Quy Trinh Cac Buoc Trien Khai Erp Va Crm Cho Doanh Nghiep Nho Startup 1

Các Bước Triển Khai ERP Và CRM – Doanh Nghiệp Lớn Hoặc Tập Đoàn > 300 Người (Bài 3)

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI ERP VÀ CRM – DOANH NGHIỆP LỚN HOẶC TẬP ĐOÀN

Đối với doanh nghiệp lớn hơn 300 người hay các tập đoàn thì thường triển khai ERP Và CRM theo phương pháp Enterprise Wide Full Installation – Triển khai đồng bộ ở quy mô toàn bộ doanh nghiệp. Họ sẽ mua các giải pháp hệ thống có sẵn theo bản quyền (buy license) và tích hợp được (integrate) với hệ thống hiện tại.
Thông thường những nhà cung cấp (vendor) lớn về ERP Và CRM như SAP, Oracle hay Odoo sẽ hợp tác triển khai với những doanh nghiệp phần mềm (đại lý – nhà thầu) nhỏ hơn ở nước sở tại như FPT, CMC, Votiva, WinERP,… để hiểu rõ hơn về văn hoá, thông lệ và quy trình vận hành ở doanh nghiệp khách hàng.
Các nhóm phân hệ sau sẽ được triển khai một cách đồng loạt ở toàn bộ doanh nghiệp và chi nhánh.
  • Quản lý Công Việc và Nhân Sự 
  • Quản lý Marketing, Sales & CSKH
  • Quản lý Bán hàng POS tại các cửa hàng, điểm bán lẻ
  • Quản lý Kho hàng, sản phẩm, tích hợp quản lý vận chuyển
  • Quản lý Tài chính, Kế toán (thu, chi, dòng tiền)
Tất cả đều có sự đánh đổi, với những doanh nghiệp lớn có tiềm lực, khi muốn có một sự chuyển đổi nhanh chóng, từ 1 hệ thống cũ sang 1 hệ thống mới “toàn năng” hơn, họ sẽ lựa chọn triển khai đồng bộ ở quy mô tổng thể doanh nghiệp. Đây chính là thách thức không hề nhỏ và chính là cách PNJ, Pharmacity đã và đang thực hiện. Việc triển khai toàn bộ doanh nghiệp trong thời gian gần 9-12 tháng như PNJ, Pharmacity, The Coffee House,… thực sự không hề dễ dàng.
Giai đoạn khởi nghiệp đến cuối năm 2012, hệ thống quản lý nhà thuốc của Pharmacity gặp khá nhiều vấn đề khi sử dụng như chậm, giật lag, sai số liệu,… ảnh hưởng đến việc của nhân viên và kế hoạch phát triển khá nhiều. Bằng sự hiểu biết và độ nhanh nhạy, năm 2013 đến nay, CEO của Pharmacity là Mrs. Chris Blank đã đầu tư khoảng 2 triệu USD để xây dựng và phát triển hệ thống ERP Và CRM với sự tư vấn và hỗ trợ triển khai của Votiva, Pharmacity đã ứng dụng thành công hệ thống Microsoft Dynamics AX (Sản phẩm của Microsoft) và được coi là một trong những trường hợp triển khai thành công kinh điển tại Việt Nam. Bên cạnh đó một số tập đoàn lớn khác như Satra, Starbucks Việt Nam cũng triển khai Microsoft Dynamics AX.
Đầu 2018 PNJ đã mua và bắt đầu triển khai hệ thống ERP Và CRM của SAP, thuê tư vấn của Deloitte và đơn trị triển khai là FPT, CMC. Ban lãnh đạo của PNJ rất quyết tâm trong việc triển khai. TVHĐQT ông Robert Alan Willett (có sự cam kết gắn bó lâu dài) vốn đã có rất nhiều kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP Và CRM ở MWG, và đặc biệt là ở BestBuy, khi còn là CEO của BestBuy, ông cũng đã lựa chọn giải pháp của SAP (có lẽ cũng là lý do mà PNJ chọn SAP). Trước 2018, PNJ vẫn sử dụng hệ thống ERP Và CRM tự phát triển (in-house). Tuy nhiên, hệ thống này gặp khá nhiều vấn đề khi mở rộng quy mô bán lẻ và đặc biệt là khi đẩy mạnh e-commerce. Việc triển khai hệ thống ERP Và CRM mới gần như là 1 yêu cầu bắt buộc.
Vào tháng 8/2014 The Coffee House chính thức ra mắt, từ giai đoạn 2015 đến nay The Coffee House đã triển khai ERP Và CRM của Odoo một cách mạnh mẽ với sự kết hợp giữa đội ngũ lập trình viên in-house và đơn vị thuê ngoài TeamCrop.

