Khi gặp những dấu hiệu sau, Doanh nghiệp cần có phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP để hỗ trợ

Khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, những thách thức luôn phát sinh như: chuỗi cung ứng hàng hóa chưa linh hoạt, quản lý tồn kho quá tải với bộ phận sale, nhân viên chăm sóc khách hàng mất nhiều thời gian truyền tải thông tin đến các bộ phận...Nếu không được hoàn thiện cải tạo các vấn đề nói trên, tình hình kinh doanh sẽ trở nên tồi tệ. Như vậy, những dấu hiệu nào cần biết để Doanh nghiệp đầu tư thiết lập phần mềm quản lý ERP? 

Hãy cùng xem các gợi ý bên dưới:

 

1. Hệ thống dữ liệu không "thông minh"

Thuật ngữ dữ liệu thông minh khá quen thuộc trong những năm gần đây, nó chỉ ra việc bằng cách nào đó, cấp quản lý hay nhân viên có thể tiếp cận nhanh để bắt kịp tiến độ xử lý đơn hàng hay công việc. 

Để dễ hiểu, hãy xem xét trường hợp cụ thể sau: nhân viên chăm sóc khách hàng nhận được câu hỏi từ khách: công ty đã giao hàng đến đâu rồi? có giao kèm hóa đơn VAT không? Nếu doanh nghiệp không có hệ thống xử lý thông tin, nhân viên này phải chạy đến phòng giao nhận và kế toán mới có đủ dữ liệu mà trả lời. Ví dụ này còn phải ánh về tính linh động, tích hợp thông tin cần có trong doanh nghiệp.

Do đó phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP ra đời đã xóa đi những khó khăn, bất cập nói trên; gạt qua những hệ thống ghi chép thông tin đơn lẻ, truyền thống. Với sự đồng bộ và tích hợp trên cùng 1 hệ thống thông tin, chỉ cần có tài khoản đăng nhập, nhân viện của các bộ phận sẽ giải quyết nhiều vấn đề thông minh hơn.

2. Tính nhất quán, kết nối của thông tin trong doanh nghiệp

Bạn hãy lập ra một danh sách các câu hỏi cho hiện trạng doanh nghiệp mình như sau:

·     Ở mỗi bộ phận của doanh nghiệp đều có phần mềm xử lý khác nhau? 

·     Doanh nghiêp đã đưa ra được những quyết định kế hoạch nào đột phá từ hệ thống dữ liệu này chưa?

·     Có những xung đột, rủi ro và hậu quả gì khi sử dụng các phần mềm khác nhau ở các bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp?

Từ những câu trả lời, doanh nghiệp có thể nhận thấy rằng sự thiếu kết nối dữ liệu giữa các phòng ban là liều thuốc bức tử doanh nghiệp. Sự bắt đầu từ 1 hệ thống này và kết thúc trong sự tách biệt ở một hệ thống khác mang đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Bộ phận tồn kho cập nhật mặt hàng A đã hết, cần 3 tháng nhập hàng nhưng bộ phận sales lại báo với khách 1 tháng hàng sẽ cập cảng.

3. Bộ phận kế toán cần thêm sự trợ giúp đắc lực

Hiện nay bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ phần lớn chỉ dùng hệ thống Misa - phần mềm đặc trưng, tuân thủ theo yêu cầu pháp luật. Nhưng không phải nhân viên Sale nào cũng có quyền truy cập để xem hàng tồn kho để xúc tiến bán hàng. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ giúp bộ phận kinh doanh nói riêng, kế toán nói chung biết rõ mức hàng tồn kho từng thời điểm hay bộ phận sản xuất hoạch định được mức tồn kho tối ưu để nhập hàng. 

Giải quyết vấn đề này tức doanh nghiệp sẽ tăng hiệu suất kinh doanh hay sản xuất, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền vốn lưu động.

Lợi ích từ phần mềm quản lý ERP thật tuyệt vời khi doanh nghiệp áp dụng ngay trong quá trình mở rộng kinh doanh. 

·      Bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng không còn chạy khắp nơi lấy thông tin, chúng sẽ cập nhật trên một cùng một hệ thống, từ đó dễ dàng tiếp cận và trả lời khách hàng nhanh nhất có thể. 

·      Bộ phận quản lý kho bãi cũng nhẹ tênh quá trình cập nhật chuỗi hàng hóa, tồn kho chi tiết từng thời điểm để xúc tiến đặt hàng.

·      Bộ phận kế toán cũng thu thập được thông tin nguồn gốc hàng hóa, vật tư từ đâu có trên hệ thống quản lý.

Tất cả yếu tố then chốt này được giải quyết một cách khoa học và nhanh nhất thông qua phần mềm quản lý ERP, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Theo (WinERP)