợi ích của sự thay đổi sẽ mang lại cho doanh nghiệp. Cần đẩy nhanh và ăn sâu vào tư tưởng của nhân viên, đảm bảo nhận được lượng phản hồi cũng như nhiệt huyết cần thiết cho việc triển khai.
  • Xác định rõ tầm nhìn: chủ doanh nghiệp phải có chiến lược hoạt động của doanh nghiệp trong 5-10 năm tới và ứng dụng hệ thống quản trị ERP & CRM đảm bảo vận hành tốt chiến lược đã đề ra.

Cach Lap Ke Hoach Trien Khai Erp Crm Cho Doanh Nghiep Bai 7

Bước 2: Tập trung các nhân sự chủ chốt (key users) khi triển khai ERP & CRM

  • Xác định chính xác nguồn lực cần thiết của doanh nghiệp (Key Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách và là nhân sự nòng cốt của công ty, thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng là các nhân viên trực thuộc các phòng ban của công ty (End Users).
  • Việc xác định phân bổ nguồn lực sẽ tránh được các rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển giao và đào tạo. Các nhân sự nòng cốt của doanh nghiệp cần được giải thích rõ ràng về các cam kết cần thiết để tránh hiểu nhầm trong quá trình triển khai xảy ra các hành động gây mâu thuẫn.
  • Chủ động tạo những buổi làm việc gồm nhiều bộ phận. Mục tiêu của những buổi làm việc này là giúp các chủ doanh nghiệp  xác định và nắm rõ vai trò của mọi người trong suốt quá trình triển khai ERP & CRM.

Bước 3: Thấu hiểu văn hoá nội tại doanh nghiệp

Việc hiểu biết sâu sắc về quá khứ của doanh nghiệp luôn tạo ra lợi thế rất lớn cho việc triển khai trong tương lai. Các doanh nghiệp cần xem lại văn hóa doanh nghiệp hiện hành của chính mình, cũng như cách thức thực hiện các sự chuyển đối trước kia, điều này sẽ giúp tạo ra các cảm xúc và nét văn hoá tích cực cho sự thay đổi khi triển khai ERP & CRM.

Bước 4: Lựa chọn đơn vị tư vấn & triển khai ERP & CRM phù hợp với quy mô/lĩnh vực hoạt động

Chọn đúng đơn vị triển khai hệ thống ERP & CRM tốt sẽ giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý rủi ro gặp phải và luôn đồng hành cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Việc lựa chọn các đơn vị triển khai phù hợp để đi cùng là các chủ doanh nghiệp đã hoàn thành một nửa hành trình đi đến triển khai thành công ERP & CRM.
(Xem lại chi tiết ở bài 6)

Bước 5: Xây dựng các buổi họp triển khai một cách thông minh

  1. Tổ chức một buổi họp kick-off (buổi ra mắt triển khai ERP & CRM). Trong buổi họp này, mục đích là liên kết các nhân sự nòng cốt trong quá trình triển khai, thiết lập và sắp xếp các mục tiêu, làm rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên.
    • Nhấn mạnh những điểm tương tác: hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu rõ vai trò của mình cũng như làm thế nào để những đóng góp của họ trong quá trình triển khai ERP & CRM có kết nối với các dòng công việc của những người khác.
    • Nhấn mạnh cơ cấu nội bộ hiện tại: tạo cảm giác quen thuộc và giảm thiểu các trở ngại cho quá trình liên kết làm việc, phổ biến phương pháp và công cụ giao tiếp với nhau trong suốt quá trình triển khai.
    • Liệt kê các công việc của dự án triển khai ERP & CRM
    • Phân nhóm các công việc
    • Ước lượng số ngày hoàn thành
    • Gán nguồn lực thực hiện
  2. Tổ chức các buổi tập trung sử dụng thử hệ thống (Dùng Pilot), thường phải chạy thử 2-3 lần đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, 7-10 lần đối với các doanh nghiệp lớn sau khi hệ thống ERP & CRM triển khai phần tính năng xong. Mục tiêu tìm ra các vấn đề chưa ổn trong quá trình vận hành, chạy thử dữ liệu thực tế, từ đó tiến hành điều chỉnh quy trình làm việc hoặc điều chỉnh hệ thống (nếu bắt buộc).
  3. Tổ chức buổi tập trung tiến hành chuyển đổi toàn bộ công việc và dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
  4. Tổ chức họp thông báo dùng hệ thống ERP & CRM mới cho toàn thể nhân viên công ty được biết ngay khi việc chuyển đổi dữ liệu hoàn tất.

Bước 6: Tạo ra một mạng lưới quản lý thông tin giao tiếp hiệu quả

  • Đúng thông tin, đúng người, đúng thời điểm. Phương châm này có ý nghĩa quan trọng trong việc giao tiếp, điều hướng và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai ERP & CRM.
  • Cách giao tiếp giữa đơn vị triển khai và doanh nghiệp thông thường qua 1 kênh chính thức duy nhất là Email Official, thống nhất toàn bộ các phương tiện giao tiếp khác (nếu có) như zalo, facebook, skype, gặp trực tiếp,… đều phải được tổng kết (recap) lại bằng email. Vì vậy, doanh nghiệp phải chuẩn bị 1 email chính thức cho các trao đổi công việc giữa 2 bên trong quá trình triển khai ERP & CRM.
  • Giao tiếp 2 bên phải có 1 người liên hệ chính (key contact) để đảm bảo thông suốt duy nhất một thông tin trong quá trình triển khai, hạn chế việc ông nói gà bà nói vịt. Doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai phải có văn bản uỷ thác trách nhiệm liên hệ thông tin cho cá nhân cụ thể.

Bước 7: Có chương trình đào tạo thích hợp cho doanh nghiệp của bạn

  • Để hệ thống ERP & CRM thực sự được áp dụng hiệu quả đó là đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp phải được chuẩn bị tốt cho quá trình chuyển đổi, không chỉ đối với hệ thống mới mà còn cả các phương pháp làm việc mới của doanh nghiệp. 
  • Một thước đo quan trọng để đánh giá việc triển khai ERP & CRM thành công là hệ thống được tất cả mọi người sử dụng một cách hiệu quả cũng như quá trình làm việc được tăng tốc đáng kể. Để làm điều này, bạn phải tổ chức một chương trình đào tạo hướng dẫn thu hẹp những khoảng cách giữa hệ thống cũ và mới.
  • Phát triển đào tạo dựa trên chương trình đào tạo nhân viên theo những đề xuất của đơn vị triển khai, áp dụng nguyên lý đào tạo nhân sự nòng cốt để có thể tự đào tạo lại cho các nhân viên còn lại trong công ty hoặc nhân viên mới. Để đảm bảo những người sử dụng khác nhau có thể nhanh chóng làm quen với môi trường mới và hệ thống, tài liệu tập huấn và đào tạo cần đầy đủ và liên hệ chặt chẽ với tình hình doanh nghiệp, nhân viên bắt buộc phải được đào tạo trước khi dự án chính thức đi vào hoạt động (go-live).
Vậy là, sau một chuỗi những ngày không ngừng lập kế hoạch và thực hiện triển khai hệ thống ERP & CRM cuối cùng đã đi vào hoạt động. Nhưng liệu rằng đến đây bạn có thể thở phào nhẹ nhõm? Chắc chắn là chưa. Có rất nhiều việc chi tiết sau khi hệ thống “go-live” mà bạn phải quan tâm đến trước khi doanh nghiệp của bạn thực sự có thể thu được lợi ích từ hệ thống.
090.909.8956
090.909.8984
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top