Cac Buoc Trien Khai Erp Va Crm Doanh Nghiep Lon Hoac Tap Doan 300 Nguoi Bai 3 2

I. CÁC THÁCH THỨC KHI TRIỂN KHAI ERP Và CRM

Kết quả nghiên cứu của các chuyên gia trong lĩnh vực ERP Và CRM đã xác định những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp lớn và tập đoàn hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP Và CRM:
  • Chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra, 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch. Các chuyên gia đã thống kê thời gian cần thiết triển khai ERP Và CRM cho các doanh nghiệp lớn và tập đoàn thường kéo dài từ 06 đến 36 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.
  • Đội ngũ lập trình viên thì thường không thấu hiểu hết cơ chế vận hành bên trong doanh nghiệp.
  • Đội mô tả yêu cầu của doanh nghiệp (đến từ nhiều phòng ban khác nhau của công ty) thì thường không giỏi về lập trình và cũng không mấy thông thạo cách để viết ra các miêu tả nghiệp vụ (User Story) cho đội ngũ lập trình.
  • Bản thân đội lập trình viên của các đơn vị triển khai cũng sẽ không hiểu hết mọi ngóc ngách bên trong hệ thống của SAP hay Odoo (họ không phải là người tạo ra giải pháp và sẽ không hiểu hết được sự tối ưu của nó).
  • Các đội tư vấn thì thường sẽ chỉ nói lý thuyết “suông”, những người đi tư vấn thuê ở doanh nghiệp chủ yếu là ở cấp Manager và thường không có nhiều kinh nghiệm vận hành thực tế ở doanh nghiệp. Rất ít các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm vận hành doanh nghiệp thực tế (cung không đủ cầu).
  • Đội chuyên gia của SAP hay Odoo thì chỉ quan tâm đến sản phẩm của họ, họ sẽ không bao giờ tuỳ chỉnh (customize) sản phẩm của họ chỉ vì 1 khách hàng do chi phí sẽ rất lớn.
  • Doanh nghiệp phải thuyết phục, khuyến khích và “áp đặt” toàn bộ công ty, toàn bộ nhân viên sử dụng và chấp nhận 1 hệ thống hoàn toàn mới.

II. CÁC NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI VÀ VAI TRÒ CỦA DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP Và CRM

  • Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai: không chỉ riêng Ban Giám Đốc, mà tất cả các trưởng phòng và nhân sự chủ chốt liên quan ở mỗi giai đoạn triển khai đều phải rất tập trung và nỗ lực cam kết chuyển đổi, ứng dụng nhanh ERP Và CRM vào công việc thực tiễn hằng ngày.
  • Thành lập ban chỉ đạo dự án ERP Và CRM: ban chỉ đạo dự án phải tham gia sát sao trong quá trình triển khai. Phải xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live.
  • Xác định thời điểm triển khai hợp lý: với quy mô doanh nghiệp lớn và tập đoàn thì thời điểm thích hợp là khi công ty bắt đầu lên kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh rộng lớn hơn, là khi phần mềm và hệ thống hiện tại không thể đáp ứng được nữa.

