Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Nếu Nestle được nhắc đến là trường hợp thành công xuất sắc khi áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thì ngược lại, Hershey’s lại nhận kết quả đắng - Nhà cung cấp công ty SAP, Siebel và Manugistics triển khai không thành công phần mềm khiến Hershey’s không thể tung ra hai sản phẩm chủ chốt: chocolate Kisses và Jolly Ranchers vào mùa vụ Halloween, tổn thất dự tính lên đến 100 triệu USD. Điều này cho thấy rằng không phải ai cũng nhận được lợi ích to lớn từ phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, thực sự chúng là con dao hai lưỡi nếu doanh nghiệp không hiểu rõ và thực hiện sai. Và một trong yếu tố quyết định thành công chính là các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

1. Hiểu rõ sản phẩm và nhu cầu về phần mềm sắp triển khai

Hãy chọn nhà cung cấp phần mềm ERP có kiến thức về thị trường ứng với từng nhóm khách hàng của doanh nghiệp bạn. Điều này có thể yêu cầu họ xuất trình các hồ sơ dự án đã từng thực hiện qua hay dành ra một khoảng thời gian nhất định để tìm hiểu các bộ phận của doanh nghiệp trước khi bắt tay thực hiện.

Về doanh nghiệp cần thành lập một nhóm dự án chuyên biệt (nhóm này có thể có đội trưởng của từng phòng ban góp mặt), liệt kê cụ thể các nhu cầu cần có cho nhà cung cấp phần mềm ERP hiểu rõ, lưu ý những tính năng tích hợp, cần nâng cao để tránh trường hợp lập trình xong bổ sung sẽ tốn phí và thời gian.

Khi tất cả những đặc trưng của ngành được nhà cung cấp nắm rõ họ sẽ hiểu các khó khăn và cơ hội đón đầu, từ đó sẽ đưa ra các giải pháp tốt nhất của hệ thống

2. Công nghệ

Hãy thảo luận cụ thể với nhà cung cấp về công nghệ doanh nghiệp bạn đang ứng dụng, đó có thể là Microsoft hay công nghệ Oracle, để tránh tình trạng bị động khi triển khai. Việc này còn giúp doanh nghiệp loại bỏ nhà cung cấp không phù hợp.

Đề xuất với nhà cung cấp triển khai bản demo theo kịch bản soạn sẵn từ ban dự án, giúp gián tiếp đánh giá quá trình thực thi, hiểu rõ yêu cầu.

Lưu ý thêm về việc doanh nghiệp cần báo sớm với nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP về bên cung ứng thứ 3 (ví dụ như: phần mềm giao dịch chứng khoán) để tránh những lỗi mắc phải khi đi vào hoạt động.

3. Khả năng hỗ trợ, huấn luyện  

Doanh nghiệp nên chi tiết hóa và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ khách hàng sử dụng , vì dù phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có tốt và nhiều tính năng đến mấy cũng vô nghĩa nếu nhân viên không được huấn luyện, hỗ trợ sử dụng khi cần thiết.

4. Nhà cung cấp có thể hoạch định chi phí đầu tư phần mềm ERP

Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, nhà cung cấp cần đưa ra rõ các chi phí đầu tư cần thiết để đạt mục tiêu như:

o  chi phí tư vấn

o  chi phí mua sắm máy chủ, thiết bị lưu trữ

o  chi phí viết phần mềm

o  chi phí đào tạo chuyên sâu

o  chi phí vận hành với nguồn lực IT 

 

 

 

5. Tiêu chí khác cần xem xét thêm

Không phải lúc nào công nghệ cũng mang đến những ứng dụng tuyệt vời, lắm khi chúng khiến quy trình xử lý công việc trở nên rắc rối hơn, quy trình đan xem và nhiều thao tác... Do đó sự chấp nhận thay đổi một hệ thống công nghệ mới trong công việc là điều mà nhà cung cấp phải thuyết phục được đội ngũ nhân viên doanh nghiệp. 

Với nhà cung cấp nhiều phần mềm cho đa dạng khách hàng, nhân viên lập trình sẽ cảnh báo cho doanh nghiệp biết rủi ro cùng các tính năng, giá trị thực sự mang đến vì không phải lúc nào cũng là viễn cảnh giá trị to lớn

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thường có chi phí đắt đỏ và cũng mang đến những tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp không lựa chọn được nhà cung cấp hiệu quả. Nhưng cũng không phải vì thế mà doanh nghiệp từ chối sử dụng, bởi lẽ ERP là giải pháp mang tính chiến lược, dài hạn và là căn cứ cho các cấp lãnh đạo hoạch định chiến lược phát triển. Với các tiêu chí lựa chọn trên, mong rằng sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp lọc ra các nhà cung cấp hiệu quả.

Xem thêm: Bảng giá triển khai hệ thống tại WinERP