PHƯƠNG PHÁP ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP (ERP)

Ở các nước phát triển, việc xây dựng, quản trị và phát triển doanh nghiệp thì họ luôn quan tấm đến tính hệ thống và phương pháp luận. Hay nói gần hơn, muốn phát triển và cải tiến dựa trên nền tảng đã có, các doanh nghiệp luôn cần tính hệ thống, tính quy trình để quản trị. Tính hệ thống, tính kế thừa và 1 phương pháp luận tốt sẽ giúp việc hoàn thiện về sản phẩm ngày càng tốt hơn, vượt trội hơn
Trần Thịnh Lâm

Khi Việt Nam mở cửa thị trường, việc quản lý bằng cái đầu, bằng kinh nghiệm đã dần thay thể bởi các chuẩn mực ISO. Tuy nhiên, việc khai thác và ứng dụng ISO để mang lại kết quả thì không xuất hiện nhiều ở doanh nghiệp vì: hoặc là trang bị ISO để đáp ứng yêu cầu của đối tác, quảng bá thương hiệu; hoặc ISO là để hợp thức hoá các hoạt động và quy trình đã xảy ra tức là ISO không sống theo thời gian thực (không Live, không real-time) mà bản thân nó sinh ra phục vụ.

Và như vậy để quản trị tốt hơn, quản trị đúng quy trình theo thời gian thực hơn, các doanh nghiệp đã đầu tư và ứng dụng các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) – một giải pháp mà các nước tiên tiến trên thế giới đã ứng dụng từ hơn 20 năm trước, có nghĩa là khi có xây dựng 1 doanh nghiệp thì điều đầu tiên doanh chủ nghĩ là phải có hệ thống này để quản lý đảm bảo cho nền tảng hoạt động vững chắc và nhịp nhàng.

Ở bài này, tôi sẽ chia sẻ trong việc triển khai và áp dụng hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP thành công phụ thuộc rất nhiều vào phương pháp luận ngoài việc điều kiện cần là lựa chọn đúng giải pháp.

Với tôi, sau 7 năm (từ 2003 đến 2009) kinh nghiệm tư vấn và triển khai trong lĩnh vực này, tôi rút ra rằng nếu đã có giải pháp phù hợp thì để thành công ứng dụng ERP là thật sự không khó như nhiều doanh chủ và thị trường thường nghĩ, chỉ cần doanh nghiệp và nhà tư vấn phải hiểu rõ và tuân thủ đặc biệt đến phương pháp luận triển khai.

Triển khai và áp dụng giải pháp ERP sẵn có không thể dùng phương pháp luận trong phát triển phần mềm theo yêu cầu may đo được vì phần mềm là viết theo nhu cầu của doanh nghiệp còn ERP là đúc kết sự trải nghiệm, là tư vấn cho doanh nghiệp ứng dụng và quản trị tốt hơn không chỉ cho hiện tại và tương lai trong nhiều năm tới.

Phương pháp luận mà các giải pháp nổi tiếng đến từ các nước như Đức, Mỹ đã mang đến Việt Nam là rất tuyệt vời nhưng để thấu hiểu, ngộ và áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam lại khác vì năng lực (level) của doanh nghiệp và năng lực nhân sự trong doanh nghiệp không thể lúc nào cũng như các nước tiên tiến được nên tại sao nhiều doanh nghiệp chọn đối tác nước ngoài triển khai hoặc đối tác từ công ty mẹ ở nước ngoài sang Việt Nam triển khai cho công ty con đều khó thành công vì họ cứ nghĩ doanh nghiệp và con người Việt Nam cũng có năng lực tốt như các nước tiên tiến của họ.



Với tôi, đến năm 2017 này, việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp tư nhân, cổ phần là phải thành công hơn 90% nếu sau khi chọn đúng giải pháp thì đối tác tư vấn triển khai và doanh nghiệp phải tuân thủ các yếu tố đặc biệt quan trọng sau:

1. Sau khi doanh nghiệp đồng ý (sign-off) các giải pháp,quy trình chi tiết sẽ vận hành trong doanh nghiệp mình trong thời gian tới, Doanh nghiệp phải dịch chuyển sự thay đổi hiện trạng đang có của doanh nghiệp để tiến về giải pháp được sign-off này và đảm bảo 100% khi hệ thống vận hành chính thức thì giữa hiện trạng thực tế và giải pháp trên hệ thống phải là giống nhau, cùng hệ quy chiếu nhau.

2. Khi xác định vận hành hệ thống ERP cho toàn doanh nghiệp thì phải chọn mốc ngày đầu tiên của tháng và đảm bảo mọi sự chuẩn bị là sẵn sàng để vận hành hệ thống theo thời gian thực (real-time) cho tất các các nghiệp vụ, các bộ phận liên quan mà không phải nhập đuổi, không vận hành hệ thống ERP song song và theo sau hệ thống cũ và hãy can đảm hoặc chỉ vận hành 1 hệ thống mới hoặc hệ thống cũ sẽ nhập liệu sau (nếu cần thiết nhưng không khuyến cáo vì nguồn lực sẽ tăng gấp đôi). Vì khi vận hành theo thời gian thực thì các quy trình, các bộ phận phối hợp nhau rất nhịp nhàng, việc thừa kế và kiểm soát chéo số liệu một cách tự nhiên sẽ tự động kéo (pull) và đẩy (push) các bộ phận cùng nhau cho nên tại sao nếu nhập đuổi và nhập liệu theo sau (offline) sẽ phá vỡ toàn bộ sự nhịp nhàng và pull-push lẫn nhau.

3. Lãnh đạo phải có niềm tin mãnh liệt vào giải pháp và quy trình mới sau khi đã trải qua các giai đoạn thực hiện theo đúng phương pháp luận triển khai nên sau khi kiểm tra và chuẩn bị hệ thống sẵn sàng cho vận hành (trên đường băng) thì công việc cuối cùng đưa hệ thống vận hành chính thức thì cũng là lúc “Máy bay cất cánh” và phải quyết liệt “Lên đảo thì đốt thuyền”. Khi không còn đường lùi, chúng ta sẽ tìm mọi cách để tiến lên và thành công.

Cảm ơn các anh chị đã đọc và mong các anh chị và các bạn chia sẻ thêm để việc ứng dụng giải pháp quản trị vào doanh nghiệp không còn là thách thức và khó khăn như nhiều người hiện nay nghĩ nữa.

Nguyễn Công Tẩn – Managing Director & Co-Founder of Citek.vn

Xem thêm: Bảng giá triển khai hệ thống tại WinERP