III. CÁCH THỨC TRIỂN KHAI VÀ NGUỒN LỰC THAM GIA TRIỂN KHAI ERP Và CRM

  1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nhóm phân hệ ERP Và CRM cần triển khai
    • Ban Giám Đốc cần nhận định rõ các khó khăn và bức xúc của doanh nghiệp hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và sự cạnh tranh trong tương lai để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP Và CRM.
    • Xác định phạm vi nghiệp vụ ERP Và CRM cần triển khai phù hợp với với lộ trình và kế hoạch đã đề ra của ban chỉ đạo dự án.
  2. Lựa chọn đối tác cung cấp hệ thống và triển khai ERP Và CRM phù hợp
    • Sau khi xác định rõ nhu cầu và bức xúc sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP Và CRM ở nhiều doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay. 
    • Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình chuyển giao giải pháp, đào tạo nhân viên và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
  3. Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, các Giám Đốc Chi Nhánh, các Trưởng Phòng và toàn thể nhân viên trực thuộc các phòng ban trong doanh nghiệp phải tham gia triển khai ERP Và CRM để tỷ lệ thành công cao nhất có thể.
    • Chỉ huy ban triển khai dự án ERP Và CRM: chỉ định Giám Đốc Điều Hành làm trưởng ban và Giám Đốc Tài Chính làm phó ban kết nối và phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp để thực hiện triển khai dự án, đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn triển khai.
    • Ban triển khai ERP Và CRM: bao gồm toàn thể ban giám đốc và tất cả các trưởng phòng của doanh nghiệp.
    • BPO*: là các chuyên gia ERP Và CRM độc lập so với đối tác cung cấp Hệ Thống ERP Và CRM, những người này tham gia hỗ trợ cùng Ban Triển Khai ERP Và CRM nội tại của doanh nghiệp để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP Và CRM và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất vào thực tế và đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP Và CRM thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành của hệ thống.
    • Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách và là nhân sự nòng cốt của công ty (thường là các trưởng phòng), thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng là các nhân viên trực thuộc các phòng ban của công ty (End-Users).
  4. Tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng quy trình chuẩn (Best practices*) của đơn vị cung cấp hệ thống ERP Và CRM
    • Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP Và CRM thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của đơn vị cung cấp hệ thống ERP Và CRM đã xây dựng và thống nhất với Ban Triển Khai Dự Án ERP Và CRM của doanh nghiệp.
    • Quy trình triển khai được các đơn vị cung cấp hệ thống ERP Và CRM xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho rất nhiều doanh nghiệp và được đúng kết lại. Vì vậy các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình triển khai và đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công hệ thống ERP Và CRM.
    • Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP Và CRM là doanh nghiệp đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn tính hợp của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty và chi nhánh.
    • Ví dụ: Tại sao Pharmacity có thể quản lý được hoạt động kinh doanh trên cả nước Việt Nam với hơn 250 cửa hàng tính đến đầu năm 2020, công ty ngày càng mở rộng về quy mô kinh doanh, mở rộng thị trường và mở rộng thị phần ? Câu trả lời đơn giản là Pharmacity đã ứng dụng duy nhất một hệ thống quản trị ERP Và CRM và đồng nhất ứng dụng các quy trình chuẩn từ mua hàng, quản lý kho, bán hàng POS, tài chính kế toán,…. và tất cả các cửa hàng ở các tỉnh thành đều ứng dụng đúng quy trình chuẩn (Best Practices), chứ không phải từng cửa hàng có các quy trình đặc thù và xây dựng quy trình đặc thù riêng.
  5. Đào tạo và chạy thử hệ thống: chạy thử nhiều lần với số liệu thực tế để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dữ liệu.
    • Đào tạo người dùng chính là những người nắm rõ quy trình nghiệp (Key Users) và người dùng cuối là các nhân viên trực thuộc các phòng ban của công ty (End Users). Sử dụng phương pháp train the trainer*, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho End Users. Phương pháp train the trainer giúp cho Key Users kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, Key Users sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
    • Chuẩn hoá dữ liệu (master data): việc này là vô cùng quan trọng để giúp chuyển đổi hệ thống. Key Users cần phối hợp với đơn vị cung cấp hệ thống ERP Và CRM để cấu trúc và chuẩn hoá lại các dữ liệu như thông tin nhân viên, thông tin khách hàng & nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, thông tin kho hàng, phân quyền nhân viên, số dư đầu kỳ (số lượng tồn kho, lượng tiền mặt hoặc ngân hàng),…
    • Chạy thử hệ thống: việc này rất quan trọng, những dữ liệu chuẩn hoá (master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành thử ít nhất 2-3 lần để đảm bảo tính chính xác trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức.
  6. Ngừng hẳn hệ thống cũ và vận hành chính thức hệ thống ERP Và CRM mới một cách đồng loạt
    • Vận hành chính thức hệ thống ERP và chỉ vận hành duy nhất một hệ thống này để đảm bảo hệ thống vận hành chuẩn xác, hạn chế xử lý công việc lặp đi lặp lại hao tốn nguồn lực.
    • Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát từng thời điểm trên hệ thống ERP Và CRM, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP Và CRM, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống đều được kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
Có 1 yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự thành công của các dự án ERP Và CRM mà tôi có thể khẳng định với các bạn. Đó là: CON NGƯỜI.
Với trường hợp của PNJ, tôi cho rằng việc triển khai ERP Và CRM thành công hoàn toàn có thể dự báo được:
  • Ban lãnh đạo quyết tâm trong việc triển khai
  • TVHĐQT ông Robert Alan Willett (có sự cam kết gắn bó lâu dài) vốn đã có rất nhiều kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP Và CRM ở MWG, và đặc biệt là ở BestBuy

III. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI ERP Và CRM

  • Thời gian triển khai: nhanh, chậm ra sao ?
  • Sự tác động đến nhân viên của doanh nghiệp: theo thời gian ERP Và CRM giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn ? Ban giám đốc có căn cứ phân bổ nhân sự tốt hơn ?
  • Sự tác động đến người dùng cuối của doanh nghiệp: theo thời gian ERP Và CRM giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng ? Giúp dịch vụ của công ty cung cấp đến người dùng nhanh hơn, tốt hơn ?
  • Đo lường được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ở những cấp độ chi tiết.
  • Giúp lên kế hoạch kinh doanh, hoạch định vốn, và dựa vào các con số ban giám đốc có thể đưa ra các dự báo tương lai.
  • Kết xuất được các báo cáo (bao gồm kết quả hoạt động tài chính) phù hợp với từng cấp nhân sự quản lý một cách real-time.

IV. SỰ ẢNH HƯỞNG TỪ HỆ THỐNG ERP SẼ CHỈ ĐẾN TRONG DÀI HẠN

  • Đừng quá kỳ vọng vào hệ thống ERP Và CRM, sự ảnh hưởng từ hệ thống ERP Và CRM sẽ chỉ đến trong dài hạn. ERP Và CRM không phải là 1 cây đũa thần giúp cho doanh nghiệp có thêm vài chữ số % tăng trưởng ngay lập tức.
  • Hệ thống ERP Và CRM là sự thấu hiểu chính doanh nghiệp, thấu hiểu khách hàng, thấu hiểu nhà cung cấp. Sự tối ưu của các quy trình vận hành sẽ được phát triển trên nền tảng thấu hiểu này.
  • Vì thế, nó sẽ là 1 quá trình tối ưu dài hạn. Hãy đừng nghĩ về doanh thu, đừng nghĩ về lợi nhuận trong 1 vài quý. Vậy kết quả của việc đầu tư là gì? Kết quả lớn nhất mà doanh nghiệp đạt được là lợi thế cạnh tranh bền vững cho tương lai.
  • Trong dài hạn, việc tối ưu vận hành nhờ ERP Và CRM không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh thu nhờ hướng đến (target) những đối tượng khách hàng phù hợp hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành (opex) và chi phí đầu tư (capex).
  • Lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ việc thị phần lớn hơn (scaling), chi phí tối ưu hơn (cost advantages)..
  • Việc triển khai ERP Và CRM càng khó, càng phức tạp và cần nhiều nguồn lực đầu tư, thì sẽ càng tạo ra rào cản lớn với những đối thủ khác. Những đối thủ khác cũng sẽ triển khai ERP Và CRM nhưng họ sẽ phải lựa chọn 1 cách tiếp cận khác, mất nhiều thời gian hơn. Và trong lúc đó thì doanh nghiệp của bạn đã đi một bước quá xa và chiếm lĩnh được phần lớn “miếng bánh” của thị trường.

V. CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

  • Enterprise Wide Full Installation: Triển khai đồng bộ ở quy mô toàn bộ doanh nghiệp, họ sẽ mua các giải pháp hệ thống có sẵn theo bản quyền (buy license) và tích hợp được (integrate) với hệ thống hiện tại.
  • BPO: Business Process Outsourcing là một thuật ngữ dùng để chỉ việc thuê ngoài đối tác cung cấp các dịch vụ nhất định… để giúp một doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn cho các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi nội tại.
  • Best Practice: là tập hợp những kỹ thuật và cách làm mà đã được nghiên cứu, chứng minh trong thực tế, khi áp dụng nó sẽ làm cho sản phẩm của chúng ta tốt hơn, tránh được rất nhiều các vấn đề mà người khác đã gặp phải.
  • Train The Trainer: là từ khóa không còn xa lạ với các tập đoàn, các doanh nghiệp lớn nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì train the trainer là khái niệm mới mẻ. Chính việc phát triển đội ngũ giảng viên để đào tạo nội bộ không đúng cách dẫn đến chi phí đào tạo tăng cao vì thế hiện nay nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc làm sao để tạo ra nguồn giảng viên bởi chính những nhân viên hiện hữu có năng lực của công ty. Chính vì những nhu cầu ngày càng lớn đó của những tập đoàn thậm chí của những công ty vừa và nhỏ nên nhiều trung tâm đào tạo mở ra các khóa học train the trainer ( đào tạo giảng viên ) ra đời.
  • Master Data: là tập hợp các định danh thống nhất và các thuộc tính mở rộng, mô tả các thực thể cốt lõi của doanh nghiệp bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ, thông tin nhân viên,…
Giải Pháp ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể | WinERP Số Hoá Doanh Nghiệp, Phường 5, Gò Vấp, TPHCM 75 đường số 8, KDC Cityland Garden Hill, Hồ Chí Minh, 700000, VN. 09659.222.45
Scroll to Top